INHALTSVERZEICHNIS

Kontaktübersichtsseite

Was ist die Kontaktübersichtsseite?

Die Kontaktübersichtsseite wird erreicht, wenn auf den Kontakt in der Kontakttabelle geklickt wird.

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Die Seite zeigt auf einen Blick die wichtigsten Stammdaten des Kontaktes:

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Wo kann ich die Kontaktübersichtsseite administrieren?

Was bewirken die Einstellungen?

Es kann bestimmt werden, welche Kontaktfelder und Systeminformationen eines Kontakts auf dessen Übersichtsseite angezeigt wird.

Die Ansicht kann 1. je ganzer Datenkategorie oder 2. für einzelne Datenfelder gesteuert werden:

Kontaktfelder und Verwaltung

Wo kann ich die Kontaktfelder administrieren?

Kontaktfelder können in der Verwaltung Ihres Vereins administriert werden.

Systemkontaktfelder

Es gibt bestimmte Felder, die sind von Grund auf in der Fairgate Vereinssoftware integriert. Sie erkennen diese Felder daran, dass Sie die Felder nicht umbenennen, nicht löschen und dessen Optionen nicht verändern können . Einzig die Pflichtfeldoptionen und die Reihenfolge dieser Felder können Sie selber bestimmen . Ausnahme: die Felder Firma, Vorname, Nachname, Anrede, Geschlecht sind defaultmässig Pflichtfelder für alle Kontakte.

Verbandskontaktfelder

Verbandskontaktfelder sind den Systemkontaktfeldern sehr ähnlich. Nur werden diese nicht von der Fairgate Vereinssoftware bereitgestellt, sondern von Ihrem Verband. Wie bei den Systemkontaktfeldern können Sie nur die Reihenfolge und die Pflichtfeldoptionen selber bearbeiten.

Bei den Pflichtfeldoptionen ist zu beachten, dass allenfalls gewisse Verbandsmitgliedschaften vorausgewählt sind. In diesen Optionen wurde vom Verband festgelegt, dass das betreffende Feld für Kontakte mit der entsprechenden Mitgliedschaft Pflicht ist. Sie können in solch einem Fall ohne weiteres bestimmen, dass das Feld für alle Kontakte oder für weitere Mitgliedschaften obligatorisch ist.

Zusätzlich erkennen Sie diese Felder daran, dass das Verbandslogo angezeigt wird.

Individuelle Kontaktfelder erstellen

Sie haben die Möglichkeit neben den vordefinierten Kontaktfelder eigene zu erstellen.

Erstellen
Ein individuelles Kontaktfeld erstellen Sie, indem Sie in einer Kategorie auf «Kontaktfeld hinzufügen» klicken

Optionen
Sobald Sie ein neues Kontaktfeld einfügen, wird dieses mit vordefinierten Optionen erstellt. Sie können diese modifizieren, indem Sie den Bereich «Optionen» aufklappen.

1. Kategorie
   Bestimmt in welcher Kategorie das Kontaktfeld gelistet wird. So können Sie auch später noch Kontaktfelder bequem umsortieren. Das Feld Kategorie wird erst angezeigt, nachdem Sie das neue Kontaktfeld das erste Mal gespeichert haben
   
   

2. Kurzname
   Der Kurzname wird in den Kontakttabellen als Spaltenüberschrift verwendet. Wenn Sie bspw. bei Telefon P, Tel P als Kurzname ausgewählt haben, wird bei der Kontakt erstellen Maske Telefon P verwendet, hingegen in der Kontakttabelle die Spalte als Tel P geführt. Somit können Sie verhindern, dass Spalten unnötig breit werden, falls Sie ein Kontaktfeld mit einem eher längeren Namen haben.
   
   

3. Kontaktfeldtyp
   Hier können Sie entscheiden, welcher Art Ihr Kontaktfeld ist. Defaultmässig ist ein neu erstelltes Kontaktfeld ein einzeiliges Datenfeld. Je nachdem, welche Art Sie hier wählen, müssen Sie allenfalls Zusatzinformationen hinterlegen (bspw. die Werte für ein Dropdown-Eingabefeld).
   
   

4. Verfügbarkeit
   Hier wählen Sie, ob das Kontaktfeld bei der Erstellung/Bearbeitung nur bei Privatpersonen, nur bei Firmen, oder beiden zur Verfügung steht.
   
   

5. Mehrfachbearbeitung erlaubt
   Diese Einstellung ist noch nicht aktiv und dient nur als Vorbereitung für eine neue Funktion. Bisher funktioniert dies auch ohne eine Einstellung hier über den Update-Import.
   
   

6. Pflichtfeldoptionen („obligatorisch für“)
   Sie können bei jedem Kontaktfeld definieren, ob es bei der Kontakterstellung/-bearbeitung zwingend mit einem Wert versehen werden muss. Sie haben aber auch die Möglichkeit, dass Sie das Kontaktfeld nur für einzelne Mitgliedschaften obligatorisch machen.

Sie können Ihre individuellen Felder auch in eigenen Kategorien organisieren. Dazu müssen Sie erst mindestens eine solche Kategorie erstellen. Dies tun Sie mittels Klick auf «Kategorie hinzufügen» (ganz unten auf der Seite):

Kontaktfeld: Alias einrichten

In bestimmten Fällen kann es sein, dass die Haushaltsverbindungen für eine korrekte Anschrift nicht ausreicht, z.B. bei Wohngemeinschaften oder anderen Konstellationen.

Damit auch in diesen Fällen der Adressat stimmt, kann eine Alias definiert werden (natürlich auch für eine abweichende Rechnungsadresse).

Einrichtung des Alias

1. Dazu muss zunächst in der Verwaltung unter Ihr Verein – Einstellungen – Adressblock die Nutzung des Alias aktiviert werden.
   
   

2. Im zweiten Schritt muss das Datenfeld in der Kontaktfelder-Verwaltung aktiviert werden:
   
   

Jetzt steht das Alias-Feld sowohl für Korrespondenz- als auch Rechnungsadressen bei allen Kontakten zur Verfügung.

Nutzung des Alias-Feldes

Danach ist es möglich in den Datensätzen der Kontakte den Alias einzugeben. Dies ist bei Personen und Firmen (mit oder ohne Hauptkontakt) gleichermaßen möglich.

Sichtbarkeit im internen Bereich

Wo kann ich die Sichtbarkeit im internen Bereich administrieren?

Hier können Sie einstellen, welche Kontaktfelder für wen sichtbar/änderbar sind. Die Sichtbarkeit kann definiert werden für

• den Kontakt selbst

• Für Gruppenadministratoren

• Für andere Kontakte im Intranet

Einstellungsoptionen

Änderbar: Das Kontaktfeld kann gesehen und geändert werden

Sichtbar: Das Kontaktfeld kann gesehen, aber nicht bearbeitet werden

Nicht verfügbar: Das Kontaktfeld kann weder gesehen, noch bearbeitet werden

Zudem kann eingestellt werden, dass eine Änderung, sofern erlaubt, erst bestätigt werden muss. Die Bestätigung erfolgt über einen Administrator in der Verwaltung:

Sofern das Modul “Intranet” gebucht worden ist, können Mitglieder im internen Bereich die Daten gemäss der Einstellungen unter “Daten” anpassen:

Sichtbarkeit von Verbandskontaktfeldern

Die Sichtbarkeit kann hier eingestellt werden.

Ähnlich wie bei Kontakten können hier die Sichtbarkeiten und Bearbeitungsoptionen je Sektion (Kantonalverband/Ortsgruppe) und Verein vorgenommen werden: