INHALTSVERZEICHNIS

Ein Event erstellen

Diese Anleitung soll Ihnen einen ersten Überblick verschaffen.

Die Event-Informationen, die Sie im Modul erfassen, lassen sich leicht und einfach auf Ihrer Webseite integrieren, wenn das CMS-Modul ebenfalls von Ihnen genutzt wird.

Neu erstellen

Um ein Event neu zu erstellen, gehen Sie über „Events“ auf „Aktive Events“ und klicken Sie hier auf den Button „Neu erstellen“.

Open

Das Datenblatt „Event erstellen“ wird geöffnet, hier können Sie Ihre Eckdaten eingeben. Unser Beispiel zeigt eine fiktive Veranstaltung im Rahmen eines Sommerfestes:

Open

Name des Events (1)

Hier tragen Sie den Veranstaltungsnamen ein. Jede Veranstaltung benötigt zwingend einen Namen, daher ist das Feld als Pflichtfeld gekennzeichnet – erkennbar an dem roten Sternchen.

Jedes Event muss benannt werden, um verwaltbar zu sein. Der hier vergebene Name ist der Name, den Ihre Veranstaltung im Intranet , im CMS-Modul oder auch in der eventbezogenen Korrespondenz trägt.

Zusammenfassung (2)

In dieses Feld tragen Sie eine kurze Beschreibung ein.  Die Zusammenfassung wird von anderen Modulen in Fairgate genutzt und ist ebenfalls ein Pflichtfeld.

Übergeordneter Event (3)

Gehört Ihre neue Veranstaltung zu einem grösseren Event oder eine Eventreihe, können Sie hier das passende Event auswählen. So ist es z. B. möglich, verschiedene Workshops und Vorträge einer gemeinsamen Tagung zuzuordnen. Ihre neue Veranstaltung wird dann automatisch dem übergeordneten Event zugeordnet.

Kategorie (4)

Ein Event kann, muss aber nicht, Teil einer Kategorie oder sogar mehrerer sein. Kategorie bedeutet, dass Sie z.B. immer wieder bestimmte, für Ihre Mitglieder bekannte, Veranstaltungstypen haben. Kategorien können Jahresfeste, Flohmärkte, Wanderungen, Turniere etc. sein.

Wenn Sie in der Bearbeitung des Datenblattes bemerken, dass Ihnen die zugehörige Kategorie noch fehlt, können Sie mit „Neue Kategorie erstellen“ direkt ein weiteres Datenblatt öffnen und eine neue Kategorie anlegen.

Jede Kategorie benötigt einen Namen und muss in „Event-Kategorien bearbeiten“ hinterlegt werden. Optional ist die Möglichkeit, ein Bild zu hinterlegen, das der Kategorie zugeordnet wird:

Das kleine Kästchen rechts neben „Kategorie“ bietet Ihnen die Möglichkeit, die Kategorien-Bezeichnung farbig zu hinterlegen. Ein Klick auf das Farbfeld öffnet eine Palette zum freien Auswählen der gewünschten Farbe. Im Textfeld neben dem Farbfeld können Sie direkt einen sogenannten Hex-Wert eingeben.

Mit „Hinzufügen“ speichern Sie Ihre Eingaben ab und können jetzt im ersten Datenblatt “Familien” unter „Kategorie“ im Dropdown-Menü zuordnen.

Zusätzlich können Sie jederzeit neue Kategorien über das Hamburger-Menü (drei Striche) in der Seitenleiste erstellen. Auch darüber öffnet sich das Datenblatt „Event-Kategorien bearbeiten“:

Ort (5)

Wenn Sie im Feld „Ort“ beginnen eine Adresse einzutippen, werden Ihnen Vorschläge angezeigt, die Sie durch Anklicken auswählen können. Es sind hier alle bekannten Adressen, die Sie auch über Google finden können, hinterlegt.

Unter „Ort eines existierenden Events verwenden“ können Sie einen bereits für ein anderes Event ausgewählten Veranstaltungsort nutzen und so beide Events miteinander in Verbindung setzen.

Datum/Zeit (6)

Dies ist ebenfalls ein Pflichtfeld und bezeichnet den exakten Zeitpunkt Ihrer Veranstaltung. Wenn diese nur ein Teil eines grösseren Events ist, wird hier ausschliesslich der Zeitraum der Veranstaltung eingetragen, die Sie gerade bearbeiten.

Event veröffentlichen oder teilen

Mit einem Klick auf „Erstellen“ speichern sie Ihre Eingaben ab und werden weitergeleitet in das Datenblatt „Eckdaten“ der jeweiligen Veranstaltung. Die Punkte (1) bis (5) zeigen an, welche Eingaben Sie bisher gemacht haben:

Einzeltermin oder Wiederholung?

Achtung: Neben Punkt (5) „Datum und Zeit“ sind zwei Optionen, nämlich „Türöffnung“ und ein Hamburger-Menü (drei Striche) hinzugekommen.

Mit „Türöffnung“ bestimmen Sie einen Zeitpunkt, ab dem der Einlass stattfindet. Das ist vor allem dann relevant, wenn es keinen konkreten Endzeitpunkt, sondern ein offenes Ende gibt.

„Wiederkehrende Daten“ bietet zusätzlich die Möglichkeit, einer regelmässigen Termin-Wiederholung im Tages- oder Monats-Rhythmus.

Die Punkte (6) bis (10) umfassen Angaben, die noch hinzugefügt werden können.

Sichtbarkeit

Neben Punkt (6) können Sie den Sichtbarkeitsbereich bestimmen. Die Einstellung „Öffentlich (Gäste)“ zeigt Ihr Event allen Besuchern und Besucherinnen Ihrer Webseite an, „Intern (nur eingeloggte Benutzer)“ begrenzt die Sichtbarkeit auf die Kontakte aus Ihrer Kontaktliste, die im Moment des Aufrufs eingeloggt sein müssen, um das Event sehen zu können.

Veröffentlichen

Punkt (7) ist der Veröffentlichungs-Status. Sobald Sie hier „EIN“ ausgewählt und gespeichert haben, ist Ihre Veranstaltung online zu sehen. Es wird dann automatisch unter den Eckdaten der Veranstaltung ein öffentlicher Event-Link generiert, den Sie auch in eine externe Webseite (via iFrame) einbinden können.

Hier das Beispiel eines öffentlichen Eintrags in der Listenansicht auf der Fairgate Webseite (Voraussetzung: CMS-Modul):

Wenn Sie das Modul Intranet nutzen, ist das Event mit Veröffentlichung auch dort für Mitglieder sichtbar:

Mit Punkt (8 ) können Sie einen Zeitpunkt bestimmen, zu wann die Veranstaltung online auf der Webseite erscheint. Und mit Punkt (9) können Sie einen Zeitpunkt definieren, zu wann die Veranstaltung nicht mehr sichtbar sein wird.

Achtung: Die Punkte (8 ) „Geplante Veröffentlichung am“ und (9) „Geplante Depublikation am“ können dafür sorgen, dass Ihre Veranstaltung wider Erwarten nicht sichtbar ist. Kontrollieren Sie dann, ob die Ihr Event noch nicht veröffentlicht oder bereits wieder depubliziert wurde.

Ist Ihre Veranstaltung online über die Webseite sichtbar, dann können Sie auf den Namen des Events klicken. Sie kommen dann zur Einzelansicht Ihrer Veranstaltung. Hier ein Beispiel dafür, an welcher Stelle die Informationen aus dem ersten Datenblatt „Event erstellen“ eingebunden werden:

Verantwortliche

Punkt (10) zeigt an, welche Menschen als Verantwortliche hinterlegt sind. Es kann eine konkrete Funktion dazu notieren werden, ein Bild hochgeladen etc.
Das geht jedoch nur mit Personen, die in der Kontakt-Verwaltung angelegt sind.

Sie können, müssen aber nicht, zusätzliche Kontakt-Informationen wie z.B. E-Mail-Adressen oder Natel-Nummern angeben. Im Beispiel wurde zusätzlich ein Bild zur Person hinterlegt.

Sie können sich jetzt auch die Event-Funktionen näher ansehen.

Eventfunktionen

Die Eventfunktionen werden je Haupt- oder Teilevent spezifisch eingestellt.

Eckdaten

Diese haben Sie bereits bei der Eventerstellung hinterlegt.

Event-Hierarchie

Die Event-Hierarchie zeigt an, welche Einzel-Veranstaltungen Teil eines grösseren Events sind. Zur Demonstration wurde ein Familienfest angelegt und einem anderen Event dieses als „Übergeordneter Event“ zugewiesen.

Als letztes Teil-Event wurde das “Tiere basteln” erstellt. Und jetzt soll diese nicht nur Teil des Familienfestes sein, sondern ganz spezifisch zum Kinderbasteln gehören.

In „Event-Hierarchie“ kann man die Einträge per drag&drop greifen und ziehen, wenn man die drei Punkte gedrückt hält, die links auftauchen, sobald man mit der Maus über die Einträge fährt. Damit ist es möglich, Einträge sowohl in der Reihenfolge umzusortieren als auch einzurücken.

Sobald der Mauszeiger losgelassen wird, fragt das System „Wollen Sie die Position des gewählten Events ändern?“. Bei einer Bestätigung, wird die Änderung sofort systemweit übernommen.

Der Schalter „EIN“ / „AUS“ am rechten Rand stellt ein, ob Ihr Event veröffentlicht ist oder nicht . Der kleine rote Mülleimer löscht die Veranstaltung, Sie werden dann um Bestätigung des Vorgangs gebeten. Und das grüne Plus-Zeichen öffnet das Datenblatt zum Neu-Erstellen einer Veranstaltung, wobei das Feld „Übergeordneter Event“ direkt mit dem Event befüllt wird, dessen Plus Sie gedrückt haben:

Anmeldedetails

Wenn Sie eine Veranstaltung mit

erstellen wollen, z.B. wegen begrenzter Teilnehmerzahl, müssen Sie das im Event-Modul entsprechend aktivieren. Standardmässig ist die Anmelde-Funktionalität auf „AUS“ gestellt, was bedeutet, dass es keine Anmeldung zu der entsprechenden Veranstaltung gibt. Wenn Sie im Modul auf „EIN“ umstellen, werden folgende Funktionen freigeschaltet:

Anmeldung ist aktiviert für (1)

Mit diesem Dropdown-Feld entscheiden Sie, ob jeder Besucher und jeder Gast Ihrer Webseite sich zu einem Event anmelden kann oder ausschliesslich Kontakte, die sich in der Kontakt-Liste Ihres Vereins befinden.

Wenn jeder sich anmelden kann, erscheint auf der Eventseite ein Anmelde-Button:

Wenn nur Vereins-Kontakte sich anmelden können, erfolgt nur die Aufforderung zum Login in den internen Bereich mit Benutzernamen und Passwort (Voraussetzung: Modul Intranet):

Kontakttyp beschränken (2)

Mit diesen Checkboxen wählen Sie aus, welcher Kontakttyp die Zielgruppe Ihrer Veranstaltung ist.

Sie können alle Typen anhaken oder auch nur einzelne. Als Beispiel: Zu einem Feriencamp werden in der Regel nur Privatpersonen, also Schüler zugelassen. Umgekehrt werden zu einem Vorstellungs-Tag der örtlichen Firmen in einer Berufsschule eher Firmen Ihre gesuchten Ansprechpartner sein.

Anmeldebestätigung (3)

Wenn Sie „Bestätigung der Anmeldung durch Event-Administrator nötig“ auswählen, ist es zwingend notwendig unter „Event-Funktionen“ -> „Teilnehmende“ eingegangene Anmeldungen händisch zu bestätigen, damit die Teilnehmenden eine Bestätigung zur Teilnahme erhalten und auch zum Event zugelassen sind. Vorher ist der Status „Teilnahme“ offen.

Mit dem können Sie die Teilnahme am Event absagen / rückgängig machen.
Mit können Sie die Teilnahme am Event bestätigen / zulassen.
Mit können Sie die Teilnahme am Event ablehnen.

In der automatisierten Mailbestätigung an den Anmeldenden kommt auch der Hinweis: Status - Teilnahme muss noch bestätigt werden:

Anmeldestart (4)

Der Button „Veröffentlichung“ bewirkt, dass ab dem Zeitpunkt der Veröffentlich Ihres Events auch sofort Anmeldungen möglich sind. Wenn Sie die Anmeldung erst zu einem bestimmten Termin möglich machen und gleichzeitig das Event schon auf der Webseite anzeigen lassen wollen, setzen Sie den Punkt in das Datumsfeld rechts daneben und wählen Sie Ihr Wunschdatum aus.

