Kontaktanbindung (4 Artikel)
- Annelena Witthus
Einleitung
Unter dem Menüpunkt „Kontaktanbindung“ finden die Sie die Funktionen zur Konvertierung und Verknüpfung mit der Kontaktverwaltung in Fairgate.
Insbesondere wenn auch Rechnungen erstellt werden sollen, ist es notwendig, die Teilnehmenden vorher über die Kontaktanbindung zu verarbeiten. Nur Teilnehmende mit Kontakt können eine Rechnung erhalten.
Hier ein Überblick über die Funktionen beim Zusammenführen/Konvertieren:
Funktion | Weitere Funktionen | Beschreibung |
|---|---|---|
Mit existierendem Kontakt zusammenführen |
| Wenn das System ein Duplikat z.B. anhand einer gleichen primären E-Mailadresse oder anhand desselben Namens erkennt, wird diese Option angeboten. |
| Daten nicht übernehmen | Wird hier der Haken rausgenommen, dann werden bestehende Kontaktfelder Daten mit den Daten aus der Anmeldung überschrieben. Hat ein bestehender Kontakt als Essenspräferenz z.B. vegetarisch angegeben, im Anmeldeformular aber vegan, würde die Information vegan am bestehenden Kontakt hinterlegt werden |
In neuen Kontakt konvertieren |
| Legt einen neuen Kontakt im System an mit den Daten aus dem Event-Anmeldeformular. |
| mit oder ohne primäre E-Mail | Wurde zuvor ein Duplikat aufgrund derselben primären Mailadresse erkannt, wird der Kontakt als neuer Kontakt ohne primäre E-Mail-Adresse aufgenommen. Ansonsten wir die primäre E-Mail-Adresse aus den Anmeldedaten des Events genommen |
Mit anderem Kontakt zusammenführen (Primäre E-Mail-Adresse des Kontaktes beibehalten) |
| Der Angemeldete wird mit einem aus dem System ausgewählten vorhandenen Kontakt zusammengeführt. Die primäre E-Mail-Adresse des im System bereits vorhandenen Kontaktes wird beibehalten |
| Daten nicht übernehmen | Wird hier der Haken rausgenommen, dann werden bestehende Kontaktfelder Daten mit den Daten aus der Anmeldung überschrieben. Hat ein bestehender Kontakt als Essenspräferenz z.B. vegetarisch angegeben, im Anmeldeformular aber vegan, würde die Information vegan am bestehenden Kontakt hinterlegt werden |
Nicht zusammenführen/ |
| Bricht den Vorgang des Zusammenführens/Konvertierens ab |
Zusammenführen
Es kann vorkommen, dass sich Personen mit einer E-Mail-Adresse anmelden möchten, die bereits im System vorhanden ist. Wenn sich Mitglieder über den internen Bereich anmelden, sind die Systemdaten wie die primäre Mailadresse bereits vorausgefüllt.
Es kann aber vorkommen, dass sich aktive Mitglieder z.B. nicht über den internen Bereich, sondern direkt über den Eventlink anmelden, während sie nicht im Intranet eingeloggt sind. Dann geben diese ihre primäre Mailadresse per Hand ein.
In diesem Beispiel hat sich Annika Anders mit derselben Adresse angemeldet, die bereits bei ihrem im System vorhandenen Kontakt hinterlegt ist. Bei der Kontaktanbindung erkennt das System die primäre Mailadresse als Duplikat und bietet an, den Anmeldenden mit dem bestehenden Kontakt zusammen zu führen. Hierbei kann man entscheiden, ob die Daten aus dem Anmeldeformular übernommen werden sollen oder nicht.
Handelt es sich um denselben Kontakt, kann man ihn mit dem existierenden zusammenführen
Handelt es sich nicht um denselben Kontakt, sollte man ihn in einen neuen Kontakt konvertieren
Melden sich z.B. Ehepartner, Kinder oder Arbeitskollegen an, die dieselbe Mailadresse nutzen kann man auch hier die Kontaktzusammenführung durchführen
Es gilt zu beachten: In Fairgate ist die hinterlegte Primäre E-Mail-Adresse das einzigartige Merkmal, mit dem sich Kontakte voneinander unterscheiden lassen. Daher kann sie nur ein einziges Mal vergeben werden.
Es ist in diesem Fall allerdings möglich, alle Kontakte zu konvertieren, allerdings wird die primäre Mailadresse nur bei einem der Kontakte abgelegt.
Markieren Sie die zusammenzuführenden Kontakte mit einem Haken, öffnen Sie das Hamburger-Menü (drei Striche) und wählen Sie „Zusammenführen bzw. konvertieren zu Kontakt“.
Die Sicherheitsabfrage bittet Sie um Bestätigung:
Nach einem Klick auf „Zusammenführen/konvertieren“ wird Ihre Entscheidung gespeichert und in der Listen-Ansicht angezeigt:
In der Kontaktverwaltung können Sie jetzt sehen, dass alle drei Angemeldeten erstellt wurden und zusätzlich die E-Mail-Adresse als primäre bei Bill Sitter hinterlegt wurde:
Konvertieren
Sie können Teilnehmende, die noch keine Kontakte in Ihrer Kontaktverwaltung sind, durch „konvertieren zu Kontakt“ in Ihr System übernehmen.
Konvertierte Kontakte zählen als aktive Kontakte und belasten daher Ihr Kontaktlimit. Achten Sie darauf, dass Ihr Kontaktlimit entsprechend ausreichend ist.
Dazu szen Sie einen Haken in das Kästchen neben den zu konvertierenden Teilnehmenden und klicken dann auf das Hamburger-Menü (drei Striche) und wählen „Zusammenführen bzw. konvertieren zu Ko ntakt“ aus.
Eine Sicherheitsabfrage bittet Sie darum, Ihre Auswahl abermals zu setzen und mit „Zusammenführen/konvertieren“ zu bestätigen:
Nachdem Sie das getan haben, taucht in Ihrer Kontaktanbindungs-Liste unter der Spalte „Zusammenführen / Konvertieren zu“ ein neuer Eintrag samt Link auf, in diesem Fall „Konvertiert to Aplast, Hans“.
Mit einem Klick darauf landen Sie in dem Datenblatt Ihres konvertierten Kontakts, der jetzt auch in Ihrer Kontaktverwaltung gespeichert wurde.
Zuweisung von Mitgliedschaften, Rollen oder Gruppen bei Kontaktzusammenführung
Wenn Sie Kontakte über die Kontaktanbindung zusammenführen, können Sie diesen gleich entweder eine Mitgliedschaft, eine (Verbands-)Rolle oder einer Gruppe zuordnen. Die jeweiligen Mitgliedschaften, Gruppen oder Rollen sollten Sie vorher in der Verwaltung angelegt haben.
Sie können z.B. die Zuordnung zu einer Rolle vornehmen, um auch nach Archivierung eines Events eine Übersicht zu erhalten, wer an einem Event in welchem Jahr teilgenommen hat. Ordnen Sie bei der Kontaktzusammenführung einfach z.B. die gewünschte Rolle zu:
Nach dem Zusammenführen finden Sie den Kontakt automatisch in den zugeordneten Rollen / Mitgliedschaften in der Verwaltung: