INHALTSVERZEICHNIS

Benutzerrechte / Administratoren

In einem Verein darf nicht jeder alles. Darum können Sie über die „Benutzerrechte“ festlegen, wer was bearbeiten darf.

Je mehr Module Sie verwenden, desto diffiziler die Steuerung der Benutzerrechte. Schliesslich sollen nicht alle, die Artikel für die Webseite schreiben dürfen, auch Rechnungen verschicken können.

Benutzerrechte werden jeweils einem Kontakt zugewiesen, somit braucht jeder Administrator einen Kontakt und um sich einloggen zu können auch eine E-Mailadresse. Selbstverständlich kann dazu der reguläre Kontakt genutzt werden.

Die Hauptverwaltung Ihrer Benutzerrechte finden Sie im Bereich „Verwaltung“ oben rechts über dem Menü, das mit dem Namen Ihres Vereins beschriftet ist. Dieses sehen übrigens nur Haupt-Administratoren:

Open

Benutzerrechte – Überblick

Jeder Verein hat auf der Seite der Benutzerrechte den Reiter Verwaltung. Hier finden sich die Benutzerrechte für die Kontaktverwaltung und gegebenenfalls auch die „Finanzen“, „Sponsorenverwaltung“, „Kommunikation“ und „Dokumentenverwaltung“ zugewiesen werden.

Wenn Sie das Modul „Intranet“ gebucht haben, finden Sie zusätzlich den Reiter „Interner Bereich“ und „Gruppen“.

Wenn Sie das Modul „Webseite“ ebenso nutzen, ist zusätzlich der Reiter „Webseite“ präsent.

Administrator hinzufügen

Um einen Administrator hinzuzufügen – egal für was – klicken Sie unter der entsprechenden Überschrift auf das blaue +, das entsprechend der Rechte beschriftet ist.

Suchen Sie dann den passenden Kontakt raus, indem Sie die ersten Buchstaben des Namens eingeben und dann den entsprechenden Kontakt aus der erscheinenden Liste anklicken. Dann bestätigen Sie mit „Änderungen speichern“:

Administrator entfernen

Wenn jemand ein Benutzerrecht nicht mehr nutzen soll, können Sie die Rechte ganz leicht wieder entziehen. Klicken Sie dazu recht neben dem Eintrag auf das kleine x und bestätigen Sie die Änderung über den grünen Button.

Administrationsbereich auswählen

Bestimmte Administrationsrechte können auf Bereiche beschränkt werden. Sie erkennen diese an kleinen Symbolen, die rot oder grün sind – je nachdem, ob Rechte erteilt wurden (grün) oder eben nicht (rot) .

Um die Bereiche auszuwählen, klicken Sie auf das kleine + links neben den Symbolen und setzen dann Häkchen bei den gewünschten Bereichen.

Nicht vergessen, die Änderungen über „Änderungen speichern“ zu bestätigen.

Benutzerrechte für den Verwaltungsbereich

Im Bereich „Verwaltung“ gibt es drei verschiedene Typen an Rechten: Hauptadministratoren, „Administrationsbereiche“ und den „Lesezugang“.

Hauptadministratoren

Hauptadministratoren dürfen absolut alles in Ihrem Fairgate-Mandanten. Sie haben Zugriff auf alle Bereiche, jede Gruppe und auch auf das Menü, das den Namen Ihres Vereins trägt. Dementsprechend müssen Hauptadministratoren nirgendwo anders noch Rechte zugewiesen bekommen.

Administrationsbereich

Über den Administrationsbereich bestimmen Sie Administratoren, die nur bestimmte Dinge dürfen. Zur Auswahl stehen im Verwaltungsbereich:

Lesezugang

Der Lesezugang erlaubt es Kontakten, bestimmte Bereiche einzusehen, aber nicht zu ändern oder Informationen hinzuzufügen. Diese Lese-Rechte können Sie für die Bereiche „Finanzen“ (je Buchhaltung), „Sponsoren“ und „Kontakte“ vergeben.

Ein reiner Lesezugang im Bereich Kommunikation und Dokumentenverwaltung macht wenig Sinn – schliesslich werden Nachrichten verschickt und Dokumente können für bestimmte Personen sichtbar gemacht werden. Dies entspricht bereits einem reinen „Lesezugang“.

Benutzerrechte für Artikel, Kalender und Galerien

Über den Reiter „Interner Bereich“ können Benutzerrechte vergeben werden. Das bietet sich an, wenn Kontakte für den gesamten Verein

• Artikel erfassen und bearbeiten,

• Kalendereinträge erstellen, ändern und löschen sowie

• Galerien erstellen und mit Bildern versehen

dürfen. Sollen Kontakte dies nur für bestimmte Gruppen oder Teams machen dürfen, können Sie dies noch spezifischer über die Gruppenrechte festlegen.

Benutzerrechte für Gruppen

In Fairgate gibt es zwei Typen von Gruppen: Teams und Arbeitsgruppen. Für beide stehen Administrationsrechte zur Verfügung, unterteilt in zwei Stufen: Administratoren und Bereiche. Diese verhalten sich ähnlich der Struktur in der Verwaltung: Administratoren dürfen wie die Hauptadministratoren alles in ihrer Gruppe, Kontakte mit Bereichsrechten nur bestimmte Dinge für ihre Gruppe.

Team- / Arbeitsgruppen-Administratoren

Wer Administrator eines Teams oder einer Arbeitsgruppe ist, kann in diesem Team bzw. der Arbeitsgruppe alles machen, wie z. B. Adressen ändern (wenn Sie dies in den Einstellungen der Kontaktfelder so eingestellt haben).

Klicken Sie dazu auf das blaue + unter der entsprechenden Überschrift, wählen Sie den Kontakt aus, der diese Rechte erhalten soll und wählen dann das Team / die Arbeitsgruppe aus der Liste unter „Wählen…“ aus.

„Änderungen speichern“ nicht vergessen!

Team- / Arbeitsgruppen-Bereiche

Die Bereiche dienen dazu, in Gruppen Arbeit besser zu verteilen, ohne anderen in die Quere zu kommen. Wenn z. B. eine 12-Jährige sehr motiviert ist, Spielberichte für ihr Team zu erfassen, möchten Sie ihr dies vielleicht gerne ermöglichen – aber eben auch nur das. Oder ein Elternteil möchte sich gerne um die Foren-Administration kümmern.

Um einen Kontakt mit Bereichsrechten auszustatten, klicken Sie auf das blaue + unter der entsprechenden Überschrift und wählen den Kontakt aus, der die Rechte erhalten soll.

Klicken Sie jetzt auf das kleine + neben „Teams“ bzw. „Arbeitsgruppen“ und wählen links das Team oder die Arbeitsgruppe und auf der rechten Seite den Bereich, welchen der Kontakt nur in diesem und für dieses Team administrieren darf.

Auch hier „Änderungen speichern“ nicht vergessen!

Benutzerrechte für die Webseite

Für den Bereich der Webseite stehen zwei Arten von Benutzerrechten zur Verfügung: „CMS-Administratoren“ und „Seiten-Administratoren“.

CMS-Administratoren

CMS-Administratoren können Seiten erstellen und löschen, Seiten überarbeiten, das Design der Webseite ändern… also alles tun, was im Bereich „CMS“ unter dem Menüpunkt „CMS“ möglich ist.

Sie können jedoch keine Artikel, Kalender und Galerien verwalten. Dazu brauchen Sie die Rechte aus dem Reiter „Interner Bereich“.

Seiten-Administratoren

Kontakte mit Seiten-Administrationsrechten können nur diese Seite bearbeiten. Das ist eine tolle Möglichkeit, um Menschen die mit grossem Engagement Dinge für die Webseite produzieren und für die es nie schnell genug online ist, das Recht zu geben, diese spezifische(n) Seite(n) selbst zu aktualisieren.

Klicken Sie dazu auf das blaue + neben „Seitenadministrator hinzufügen“, wählen Sie den Kontakt aus, der die Rechte erhalten soll und wählen dann die Seite/n aus der Liste unter „Wählen…“ aus.

„Änderungen speichern“ nicht vergessen!

Benutzerrechte auf Kontakt bearbeiten

Ebenso können Sie Benutzerrechte direkt auf einem Kontakt hinzufügen. Klicken Sie dazu auf einen Kontakt in der Kontaktverwaltung, um zu seinen Kontaktdetails zu gelangen. Dort wählen Sie den Reiter Benutzerrechte. Dort können Sie die gewünschte Kombination aus Benutzerrechten definieren und mit Klick auf «Änderungen speichern» bestätigen.

Use Case: Vorstands- oder Kassierwechsel

In einem Verein gibt es den Fall, dass der Vorstand oder Kassier (oder ein anderes Mitglied mit administrativen Aufgaben in Fairgate) zurücktritt und jemand anderes das Amt übernehmen muss.

Dementsprechend sollen die Benutzerrechte dem einen Mitglied entzogen und dem Nachfolger/der Nachfolgerin zugeordnet werden.

Hauptadmin / Vorsitz ändert sich

Als Hauptadmin gibt man sein Amt an eine andere Person. Bitte führen Sie dafür die folgenden Schritte durch:

1. Gehen Sie zur Benutzerrechteverwaltung

2. Über “Verein-Administrator hinzufügen” (1) können Sie einen neuen Kontakt als neuen Hauptadmin bestimmen. Tippen Sie dafür den Namen in das Suchfeld (2). Dann aktivieren Sie den Schiebeschalter und definieren den Kontakt als Hauptadmin (3)

3. Der neue Hauptadmin kann sich dann über https://mein.fairgate.ch/ihrvereinsname/backend/ einloggen. Bitte beim Login ggfs. “Erstmaliger Login” wählen. “Vereinsname” hier bitte austauschen durch Ihren Vereins-Identifier.

4. Nach dem Login kann der neue Hauptadministrator nun den vorherigen einfach entfernen:
   
   

Kassierwechsel

Der bisherige Kassier gibt sein Amt an ein anderes Mitglied weiter. Bitte führen Sie hierfür die folgenden Schritte durch:

1. Gehen Sie zur Benutzerverwaltung
   
   

2. Über “Administrator hinzufügen” können Sie ein neues Schreib- und Leserecht für das Finanzmodul vergeben (1). Tippen Sie den Namen des Kontaktes ein, der die Rechte erhalten soll (2). Über das kleine Pluszeichen können bestimmen, welche vorhandenen Buchhaltungen administriert werden dürfen (3).
   
   

Kontakt erstellen

Selbstverständlich können Sie jederzeit neue Kontakte erstellen, also Personen oder Firmen in Ihre Datenbank aufnehmen.

Klicken Sie unter Kontakt – Aktive Kontakte auf das Drei-Striche Menü links neben dem Seitentitel, z.B. „Aktive Kontakte“. Wählen Sie im Menü den Menüpunkt „Kontakt erstellen“ aus. Es öffnet sich das Formular, in welchen Sie die Daten Ihres neuen Kontakts hinterlegen können.

Kontakttypen

Es gibt zwei Unterschiedliche Kontakttypen: Privatpersonen und Firmen. Je nach dem, um welchen Kontakttyp es sich handelt, braucht es unterschiedliche Kontaktfelder. Eine Firma hat z.B. weder Geschlecht noch Vorname – dies haben nur Personen. Dafür haben Personen keinen Firmennamen und auch keinen Hauptkontakt (sprich z.B. eine Geschäftsführung).

Wussten Sie schon? Sie können auch nachträglich an dieser Stelle einen Kontakt in eine Firma umwandeln und umgekehrt.

Pflichtfelder

Es gibt systemseitige Pflichtfelder und Pflichtfelder die Sie selbst über die Kontaktfelder-Verwaltung selbst festlegen können.

Systemseitige Pflichtfelder sind immer Pflichtfeld und notwendig, damit Ihre Datenbank funktioniert. Diese unterscheiden sich nach Kontakttyp, so ist der „Typ“ des Kontakts ebenso ein Pflichtfeld.

Pflichtfelder, unabhängig vom Kontakttyp

Für jeden Kontakt sind folgende Felder Pflicht:

• Typ: Handelt sich um eine Person oder eine Firma

• Newsletter-Abonnement: Möchte der neue Kontakt Ihren Newsletter erhalten? Davon unabhängig sind Einfach-Mails, Systemnachrichten und Newsletter, die Sie unabhängig vom Abonnement verschicken möchten.

• Versandpräferenz: Soll der Kontakt Rechnungen per Brief oder E-Mail erhalten?

• Korrespondenzsprache: Wenn Sie einen mehrsprachigen Verein führen, ist die Korrespondenzsprache ebenso ein Pflichtfeld.

Pflichtfelder für den Kontakttyp „Person“

Für jeden Personen-Kontakt sind zusätzlich folgende Felder Pflicht:

• Vorname: Der Vorname der Person

• Nachname: Der Nachname der Person

• Anredeart: Ob die Person gesiezt oder geduzt werden möchte.

• Geschlecht: Ist die Person männlich oder weiblich, z.B. wichtig für die Anrede (Liebe/r, Frau/Herr)

Pflichtfelder für den Kontakttyp „Firma“

Für jeden Firmen-Kontakt sind zusätzlich folgende Felder Pflicht:

• Firma: Name der Firma

Firmen ohne und mit (existierendem) Hauptkontakt

Wenn Sie eine Firma anlegen, geht das System erstmal davon aus, dass Sie eine Firma „Ohne Hauptkontakt“ – also ohne Personeninformationen erstellen. Wenn Sie sich hier für die Option „Mit Hauptkontakt“ erstellen, können Sie im Firmenkontakt Personeninformationen hinzufügen, es kommen also die Pflichtfelder der Person hinzu.

Wenn Sie einen Firmenkontakt mit der Option „Existierender Kontakt als Hauptkontakt“ erstellen, kommen folgende Pflichtfelder hinzu:

• Hauptkontakt: Der bereits existierende Kontakt in Ihrer Kontaktverwaltung, der Ihre Kontaktperson bei dieser Firma ist.

• Funktion: Welche Position/Funktion die Person in der Firma hat (Freitext)

Unterschied „Firmen mit Hauptkontakt“ und „Existierender Kontakt als Hauptkontakt“:

Firmen mit Hauptkontakt: es wird ein Ansprechpartner beim Firmenkontakt hinterlegt, ohne ihn als eigenen Kontakt erfassen zu müssen.

Existierender Kontakt als Hauptkontakt: es werden zwei vollständige Kontakte gepflegt, die miteinander verknüpft sind. So kann man die Kontaktperson einerseits als Firmenkontakt ansprechen (bspw. als Sponsor) oder als Privatperson (bspw. beim Newsletter).

Nach dem Klick auf „Änderungen speichern“ ist der Kontakt in Ihren aktiven Kontakten.

Beitrittsgesuchsformular

Neben der manuellen Anlage neuer Kontakte in der Kontaktverwaltung und dem Kontaktimport können neue Mitglieder auch über das Beitrittsgesuchsformular aufgenommen werden. Auch eine Aktualisierung bereits aktiver Kontakte und dessen Kontaktdaten ist über dieses Formular möglich.

Beitrittsgesuchsformular erstellen

In der Verwaltung kann man hier ein neues Beitrittsgesuchsformular anlegen bzw. bereits erstellte einsehen und bearbeiten:

Klicken Sie zum Erstellen eines neuen Formulars auf das blaue Plus:

Geben Sie im nächsten Schritt dem Formular einen Namen (z.B. “Mitgliedsantrag”) und definieren Sie, für welchen Kontakttyp es gelten soll. Für Einzelpersonen, Firmen mit und ohne Hauptkontakten muss jeweils ein separates Formular erstellt werden:

Schritt 1: Formularfelder definieren

Im ersten Schritt des Formularassistenten können Sie definieren, welche Felder vom Gesuchsteller ausgefüllt werden müssen. Bei Bedarf können Sie an dieser Stelle noch nachträglich den Formularnamen ändern (1).

Die Systempflichtfelder sind vorgegeben und können nicht gelöscht werden (2).

Kontaktfeld hinzufügen

Wenn Sie ein Kontaktfeld hinzufügen, können Sie auf die Kontaktfelder aus dem System zurückgreifen:

Über die Einstellungen können Sie das Feld als Pflichtfeld definieren oder einen Hinweistext mitgeben:

Formularfeld hinzufügen

Wenn Sie ein individuelles Formularfeld wünschen, können Sie dieses hinzufügen und einen Formularfeld-Typ wählen. Dies kann z.B. sinnvoll sein für ein Bemerkungsfeld, also für Informationen, die nicht zwingend nach Aufnahme des Gesuchstellers in Fairgate gespeichert werden müssen:

Über die Einstellungen können Sie weitere Optionen wählen /ausfüllen:

Mitgliedschafts-Auswahl hinzufügen

Wenn Sie eine Mitgliedschafts-Auswahl hinzufügen, kann der Gesuchsteller gleich angeben, was für eine Mitgliedschaft er haben möchte. Bei Aufnahme wird dann automatisch die Zuordnung zur Mitgliedschaft vorgenommen. Sie können alle Mitgliedschaften auswählen, die zur Auswahl stehen:

Trenner/Überschrift hinzufügen

Zur übersichtlicheren Gestaltung des Formulars können Sie Trenner oder Überschriften hinzufügen. Dies können, wie alle anderen Felder auch, per Drag&Drop an die gewünschte Stelle gezogen werden:

Profilbild hinzufügen

Hiermit können Sie ein Dateiuploadfeld hinzufügen, damit bei Aufnahme des Mitglieds gleich im System ei passendes Profilbild hinterlegt wird.

Captcha & Button

Nach Bedarf können Sie einen Captcha-Schutz hinzufügen und den Absende-Button indivIdualisieren:

Schritt 2: Instant Payment

Wenn Sie für das Beitrittsgesuchsformular Instant Payment nutzen möchten, können Sie es in diesem Schritt aktivieren

Folgende Angaben und Einstellungsoptionen gibt es

(1): Hinterlegen Sie hier, auf welches Finanzinstitut und Ertragskonto die Beträge gehen sollen. Zudem können Sie die zugehörige Buchhaltung auswählen

(2): Definieren Sie, welche Bezahloptionen zur Verfügung stehen sollen

(3): Tragen Sie hier einen Rabattcode ein, kann der Kontakt mit Eingabe des Codes auf dem Formular einen definierten Rabatt auf die Gebühren erhalten.

(4): Legen Sie hier die Höhe der Beträge fest. Sie können diese für Mitgliedschaften oder Rollen einer Rollenkategorie hinterlegen. Wahlweise kann auch ein von beiden Optionen unabhängiger Betrag hinterlegt werden.

Schritt 3: E-Mail-Benachrichtigungen

Hier können Sie die Mailbenachrichtigungen individualisieren für die

• Bestätigungsmail an den Gesuchsteller

• Benachrichtigungsmail an den Administrator

• Zusagemail an Gesuchsteller

• Ablehnungsmail an Gesuchsteller

Die Signatur können Sie bearbeiten, wenn Sie jeweils hier klicken:

Auf der Zielseite können Sie zudem ein Vereinslogo hinterlegen:

Schritt 4: Abschluss

Im letzten Schritt können Sie definieren, welche Nachricht nach Absenden des Formulars angezeigt werden soll.

Optional können Kontakte bei Aufnahme direkt einer gewünschten Rolle zugewiesen werden, z.B. “Neueintritt” - damit kann man sich gleich alle Neueintritte in eine Rolle sortieren.

Beitrittsgesuchsformular veröffentlichen

Nach dem Veröffentlichen des Formulars wird für das Formular eine öffentliche URL generiert, die Sie entweder direkt an Ihre Kontakte weitergeben oder auch in eine externe Webseite einbinden können. Wenn Sie das Webseiten-Modul von Fairgate nutzen, können Sie das Formular auch direkt in Ihre Webseite einbinden.

Die Einbindung auf eine externe Webseite wie Wordpress o.ä. können Sie via iFrame vornehmen:

Beitrittsgesuche bearbeiten

Neue Beitrittsgesuche finden sich in der Kontaktverwaltung:

Mit Klick auf den Kontaktnamen können Sie sehen, mit welchen Werten der Kontakt das Formular ausgefüllt hat:

Bei jedem Gesuch läuft im Hintergrund eine Prüfung auf Duplikate. Wurde können Sie den Kontakt “bestätigen” und somit als Kontakt aufnehmen:

Duplikatsprüfung

Bzgl. der Duplikatsprüfung gibt es verschiedene Kriterien, nach denen diese auslöst.

Als Duplikat erkannt wird ein Kontaktantrag, wenn entweder

• Primäre E-Mail identisch ist, oder

• Vorname, Nachname und Geburtsdatum identisch sind.
  
  

Als Duplikatsverdacht erkannt wird ein Einzelperson-Kontaktantrag, wenn mind. 3 der folgenden 4 Kriterien zutreffen:

• gleicher oder fast gleicher Vorname

• gleicher oder fast gleicher Nachname

• gleiches Geburtsdatum

• gleicher oder fast gleicher Ort
  
  

   

Als Duplikatsverdacht erkannt wird ein Firmen-Kontaktantrag, wenn folgende beiden Kriterien zutreffen:

• gleicher oder fast gleicher Firmenname

• gleicher oder fast gleicher Ort

Bei Duplikatsverdacht oder bei einem Duplikat können Sie entscheiden, ob Sie den Kontakt vom Antrag mit dem vorhandenen gefundenen Duplikat zusammenführen (vorhandene Daten werden überschrieben) oder als separaten Kontakt aufnehmen:

Erneuerungsformular

Umgang mit der primären E-Mailadresse

Die primäre E-Mailadresse dient in Fairgate zwei Zwecken: Als Kontaktfeld für E-Mailadressen und als Login-Benutzername für das Intranet und Backend.

In der Praxis wird dieses Feld in erster Linie gefüllt, um bei einem Kontakt eine E-Mailadresse zu hinterlegen. Das ist sehr praktisch, denn so ist sichergestellt, dass jeder Kontakt auch einen Login-Benutzernamen hat – schliesslich ist dies heutzutage ein selbstverständliches Datum in der Kontaktverwaltung.

Die E-Mailadresse als Login-Benutzernamen zu nutzen, kommt daher, dass dieser einzigartig sein muss. Sonst wüsste das Programm nicht, wer sich gerade einzuloggen versucht. Namen, Geburtsdaten etc. erfüllen diesen Zweck nicht – denn naja, schon in einer Familie nennen Eltern ihre Kinder nach sich selbst etc. Deswegen machen das so gut wie alle Login-Portale, z.B. Facebook.

Wenn die E-Mailadresse nicht personengebunden ist

Für viele ist vollständig klar, dass jeder Mensch eine E-Mailadresse hat und diese selbstverständlich mit niemandem teilt. Doch im Alltag sieht dies manchmal anders aus: So haben Kinder häufig noch keine eigene Adresse und manchmal teilen sich Paare eine E-Mailadresse.

Kinder ohne E-Mailadresse

Auf Kinder ohne E-Mailadresse ist Fairgate vorbereitet. Als Standard-Kontaktfelder stehen die Felder „E-Mail Eltern 1“ und „E-Mail Eltern 2“ zur Verfügung. Heisst, die primäre E-Mailadresse muss nicht zwangsläufig gefüllt werden, wenn es die Eltern-E-Mailadresse ist, gehört sie „offensichtlich“ in diese Datenfelder. Natürlich können sich Kinder dann nicht im Intranet einloggen – aber über die Haushaltsverbindung verbundene Eltern-Kontakte, können auf die Kontakte ihrer Kinder zugreifen.

Genauso wie Fairgate darauf vorbereitet ist, sollten auch Sie es sein: Stellen Sie daher im Beitrittsgesuchsformular für Junioren neben der primären E-Mailadresse auch mind. ein „E-Mail Eltern“-Kontaktfeld zur Verfügung und machen sie keines von beiden zum Pflichtfeld. So steht einer Familie nichts im Wege, wenn sie den Nachwuchs anmelden möchten.

Denken Sie ebenso daran, beim Versand von Einfach-Mails und Newslettern die E-Mailfelder der Eltern mit einzuschliessen, insbesondere wenn Sie auch Junioren adressieren.

E-Mail Symbiosen

Es kommt immer seltener vor, aber es passiert: Menschen teilen sich eine E-Mailadresse und haben keine eigene. Hier bleibt einem nichts anderes übrig, als bei einer Person die E-Mailadresse in einem anderen E-Mail-Kontaktfeld unterzubringen und dies beim Versand von E-Mails zu berücksichtigen.

Der Rechnungsversand sucht sich automatisch ein anderes E-Mailkontaktfeld, wenn keine primäre E-Mailadresse vorhanden ist und in der Kommunikation können Sie eigens auswählen, an welches E-Mail-Kontaktfeld eine Nachricht gehen soll, wenn keine primäre E-Mailadresse vorhanden ist.

Auch hier gilt für das Beitrittsgesuchsformular: Machen Sie die E-Mailadresse nicht zum Pflichtfeld, wenn Sie auch Mitglieder wollen, die keine (eigene) E-Mailadresse haben.

Tipp: Einige E-Mailanbieter, z.B. gmail, inkludieren in eine E-Mailadresse „versehentlich“ weitere, z.B. weil eine Adresse mit und ohne Punkt funktioniert. Sie können also z.B. bei familie.mustermann@gmail.com einmal familiemustermann@gmail.com und einer die Version mit Punkt verwenden. Unser System merkt das nicht, es ist different genug.

Firmen

Es kommt gar nicht so selten vor, dass ein Mitglied seine Firma als Sponsor einbringt. Gerade bei kleinen Unternehmen ist dann häufig die E-Mailadresse der Firma identisch mit der des Hauptkontakts. In diesem Fall kann die E-Mailadresse nicht als primäre E-Mailadresse bei beiden Kontakten hinterlegt werden.

Wenn Sie eine Firma mit „existierendem Kontakt als Hauptkontakt“ anlegen, kann der Hauptkontakt im Intranet – ähnlich wie Eltern mit Kindern – auf den Kontakt der Firma zugreifen. Demensprechend sollte die E-Mailadresse als primäre E-Mailadresse bei der Person und nicht der Firma hinterlegt sein.

Und wenn es doch nicht anders geht: primäre Mailadresse zweimal erfassen

Es gibt hierfür einen “Workaround”, den ich Ihnen gerne erläutern möchte:

Setzen Sie sich in der Kontaktverwaltung einfach ein entsprechendes Mailfeld vor die "Primäre Emailadresse". In dieses Feld können Sie auch eine Mailadresse eintragen, die für einen anderen Kontakt bereits als primäre Mailadresse hinterlegt ist.

Wenn Ihr Mitglied dann in dieser Zeile eine Mail stehen hat, wird diese verwendet ( für Rechnungen!) - bleibt das Feld jedoch leer "springt" der Mailversand automatisch an die nächste Mailadresse (also primäre Mail).

Der Wiedereintritt

Da E-Mailadressen das wohl „einzigartigste“ personengebundene Datum sind, nutzt Fairgate es auch dafür, Sie darauf aufmerksam zu machen, dass ein Kontakt bereits vorhanden ist – sei es im Archiv oder in den Aktiven Kontakten. Wenn Sie einen Kontakt zumindest im Archiv aufbewahren, gehen wir davon aus, dass Ihnen daran gelegen ist, mitzubekommen, wenn es zu einem Wiedereintritt kommt.

In diesem Fall kann z.B. das Beitrittsgesuchsformular nicht mit dieser primäre E-Mailadresse abgeschickt werden oder ein neuer Kontakt erfasst werden.

Letzteres ist leicht verwaltbar: Brechen Sie die Neuerfassung ab, suchen sich den Kontakt raus, stellen diesen wieder her bzw. ergänzen die neuen/geänderten Daten.

Beim Beitrittsgesuchsformular-Fall können Sie zwei Entscheidungen treffen:

Stellen Sie für Wiedereintritte ein eigenes Formular (kein Beitrittsgesuchsformular) zur Verfügung oder bitten Sie um direkte Kontaktaufnahme.
Alternativ können Sie entscheiden, dass Ihnen das Wissen um Wiedereintritte diesen Verwaltungsaufwand nicht wert ist. Dann gilt es archivierte Kontakte oder zumindest deren primäre E-Mailadresse zu löschen. So werden diese dann nicht mehr bei einem Beitritt abgeglichen.

Mitgliedschaften

Idee der Mitgliedschaft

Ein Kontakt kann entweder Mitglied sein oder nicht. Die Mitglieder können noch weiter aufgeteilt werden (z.B. Aktive, Junioren, Passive, etc.).

Wie wird ein Kontakt ein Mitglied?

Wenn einem Kontakt bei der Erstellung oder Bearbeitung eine Mitgliedschaft zugewiesen wird.

Dementsprechend wird ein Mitglied zu einem Nicht-Mitglied, wenn ihm die Mitgliedschaft entzogen wird. Wird ein Kontakt archiviert, geschieht dasselbe.

Erkennung der Mitglieder in der Kontakttabelle

Mitglieder erkennen Sie an dem grünen Symbol ( Firma / Mann / Frau ).

Nicht-Mitglieder hingegen haben ein graues Symbol.

Mitgliedschaften verwalten

Wählen Sie im Sidebar-Bereich «Kontakte» bei «Mitgliedschaften» die Aktion «Mitgliedschaften verwalten…». Dort können Sie Ihre eigenen Vereinsmitgliedschaften verwalten.

Verbandsmitgliedschaften

Unter «Mitgliedschaften verwalten…» befinden sich bereits von Ihrem Verband vorgegebene Verbandsmitgliedschaften (1). Alle Kontakte, die einer dieser Mitgliedschaften zugewiesen sind, werden somit automatisch auf der Verbandsebene angezeigt, also mit dem Verband geteilt.

Kontakte, die einer Vereinsmitgliedschaft (2) zugewiesen sind, sind auf Verbandsebene NICHT sichtbar (genauso, wie Nicht-Mitglieder).

Kontakte direkt mit Mitgliedschaften importieren

In der Importdatei müssen Sie eine entsprechende Spalte “Mitgliedschaft” (1) vorbereitet haben. Wichtig: die Werte, die Sie den Kontakten in dieser Spalte vergeben, müssen exakt gleich geschrieben sein, wie die Mitgliedschaften lauten, die Sie in Fairgate definiert haben (2).

In Schritt 2 des Importprozesses weisen Sie dann diese Spalte dem Fairgate-Feld «Mitgliedschaft» zu. Wenn ein Kontakt in der entsprechenden Spalte keinen Wert besitzt, wird der Kontakt als Nicht-Mitglied importiert.

Beim Import der Mitgliedschaften empfehlen wir auch ein „Eintrittsdatum“ zu hinterlegen. Wird eine Mitgliedschaft ohne Eintrittsdatum importiert, wird als Eintrittsdatum der Import-Tag gesetzt. Da zukünftige Funktionäre nicht wissen, warum gerade an diesem Tag soviele Menschen „beigetreten“ sind, empfehlen wir im Zweifelsfall das Eintrittsdatum „01.01.1900“ zu setzen, da dies offensichtlich falsch ist.

Einem Kontakt eine ehemalige Mitgliedschaften zuweisen

Dazu müssen Sie in den «Log» des entsprechenden Kontakts (über Kontaktdetails) navigieren. Anschliessend im Sub-Reiter «Mitgliedschaft» auf «Eintrag hinzufügen» klicken und das gewünschte Eintritts- und Austrittsdatum angeben.

Eintritts- und Austrittsdatum von Mitgliedschaften ändern

Es gibt zwei Wege, um das Eintritts- und/oder Austrittsdatum im Nachhinein zu ändern:

• Über den «Log» in den Kontaktdetails und dort unter «Mitgliedschaft». Hier können jegliche Mitgliedschaften geändert werden.

• In der Kontakttabelle die Tabellenspalte «Mitgliedschaft» anzeigen lassen. Danach über den Bearbeitungsmodus die letzte Mitgliedschaft des Kontakts bearbeiten. Es kann hierbei nur die letzte Mitgliedschaft (aktuell oder vergangen) bearbeitet werden.

Verbindungen (Kontakt)

Was sind Verbindungen und wo finde ich sie?

Verbindungen sind dazu da, bestimmte Kontaktverbindungen abzubilden. Folgende Verbindungen können eingestellt werden:

An folgenden Orten können aktive Verbindungen eingesehen werden:

• Kontaktdetails / Reiter «Verbindungen»: Hier befinden sich alle Kontaktverbindungen des jeweiligen Kontakts.

• Kontakttabelle (über die Spalten «Haushaltshauptkontakt» und «Haushaltskontakt»): Hier befinden sich allfällige Haushaltsverbindungen des jeweiligen Kontakts.

Arten von Verbindungen

Unter Kontaktdetails – Reiter «Verbindungen» können je nach Kontakttyp (Privatperson oder Firma) verschiedene Kontaktverbindungen definiert werden. Nachfolgend werden die verschiedenen Arten kurz erläutert. Für die Verwendung von Aliassen schauen Sie bitte unter diesem Eintrag: Einstellungen (3 Artikel) | Nutzung des Alias Feldes

Haushalt (Privatpersonen)

Privatpersonen können zu Haushalten zusammengeschlossen werden. Diese werden u.a. auch beim Modul Fakturierung weiterverwendet, damit Haushaltsrechnungen erstellt werden können. Eine Besonderheit bei den Haushalten ist, dass ein Kontakt des Haushalts als Hauptkontakt gewählt werden muss. Der Haushalt wird selbstredend bei allen im Haushalt befindlichen Kontakten gelistet.

Hauptkontakt (Firma + Privatperson)

Privatpersonen können mit Firmen verbunden werden (und umgekehrt). Name, Vorname, Anrede und Geschlecht werden bei der Firma in der Korrespondenz mitverwendet (sofern entsprechende Option aktiviert ist). Beim Hinzufügen einer Privatperson kann man eine individuelle Funktion wählen (hier: Ansprechpartner als Beispiel):

Andere (Firma + Privatpersonen)

Es können weitere Privatperson-Privatperson, Privatperson-Firma oder Firma-Firma Verbindungen erstellt werden. Bei den Verbindungen mit Firma muss zu jeder Verbindung eine Funktion angegeben werden. Bei den Verbindungen zwischen zwei Privatpersonen eine Kontaktbeziehung (bspw. Eltern/Kind).

Wie verbinde ich Kontakte?

Es gibt zwei Möglichkeiten, um Kontakverbindungen zu erstellen:

• Kontaktdetails / Reiter «Verbindungen»: Klicken Sie auf «Kontaktverbindung hinzufügen» und wählen den Kontakt sowie die Beziehungsart (bspw. Eltern),  respektive Funktion (bswp. Geschäftsführer)

• Kontakttabelle: Ziehen Sie einen Kontakt auf den anderen, daraufhin wird ein Dialog geöffnet, bei dem Sie die Kontaktverbindung definieren können. Der Kontakt, der nicht gezogen/bewegt wird, wird bei der ersten Kontaktverbindung Hauptkontakt.

Elternzugriff: Kontakte der Kinder verwalten

In Fairgate Intranet können Eltern auf die Kontakte ihrer Kinder zugreifen. Bis zu welchem Alter der Kinder sie dieses Recht haben, können Sie unter Einstellungen – Alterslimite einstellen.

Wenn Eltern so Zugriff auf die Profile Ihrer Kinder haben, können diese im Intranet den Benutzer wechseln und so in die Datenverwaltung ihrer Kinder gucken und Änderungen entsprechend der allgemeinen Kontaktfelder-Verwaltungsrechte vornehmen.

Beispiel

In unserem Fall hat Eva einen Partner Adam und 3 Kinder: Kain, Abel und Set. Kain und Abel sind unter 16 Jahre alt, und Set ist bereits 21.

Wenn Eva sich einloggt, kann Sie oben rechts unter Ihrem Namen den Benutzer wechseln und so auf die Kontakte ihrer unter-16-jährigen Kinder zugreifen. Dort kann sie für die Kinder alle Funktionen des Intranets nutzen, wie für ihren eigenen Kontakt. Daher stehen im Beispiel nur Abel und Kain zur Verfügung, nicht aber ihr Partner und auch nicht ihr ältester Sohn.
Nach dem Wechsel kann sie die Daten ihrer Kinder genauso pflegen, wie ihre eigenen. Natürlich gilt das selbe für Adam, wenn er sich im Intranet einloggt.

Kontakttabelle

Für Kontakttabellen in der Kontaktverwaltung gibt es verschiedene Funktionen zum vereinfachten Arbeiten und Verwalten, die hier näher erläutert sind

Bearbeitungsmodus

Wo finde ich den Bearbeitungsmodus?

Aktivieren Sie rechts oben über das Tabellensymbol die Option «Bearbeitungsmodus». Daraufhin werden einige Inhalte der Tabelle mit einer gepunkteten Linie versehen. Daran erkennen Sie den aktivierten Bearbeitungsmodus.

Wozu dient der Bearbeitungsmodus?

Mit dem Bearbeitungsmodus können Sie Dateneingaben und -änderungen direkt in der Tabelle vornehmen.

Wie ändere ich Daten direkt in der Tabelle?

Änderbare Daten erkennen Sie an der gepunkteten Linie unterhalb des Zelleninhalts. Mittels Klick auf einen solchen Zelleninhalt öffnet sich ein Eingabefeld. In diesem können Sie Ihre Eingabe tätigen und mittels Häkchen bestätigen.

Spalten

Spalten hinzufügen/entfernen

Wählen Sie rechts oben über das Tabellensymbol den Eintrag «Spalten…» und gelangen so zur Ansicht, wo Sie die Spalten hinzufügen oder entfernen können.

Die Spalten selber fügen Sie mittels dem Plus-Symbol hinzu.

Sie können auch Zugehörigkeiten in den Spalten anzeigen lassen. Hierbei müssen Sie aber erst über die Auswahlliste wählen, welche dieser Zugehörigkeiten angezeigt werden soll. Erst nach dieser Auswahl wird das Plus-Symbol aktiv.

Spalten Reihenfolge ordnen

In der selben Ansicht, wo Sie die Spalten hinzufügen/entfernen, können Sie rechts bei den ausgewählten Spalten mittels Drag & Drop die Reihenfolge der Spalten ändern.

Spaltenwahl speichern

Ihre Ansicht wird auf Ihrem Benutzer (lokal) gespeichert, bis Sie diese selber verändern. Möchten Sie nun aber situativ mit mehreren Ansichten arbeiten, können Sie eine Spaltenwahl speichern und so schnell griffbereit haben. Auch dies erledigen Sie in der selben Ansicht. Geben Sie im entsprechenden Eingabefeld einen Namen ein und speichern so die Spalteneinstellungen.

Gespeicherte Spaltenwahl aufrufen

Sie finden in der Kontakttabelle über das Tabellensymbol gleich unter dem Eintrag «Spalten…» eine Auswahlliste mit all Ihren gespeicherten Spalteneinstellungen.

Filter

Filter einblenden

Wählen Sie rechts oben über das Tabellensymbol die Option «Filter». Nach Aktivierung wird ein Filterbereich oberhalb der Kriterien eingeblendet.

Filterkriterien anwenden

Sie können nach Kontaktfeldern, Systemfeldern (nicht bearbeitbare Datenfelder, wie bspw. «Erstellt am») und Zugehörigkeiten (Rollen, usw.) filtern. Grundsätzlich sollte der Filterbereich selbsterklärend aufgebaut sein. Sobald Sie eine Auswahl tätigen, wird (falls vorhanden) eine weitere spezifischere Auswahl angezeigt.

Filter speichern

Möchten Sie einen Filter für eine spätere Verwendung speichern, wählen Sie «Filter speichern…» mit dem gewünschten Namen.

Gespeicherten Filter aufrufen

Die gespeicherten Filter finden Sie in einem eigenen Sidebar-Bereich. Sie können – wie üblich – einen solchen Sidebareintrag auch als Favorit markieren.

Sidebar (Zweck & Bedienung)

Sidebar Funktionsweise

Die Sidebar ermöglicht es aus allen Kontakten, diejenigen anzeigen zu lassen, mit welchen gearbeitet werden soll. Bei Klick auf einen Sidebar-Eintrag, wird im mittleren Inhaltsbereich die entsprechende Kontakttabelle geladen.

Gleichzeitig ermöglicht es die Sidebar, Kontakte in verschiedene ‚Kontaktgefässe‘ einzuordnen. Sie können Kontakte durch Drag & Drop direkt den ‚Kontaktgefässen“ zuordnen.

Alle aktiven Kontakte anzeigen lassen

Klappen Sie dazu den Bereich «Lesezeichen» auf und klicken dort «Aktive Kontakte» an. Jede andere Ansicht wendet sozusagen einen Filter auf die aktiven Kontakte an und zeigt einen Ausschnitt aller aktiven Kontakte an.

Sidebar-Bereiche ausblenden

Klicken Sie unten rechts auf das Zahnrad und de-selektieren Sie den entsprechenden Bereich. Der einzige Bereich, den Sie nicht ausblenden können, ist der Bereich «Favoriten».

Zugehörigkeiten (Zuweisungen)

Was sind Zugehörigkeiten?

Zugehörigkeiten sind wie Schubladen, in welche Kontakte geordnet werden können.

Arten von Zugehörigkeiten

Folgende Zugehörigkeiten gibt es:

• Filterrollen

• Rollen

• Verbandsrollen

• Mannschaften / Teams

• Arbeitsgruppen

Wie erstelle ich Zugehörigkeiten?

Zugehörigkeiten können auf verschiedene Arten erstellt werden:

• Kontakttabelle / Drag & Drop: Ziehen Sie die gewünschten Kontakte auf den entsprechenden Sidebar-Eintrag, um die Zugehörigkeit zu erstellen.

• Kontakttabelle / Aktion «Zuweisen zu…»: Markieren Sie die gewünschten Kontakte, führen die Aktion durch und wählen im Dialog die entsprechende Zugehörigkeit.

• Kontaktdetails / Reiter «Zugehörigkeiten»: Mittels Klick auf «Zuweisen» die entsprechende Zughörigkeit auswählen (je Art gelistet).

Filterrollen

Was sind Filterrollen?

Das sind eine Art Rollen, bei der Kontakte gemäss gewissen Filterkriterien automatisch der Rolle zugewiesen werden. Filterrollen können auch für die Faktura oder z.B. Empfängerlisten von Newslettern verwendet werden.

Filterrollen erstellen

Schritt 1: Kategorie erstellen

Es gibt zwei Wege, um eine Filterrollenkategorie zu erstellen:

• Direkt im Sidebar-Bereich «Filterrollen» über das Aktionsmenü «Kategorie erstellen». So kann direkt in der Sidebar die Kategorie erstellt werden.

• Ebenfalls im Sidebar-Bereich «Filterrollen» über das Aktionsmenü «Kategorien verwalten…». In der darauf folgenden Ansicht kann über «Kategorie hinzufügen» eine neue Kategorie erstellt werden. Mittels Verschiebe-Symbol können die Kategorien auch jederzeit sortiert werden.

Schritt 2: Filterrolle erstellen

In der Sidebar bei der Filterrollenkategorie, in der die Filterrolle erstellt werden soll, auf «Filterrollen verwalten…» klicken. In der darauf folgenden Ansicht kann nun die Rolle über «Rolle hinzufügen» erstellt werden.

Schritt 3: Filter definieren

Klappen Sie (ebenfalls in der Ansicht «Filterrollen verwalten…») den Bereich «Filter» der entsprechenden Rolle auf. Hier können Sie nun analog dem Filter der Kontakttabelle Ihre Filterkriterien auswählen, anhand derer die Kontakte der Rolle automatisch zugewiesen werden sollen.

Schritt 4: Ausnahmen definieren

Klappen Sie (ebenfalls in der Ansicht «Filterrollen verwalten…») den Bereich «Filter» der entsprechenden Rolle auf. Hier können Sie Kontakte wählen, die – ungeachtet des Filters – der Rolle hinzugefügt oder von der Rolle ausgeschlossen werden sollen.

Filterrollen bearbeiten

In der Sidebar bei der Filterrollenkategorie, in der sich die zu bearbeitende Filterrolle befindet, auf «Filterrollen verwalten…» klicken. In der drauf folgenden Ansicht können Sie jederzeit die gewünschte Filterrolle bearbeiten, umbenennen oder sortieren.

Filterrollen aktualisieren

Die Filterrollen werden jede Nacht automatisch aktualisiert. Muss eine Aktualisierung schneller erfolgen, klicken Sie in der Sidebar bei der Filterrollenkategorie, in der sich die zu aktualisierende Filterrolle befindet, auf «Filterrollen verwalten…». In der darauf folgenden Ansicht können Sie mittels Klick auf «Jetzt aktualisieren» eine sofortige Aktualisierung einleiten. Das Aktualisierungsdatum wird dabei entsprechend angepasst.

Beispiel von Filterrollen

1. Alle Aktivmitglieder, ausser der Vorstand sollen herausgefiltert werden, damit diese Filterrolle später für die Fakturierung genutzt werden kann:

2. Alle aktiven Mitglieder, die unter 18 Jahren und weiblich sind, sollen herausgefiltert werden:
   
   

Rollen

Wozu dienen Rollen?

Rollen sind eine flexible Art von Gruppierung, in denen Sie Ihre Kontakte organisieren können. Anders als bei Filterrollen, geschieht die Zuordnung von Kontakten zu Rollen nicht automatisch anhand definierter Kriterien, sondern durch eine direkte und manuelle Zuordnung.

Rollen erstellen

Schritt 1: Kategorie erstellen

Es gibt zwei Wege, um eine Rollenkategorie zu erstellen:

• Direkt im Sidebar-Bereich «Rollen» über das Aktionsmenü «Kategorie erstellen». So kann direkt in der Sidebar die Kategorie erstellt werden.

• Ebenfalls im Sidebar-Bereich «Rollen» über das Aktionsmenü «Kategorien verwalten…». In der darauf folgenden Ansicht kann über «Kategorie hinzufügen» eine neue Kategorie erstellt werden. Mittels entsprechendem Symbol können die Kategorien auch jederzeit sortiert werden.

Schritt 2: Kategorieoptionen definieren

In der Sidebar bei der Rollenkategorie, für welche die Optionen definiert werden sollen, auf «Rollen verwalten…» klicken. In der darauf folgenden Ansicht können nun die Optionen definiert werden (siehe unten unter dem Punkt Rollenkategorieoptionen).