Anmeldeschluss (5)

Für einen festen Anmeldeschluss setzen Sie den Punkt von „Eventbeginn“ in das Kästchen rechts daneben und wählen Ihr Wunschdatum aus.

Abmeldemöglichkeit bis (6)

Sie können hier definieren, bis wann sich Teilnehmer selbstständig abmelden können, oder Sie legen fest, dass dies nicht möglich ist. Unabhängig davon kann der Administrator jederzeit auch Teilnehmer abmelden.

Mindestanzahl Teilnehmende (7)

Ist eine Mindest-Teilnehmer-Zahl erforderlich, damit Ihre Veranstaltung sich z. B. rentiert, tragen Sie diese in das Feld ein. Belassen Sie das Feld leer, gibt es keine Mindest-Teilnehmerzahl.

Maximale Anzahl Teilnehmende (8 )

Hier können Sie definieren, wie viele Anmeldungen Sie maximal zulassen möchten. Sie können wahlweise in (9) definieren, dass eine Warteliste geführt wird, wenn das Event ausgebucht ist.

Warteliste (9)

Zusätzlich können Sie eine Warteliste führen, wenn Sie diese Option anhaken. Wenn das Event ausgebucht ist, wird ein entsprechender Hinweis auf der Eventseite gegeben:

In der Übersicht aller Events wird dann auch in der Spalte “Warteliste” angezeigt, wie viele Personen sich auf der Warteliste befinden:

Als Eventadmin können Sie die Reihenfolge der Warteliste beeinflussen:

Hiermit können Sie die Anmeldung eine Wartelistenposition nach oben schieben
Hiermit können Sie die Anmeldung eine Wartelistenposition nach unten schieben
Hiermit können Sie die Anmeldung an das Ende der Warteliste schieben

Der Anmeldende erhält in der Anmeldebestätigung den Hinweis, dass er sich auf der Warteliste befindet:

Rückt man als Angemeldeter von der Warteliste auf die Teilnehmerliste, erhält man eine entsprechende Mailbenachrichtigung:

Mehrfach-Anmeldung (10)

Wenn Sie die Option „Gruppenanmeldung ermöglichen“ anhaken, geben Sie die Möglichkeit frei, dass Ihre Gäste mehr als ein Ticket gleichzeitig lösen können. Sie können zusätzlich einstellen, welche erforderlichen Daten pro Zusatzticket abgefragt werden sollen. So ist es z. B. möglich, dass Familien sich als Gruppe anmelden oder Firmen statt einer Einzelperson ein ganzes Team schicken.

Achtung: Es ist notwendig, dass Sie die maximale Anzahl der gleichzeitig zu vergebenden Tickets eingeben. Es ist nicht zusätzlich notwendig „Erforderliche Daten pro Zusatzticket“ per Haken-Setzen abzufragen.

Anmeldung zusätzlicher Teilnehmender (11)

Es kann die Anmeldung zusätzlicher Teilnehmenden ermöglicht werden, wenn Sie an dieser Stelle den Haken setzen. So ermöglichen Sie z. B. die Mit-Anmeldung eines Geschwister-Kindes oder Ehepartners. Achtung: Diese Einstellung gilt nur für im System verbundene Haushaltskontakte, somit also auch nur für im System hinterlegte aktive Kontakte (wenn Sie das Modul Intranet lizenziert haben):

Sichtbarkeits-Einstellungen (12)

Wenn Sie mit sensiblen Daten arbeiten, können Sie die Sichtbarkeit sowohl der Teilnehmerliste als auch der Warteliste beschränken. Wählen Sie Ihre Wunsch-Option aus den Dropdown-Feldern aus.

Sie können zusätzlich aus- oder abwählen, ob die Teilnehmenden mit Profilbild oder einem Link zum jeweiligen Profil dargestellt werden. Sind z. B. Ihre Ausschreibung und die Teilnehmerliste öffentlich und der Haken bei Profilbild ist gesetzt, wird dieses auf Ihrer Webseite jedem Besucher angezeigt.

Preise & Tickets

Diese Funktion erlaubt Ihnen die Verwaltung Ihrer Tickets und zusätzlicher Leistungen.

Die von Ihnen hier hinterlegten Informationen werden Interessenten angezeigt, sobald diese das Anmelde-Formular aufrufen.

Neuen Eintrittspreis erfassen

Hier können Sie Ihre verschiedenen Tickets unter „Bezeichnung“ benennen. Bitte beachten Sie, dass Sie hierfür maximal 25 Zeichen zur Verfügung haben.

Sie können hier die Preise festlegen, sofern die Teilnahme nicht gratis sein soll. Sie können die Ticketzahl des Ticket-Typs, dessen Datenblatt gerade geöffnet ist, über das Ticketkontingent begrenzen. Die Währung Ihrer Preise hängt davon ab, welches Land in Ihren Grundeinstellungen aufgeführt ist. Davon unberührt wird als Trennzeichen immer der schweizerische Punkt gesetzt, kein Komma.

Wenn Sie anhand der Ticketnummer erkennen können möchten, zu welcher Art ein Ticket gehört, um z. B. aus dem Stehgreif überprüfen zu können, ob jemand Rabatt-berechtigt ist, können Sie die Ticketnummerierung dazu nutzen. So ist es z. B. möglich, die rabattierten Tickets ab Nummer 300 aufwärts zu listen. Zusätzlich können Sie bis zu 5 Vorzeichen für die Ticket-Nummern vergeben.

Schlussendlich ist es möglich, eine konkrete Beschreibung des Tickets zu erstellen, in der exakt bezeichnet wird, für welches Event es gilt. Sie können hier zusätzlich rechtliche Hinweise unterbringen, z. B. darüber wann und wie eine Rückgabe möglich oder ob das Ticket personengebunden zu nutzen ist.

Sie können Tickets inaktiv schalten, wenn Sie z. B. noch nicht wissen, ob Sie die kleinere oder grössere Örtlichkeit von zwei möglichen mieten können.

Eintrittspreis für Zusatzticket (Gruppenanmeldung erfassen)

Wenn Sie bei den Anmeldedetails angehakt haben, dass Gruppenanmeldungen ermöglicht werden, können Sie individuelle Preise für Gruppentickets festlegen:

In der Anmeldemaske können Sie dann bei den zusätzlichen Teilnehmenden das Zusatzticket auswählen:

All-in-one-Tickets für Veranstaltungsreihen

Wenn Sie ein Hauptevent mit Unterevents erstellt haben können Sie für die Einstellungen der Preise und Tickets sogenannte „All-in-one-Tickets“ anbieten.

Es handelt sich dabei um einen Pauschalpreis, den der Anmeldende für das Hauptevent und alle zugehörigen Teilevents bezahlt:

Wenn der Anmeldende im Anmeldeformular diesen Preis anwählt, werden automatisch alle Unterevents mit in der Anmeldung gebucht:

Entsprechend der Auswahl wird es dann auch in der Teilnehmerliste angezeigt:

Neue Zusatzleistung erfassen

Wenn Sie zusätzliche Leistungen anbieten möchten, die unabhängig vom Ticket sind, können Sie das ebenfalls tun. So können Sie z. B. zu vermietende Zelt-Schlafplätze anbieten, Parkplätze oder auch Sportequipment.

Die Bezeichnung folgt dem Vorbild der Tickets. Es sind auch hier maximal 25 Zeichen möglich.

Die Währung orientiert sich ebenfalls an Ihren grundlegenden Vereins-Daten. Hier gilt ebenfalls der schweizerische Trenn-Punkt.

Es ist ebenfalls möglich, eine konkrete Beschreibung der Leistung zu erstellen, in der exakt bezeichnet wird, für welche Leistung der Preis gilt. Sie können hier zusätzlich rechtliche Hinweise unterbringen, z. B. darüber wann und wie eine Rückgabe möglich oder ob die Leistung personengebunden zu nutzen ist.