Schritt 3: Rolle erstellen

Es gibt zwei Wege, um eine Rolle zu erstellen:

• Direkt im Sidebar-Bereich der entsprechenden Rollenkategorie über das Aktionsmenü «Rolle erstellen». So kann direkt in der Sidebar die Rolle erstellt werden.

• Ebenfalls im Sidebar-Bereich der entsprechenden Rollenkategorie über das Aktionsmenü «Rollenverwalten…». In der darauf folgenden Ansicht kann über «Rolle hinzufügen» eine neue Kategorie erstellt werden, mittels entsprechenden Symbol können die Kategorien auch jederzeit sortiert werden.

Rollenkategorieoptionen

Rollen bearbeiten

In der Sidebar bei der Rollenkategorie, in der sich die zu bearbeitende Rolle befindet, auf «Rollen verwalten…» klicken. In der drauf folgenden Ansicht können Sie jederzeit die gewünschte Rolle bearbeiten, umbenennen oder sortieren.

Verbandsrollen

Wo finden sich die Verbandsrollen?

Die Verbandsrollen erreichen Sie über den Sidebar Bereich «Rollen Verband».

Wie werden Verbandsrollen erstellt?

Die Verbandsrollen werden auf Verbandsebene erstellt und sind deswegen durch den Verein nicht veränderbar. Sollten Sie hierzu Fragen haben, wenden Sie sich als Verein bitte direkt an den Verband.

Welchen Kontakten können Verbandsrollen zugewiesen werden?

Einer Verbandsrolle können ausschliesslich Kontakte mit einer Verbandsmitgliedschaft zugewiesen werden.

Arten von Verbandsrollen

Welcher Art eine Verbandsrolle ist, wird auf der Verbandsebene je Verbandsrollenkategorie festgelegt. Die Unterschiede liegen in der Zuweisung der Kontakte zu den Rollen der jeweiligen Kategorie:

Kontakte sind nicht zuweisbar

Es gibt Verbandsrollen, bei denen es dem Verein nicht erlaubt ist, Verbandsmitglieder zuzuweisen. Das heisst, nur auf Verbandsebene können die Verbandsmitglieder zugewiesen werden und der Verein selber sieht lediglich die Einteilung, kann diese jedoch nicht beeinflussen. Ausnahme: der Verein entzieht einem solch eingeteilten Verbandsmitglied die Verbandsmitgliedschaft. Dadurch verliert der Kontakt jegliche Zuweisungen zu Verbandsrollen.

Kontakte zuweisbar

Der Verein kann Verbandsmitglieder der Verbandsrolle zuweisen, muss aber nicht.

Kontakte (obligatorisch) zuweisbar

In diesem Fall muss jedes Verbandsmitglied mind. einer Verbandsrolle der entsprechenden Kategorie zugewiesen werden. Fehlen Zuweisungen, zeigt das System eine entsprechende Warnung an, inkl. Verlinkung auf eine spezielle Seite, welche alle Verbandskontakte anzeigt, welche noch keiner Verbandsrolle zugewiesen sind.

Teams (Mannschaften, Riegen)

Wozu dienen Teams?

Teams sind eine spezielle Art von Rollen. Diese haben geteilte Funktionen. Zusätzlich haben Teams besondere Funktionalitäten und sind mit weiteren Fairgate Zusatzmodulen verknüpft.

Eine klassisches in Fairgate abgebildetes Team findet sich häufig in Sportvereinen, z.B. in einem Fussballverein kann die 1. Herrenmannschaft ein ein Team sein, indem es dann verschiedene Funktionen wie Torwart, Spieler, Kapitän oder Trainer gibt.

Teams erstellen

Schritt 1: Kategorie erstellen

Es gibt zwei Wege, um eine Teamkategorie zu erstellen:

• Direkt im Sidebar-Bereich «Teams» über das Aktionsmenü «Team Kategorie erstellen». So kann direkt in der Sidebar die Kategorie erstellt werden.

• Ebenfalls im Sidebar-Bereich «Teams» über das Aktionsmenü «Kategorien verwalten…». In der darauf folgenden Ansicht kann über «Kategorie hinzufügen» eine neue Kategorie erstellt werden. Mittels entsprechendem Symbol können die Kategorien auch jederzeit sortiert werden. 

Schritt 2: Team erstellen

Es gibt zwei Wege, um ein Team zu erstellen:

• Direkt im Sidebar-Bereich der entsprechenden Teamkategorie über das Aktionsmenü «Team erstellen». So kann direkt in der Sidebar das Team erstellt werden.

• Ebenfalls im Sidebar-Bereich der entsprechenden Teamkategorie über das Aktionsmenü «Teams verwalten…». In der darauf folgenden Ansicht kann über «Team hinzufügen» eine neue Kategorie erstellt werden, mittels entsprechenden Symbol können die Kategorien auch jederzeit sortiert werden.

Schritt 3: Funktionen hinzufügen

Im Sidebar-Bereich der entsprechenden Teamkategorie über das Aktionsmenü «Teams verwalten…» gehen. In der darauf folgenden Ansicht kann über «Funktion hinzufügen» eine neue Funktion erstellt werden.

Beim Zuweisen eines Kontaktes zu dem erstellten Team, werden die zuvor definierten Funktionen abgefragt. Hier muss eine entsprechende Zuordnung des Kontaktes zu einer der Funktionen vorgenommen werden:

Besondere Mannschaftsfunktionalitäten

• Mannschaften können jederzeit von einer Kategorie in die andere verschoben werden

• Jeder Mannschaft kann eine Beschreibung hinterlegt werden.

• Zu jeder Mannschaft gibt es einen kleinen Statistikbereich, in dem über die einzelnen Funktionszuweisungen informiert wird.

Synergien mit Zusatzmodulen

Intranet

Jede Mannschaft hat einen eigenen Intranetbereich, der nur den Mannschaftsmitgliedern zugänglich ist. Dort können verschiedene Arten von Zusammenarbeiten erledigt werden:

Übersicht

Zeigt ein Übersichtsdashboard mit Statistikwerten zu Anzahl der Teamkontakte, Aufteilung der Kontakte nach Funktionen und Wohnort sowie die nächsten Geburtstage

Team-Mitglieder

Zeigt eine Kontakttabelle der Teammitglieder. Spalteneinstellungen können individuell angezeigt werden

Dokumente

Zeigt alle einem Team zugeordneten Dokumente. Nur Admins oder Team-Administratoren können Dokumente hochladen und bearbeiten. Je Dokument kann die Sichtbarkeit eingestellt oder der Bildlink veröffentlicht werden:

Jedes Team hat die Möglichkeit, Teamadministratoren zu benennen, die sodann im eigenen Intranetbereich zusätzliche Administrationsarbeiten durchführen dürfen (Kontakte bearbeiten, öffentliche Mannschaftsseite gestalten, etc.).

Weitere und ausführlichere Informationen finden Sie unter dem Handbucheintrag Intranet.

Frontend / Webseite

• Jedes Team hat einen öffentlichen Auftritt. Das ist eine Präsentationsseite (mit Unterseiten) auf der Webseite, wo u.a. das Kader präsentiert (inkl. Mannschaftsfoto und Spielerprofilen) und Mannschaftsberichte veröffentlicht werden kann.

Weitere und ausführlichere Informationen finden Sie unter dem Handbucheintrag CMS/Website

Sponsorenverwaltung

• Dem Team oder einzelnen Teammitgliedern können Sponsorenleistungen zugewiesen und diese optional auf der Präsentationsseite des Teamsgezeigt werden.

Weitere und ausführlichere Informationen finden Sie unter dem Handbucheintrag Sponsorenverwaltung

Arbeitsgruppen

Was sind Arbeitsgruppen?

Arbeitsgruppen können für Kontakte angelegt werden, die an einem Thema gemeinsam arbeiten und sich austauschen. Arbeitsgruppenfunktionen ermöglichen es, Gruppen zu benennen und mit eigenen Funktionen zu versehen. Außerdem können Sie den Kontakten der Arbeitsgruppe Funktion zuzuweisen und ihr im Intranet einen eigenen Bereich zur Verfügung zu stellen.