Übersicht der gewählten Tickets/Leistungen in der Teilnehmerliste

In der Teilnahmeliste finden Sie grundsätzlich die Spalten für die gewählten Preise (1) und Zusatzleistungen (2). Sie können sich auch den Rechnungsgesamtbetrag einblenden lassen (3):

Ausschreibung

Unter dem Menüpunkt „Ausschreibung“ verwalten Sie die auf Ihrer Webseite öffentlich einsehbaren Daten. Dies ist die Verwaltungs-Ansicht Ihres Events:

Bilder (1)

Bilder, die Sie hier hochladen oder aus Ihrer bereits hochgeladenen Galerie wählen finden Sie auf Ihrer Webseite in der Einzelansicht Ihres Events dort wieder, wo die 1 als Markierung sitzt (Beispiel-Abbildung weiter unten).

Boxed und Website-Kalender-Pop-Over Ausschreibung (2)

Hier hinterlegen Sie, welche Informationen zum Veranstaltungs-Ort Sie öffentlich machen möchten. Ein Punkt bei „benutzerdefiniert“ gibt Ihnen eine Freitext-Option für Ortsangaben wie z. B. „hinten bei Rudi im Garten“.

Bei „Zeit“ und „Sichtbarkeit“ können Sie nach Wunsch alle, nur einzelne oder gar keine Checkboxen anhaken. Die ausgewählten Informationen werden in der Listen-Ansicht der Events auf Ihrer Webseite angezeigt.

Event-Ausschreibung (3)

„Button-Aufschrift (Call-to-action) meint den Text, der auf dem Feld zu sehen ist, das zur Anmeldung führt (im Beispiel unten das grüne Feld mit „Mitmachen!“). Sie können die Beschriftung ändern, z.B. in „Ich bin dabei“.

Achtung: Möglichkeiten zur Änderung des Designs des Buttons, als z. Farbe und Form, finden Sie nicht hier, sondern in Ihrem CMS-Modul.

„Textabschnitte“ bietet Ihnen an unter Event-Name und eventuell hochgeladener Grafik, einen Text anzuzeigen. Damit können Sie z. B. direkt eine kurze Beschreibung Ihres Angebots einblenden oder einen genauen Ablaufplan. Sie können Textabschnitte EIN - oder AUS blenden.

Alle Informationen von „Event-Ausschreibung“ finden Sie in der Einzelansicht des Events auf Ihrer Webseite.

Info-Box (4)

Hier können Sie aus einer Auswahl von Informationen wählen, ob diese ebenfalls in der Einzelansicht Ihres Events auf der Webseite angezeigt werden sollen. „EIN“ bezeichnet dabei die Anzeige, „AUS“ das Ausblenden der Information.

Mit „Zeile hinzufügen“ am unteren Ende können Sie der Info-Box bei Bedarf noch eigenen Inhalt hinzufügen. „Label“ ist die Bezeichnung Ihrer Information und bei einem Klick auf das kleine Plus neben „Optionen“ erhalten Sie ein zusätzliches Freitext-Feld.

Hier nun die Ansicht sämtlicher im Beispiel ausgewählter Informationen in der Einzelansicht des Events auf der Webseite:

Die Einstellungen für das Boxed und Website-Kalender-Pop-Over greift beim CMS-Element:

Die Darstellung auf der Webseite sieht dann entsprechend so aus:

Anmeldeformular

Sofern Sie eine Veranstaltung mit Anmeldung erstellt haben, stellt Ihnen das Event-Modul ein entsprechendes Formular zur Verfügung.

Damit Sie gezielt direkt bei der Anmeldung die für Sie notwendigen Daten abfragen können, bietet das Event-Modul Ihnen die folgenden Einstellungsmöglichkeiten.

Achtung: Um diese Funktion nutzen zu können, müssen die „Anmeldedetails“ auf „EIN“ gestellt worden sein.

Im Feld „Info-Text“ können Sie Freitext hinterlegen. Dieser wird im Anmeldeformular auf der Webseite angezeigt und befindet sich dort unter dem Namen der Veranstaltung.

Persönliche Daten

Um allgemeine eventbezogene Mails – oder in der Pro-Version auch Rechnungen – aus Fairgate verschicken zu können, sind die Felder „Vorname“, „Nachname“, „Anredeart“ und „Geschlecht“ notwendig. Daher sind diese als Pflichtfelder vorangelegt.