Arbeitsgruppen eignen sich hervorragend für Organisations-Komitees, Gremien und natürlich den Vorstand – deswegen ist dieser bereits vorangelegt.

Arbeitsgruppen verwalten

Um eine Arbeitsgruppe zu verwalten, klicken Sie neben Arbeitsgruppen auf das drei Striche-Menü und wählen dort „Arbeitsgruppen verwalten“.

Sie werden auf eine neue Seite geleitet, über die bestehende Arbeitsgruppen bearbeitet und neue Arbeitsgruppen erstellt werden können.

Arbeitsgruppe erstellen

Um eine neue Arbeitsgruppe zu erstellen haben Sie zwei Optionen

1. Im Aktionsmenü direkt über “Arbeitsgruppe erstellen. Geben Sie der Arbeitsgruppe einen Namen und mindestens eine Funktion:
   
   

2. Klicken Sie auf der Verwaltungsseite der Arbeitsgruppen auf „Arbeitsgruppe hinzufügen“. Dann können Sie den Namen der Arbeitsgruppe sowie mindestens eine Funktion bestimmen:
   
   

Arbeitsgruppen-Funktionen

Auf der Verwaltungsseite der Arbeitsgruppen können Sie nach einem Klick auf das kleine + links neben „Funktionen“ die Funktionen der Arbeitsgruppe umbenennen oder neue hinzufügen.

Sichtbarkeit der Arbeitsgruppen im internen Bereich

Ob Arbeitsgruppen im internen Bereich für alle (gruppenfremde) Kontakte sichtbar sein sollen oder nur für die der Arbeitsgruppe zugewiesenen (gruppeneigene) Kontakte, können Sie mit einem Klick auf das kleine + links neben „Einstellungen“ bestimmen.

Arbeitsgruppen-Administratoren

Die Arbeitsgruppen-Administratoren können Sie nicht nur über die „Benutzerrechte“ festlegen, sondern auch direkt auf der Verwaltungsseite der Arbeitsgruppen. Klicken Sie dazu auf das kleine + links neben „Administratoren“.

Synergien mit Zusatzmodul „Intranet“

Jede Arbeitsgruppe hat einen eigenen Bereich im Intranet, der nur den Arbeitsgruppen-Mitgliedern zugänglich ist. Dort können verschiedene Arbeiten gemeinsam erledigt werden. Dazu stehen ein Nachrichtendienst, eine eigene Dokumentenverwaltung, eine Gruppenmitglieder-Übersicht sowie ein Forum zur Verfügung.

Für jede Arbeitsgruppe können Administratoren bestimmt werden, die zusätzliche Administrationsarbeiten durchführen dürfen.

Weitere und ausführlichere Informationen finden Sie unter dem Handbucheintrag Intranet

Vorstand

Was ist der Vorstand (systemtechnisch gesehen)?

Der Vorstand ist eine soezielle Arbeitsgruppe, die nicht löschbar ist und (von Ihrem Verband) vordefinierte Funktionen besitzt. Einzelne dieser Funktionen sind obligatorisch, d.h. es sollte immer ein (Verbands-)Kontakt zugewiesen sein.

Fehlt eine solche Zuweisung, weist Sie das System darauf hin:

Wie können Kontakte einer Vorstandsfunktion zugewiesen werden?

Es gibt drei Möglichkeiten Kontakte dem Vorstand zuzuweisen:

• Kontakttabelle / Drag & Drop: Ziehen Sie die gewünschten Kontakte auf die Arbeitsgruppe «Vorstand» in Sidebarbereich «Arbeitsgruppen».

• Kontakttabelle / Aktion «Zuweisen zu…»: Markieren Sie die gewünschten Kontakte, führen die Aktion durch und wählen im Dialog die Arbeitsgruppe «Vorstand».

• In der Topnavigation klicken Sie unter Ihrem Vereinsnamen (rechts, neben dem Link «Abmelden») auf «Vorstand». Hier finden Sie eine Auflistung aller Vorstandsfunktionen. Suchen Sie im dazugehörigen Suchfeld nach dem Kontaktnamen und speichern anschliessend die Änderungen, um die Zuweisung durchzuführen.

Individuelle Vorstandsfunktionen erfassen

Wählen Sie im Sidebarbereich «Arbeitsgruppen» über das Aktionsmenü die Aktion «Arbeitsgruppen verwalten…». In der folgenden Ansicht klappen Sie den Bereich «Funktionen» auf und klicken auf «Funktion hinzufügen»

Vorstände in der Verbandslösung

Die Vorstandsfunktionen sind vom Verband vorgegeben und sollten entsprechend in Ihrem Verein zugeordnet werden. Die zugeordneten Kontakte und ihre Funktionen im Vorstand werden mit dem Verband geteilt.

Wenn Sie individuelle Funktionen festlegen und Kontakte zuordnen, werden diese Informationen NICHT mit dem Verband geteilt.

Gespeicherte Filter

Gespeicherte Filter erstellen

Sie erstellen diese über den Filter der Kontakttabelle. Sobald Sie einen Filter gespeichert haben, wird dieser im separaten Sidebar-Bereich der gespeicherten Filter gelistet.

Kontaktzahl berechnen

Damit nicht bei jedem Sidebar-Aufruf die entsprechenden Filterkontakte berechnet werden müssen, bedarf es erst eines Klickes auf das entsprechende Aktualisieren-Symbol, um die Anzahl Kontakte anzuzeigen.

„Defekte“ Filter

Sofern ein Kriterium eines gespeicherten Filters nicht mehr existiert (bspw. wurde eine im Filter verwendete Rolle gelöscht), wird dies mittels eines entsprechenden ‚Warnsymboles‘ angezeigt. Sie müssen nun zuerst den entsprechenden Filter korrigieren, damit dieser wieder Kontakte anzeigen kann.

Gespeicherte Filter bearbeiten

Klicken Sie im Sidebar-Bereich der gespeicherten Filter im Aktionsmenü auf «Gespeicherte Filter verwalten…». In der folgenden Ansicht klappen Sie die verwendeten Filterkriterien auf, indem Sie auf «Filter» klicken. Hier können Sie nun den gespeicherten Filter nach belieben verändern.

Weiter können Sie die Namen der Filter ändern.

Filter bearbeiten

Reihenfolge der gespeicherten Filter ändern

Auch dies können Sie in der gleichen Ansicht tun, die Sie über das Aktionsmenü mittels Klick auf «Gespeicherte Filter verwalten…» erreichen. Hier wie gewohnt mittels Drag & Drop die Reihenfolge der Einträge ändern.

Beispiele für Filter

Favoriten

Zweck

Sie benötigen bestimmte Gruppen, Mitgliedschaften, etc. häufig und wollen nicht jedesmal die entsprechenden Bereiche aufklappen? Dann sind Sie bei den Favoriten richtig. Markieren Sie die gewünschten Gruppen, Mitgliedschaften, etc. als Favorit und erhalten so einen bequemen Schnellzugriff.

Favoriten hinzufügen

Jeder Sidebar-Eintrag hat links neben dem Namen ein spezielles Favoritensymbol. Bei Klick auf das Symbol, wird dieses farblich markiert und der Eintrag automatisch dem Favoriten-Bereich hinzugefügt.

Favoriten entfernen

Klicken Sie bei einem – als Favorit markierten – Sidebar-Eintrag erneut auf das Favoriten Symbol und dieses wird umgehend aus den Favoriten entfernt. Es spielt keine Rolle, ob Sie dies im ursprünglichen Sidebar-Bereich oder direkt in den Favoriten durchführen.

Favoriten Reihenfolge ändern

Wählen Sie im Favoriten-Bereich der Sidebar im Aktionsmenü auf «Reihenfolge…». In der darauf folgenden Ansicht können Sie die Reihenfolge der Favoriten mittels Drag & Drop ändern.