Achtung: „Korrespondenzsprache“ wird ebenfalls zum Pflichtfeld, wenn Sie ein mehrsprachiges System pflegen.

Sie können mit „Kontaktfeld hinzufügen“ eine Auswahl aus den Kontaktfeldern treffen, die bereits in Ihrem System existieren. Genügt Ihnen das nicht, klicken Sie auf „Benutzerdefiniertes Feld erstellen“ und öffnen dann mit einem Klick auf das kleine Plus „Eigenschaften“.

Wichtig: Benutzerdefinierte Felder haben keine Verbindung zu den Daten Ihrer Kontaktverwaltung!

Sie können dieses Feld zum Pflichtfeld machen, wenn Sie den Haken setzen.

Wenn Sie andere oder mehr Kontakt-Typen als „Privatperson“, wie im Beispiel, zur Anmeldung zulassen, können Sie Ihr benutzerdefiniertes Formularfeld mit „verfügbar für“ daran anpassen.

„Platzhalter“ bezeichnet den Text, den Sie sozusagen als „Schatten“ im Feld hinterlegen können. Dieser Text verschwindet, sobald jemand etwas eintippt und wird nicht in das System übermittelt, wenn man ihn stehen lässt. Der Platzhalter ist optional.

“Versteckte Felder” können Sie anlegen, um Administratoren zu erlauben, nach der Anmeldung die Daten der Teilnehmer anzupassen. Hier gibt es verschiedene Use Cases. Wenn Sie beispielsweise ein Hallenturnier veranstalten können Sie ein verstecktes Feld für die Einteilung der Anmeldenden in Gruppen hinzufügen und der Administrator kann dann die Gruppeneinteilung nachträglich vornehmen.

Oder in unserem Beispiel kann der Administrator nachträglich für Anmeldende, die das Zusatzticket Parkplatz gebucht haben, eine Parkplatznummer zuteilen:

„Vorausgefüllter Wert“ hingegen ist ein Text, den das Anmelde-System übernimmt, wenn er von den Anmeldenden nicht verändert wird. Die Vorausfüllung ist ebenfalls optional.

Wenn Sie in „Hinweis“ einen Text hinterlegen, wird die Bezeichnung Ihres Feldes auf der Webseite unterstrichen dargestellt und der Hinweis-Text eingeblendet, sobald man mit der Maus darüberfährt.

Rechnungsadresse und Abschnitt hinzufügen

Eine abweichende Rechnungsadresse ermöglicht Ihnen unter anderem, dass z.B. Firmen die Rechnung für Ihre Angestellten oder Grosseltern die Ihrer Enkel bekommen.

Möchten Sie diese Option freigeben, stellen Sie den Schalter auf „EIN“ um. Dadurch öffnen sich weitere Optionen:

In den Eigenschaften finden Sie wieder die Möglichkeit, den Kontakt-Typ auszuwählen, von dem Sie diese Informationen erhalten möchten. Die Schalter rechts bieten Ihnen an, jede einzelne Informationsabfrage „EIN“ oder „AUS“ zu stellen.

Sie haben ausserdem mit „Abschnitt hinzufügen“ die Möglichkeit, eine eigene Ordnung zu bilden. So können Sie Informationen zu Kategorien gebündelt darstellen:

Im Anmeldeformular sieht es dann so aus:

Spamschutz und Anmelde-Button-Aufschrift

Wenn Sie bei „Spamschutz“ den Haken bei „Captcha aktivieren“ setzen, wird auf Ihrer Webseite das bekannte „Ich bin kein Roboter“-Feld gesetzt, mit dem Sie deutlich erschweren können, dass jemand sich vermeintlich scherzhaft massenweise anmeldet.

Neben „Anmelde-Button-Aufschrift“ können Sie statt des voreingestellten „Anmelden“ z. B. auch „Mitmachen!“ o.ä. eintragen.

Benachrichtigungen

Unter dem Menüpunkt „Benachrichtigungen“ finden Sie die grundlegenden Anpassungsmöglichkeiten für Ihre eventbezogene E-Mail-Kommunikation.

Auch abweichende Layout-Einstellungen für eventbezogene Mail-Korrespondenz bearbeiten Sie hier. Zusätzlich können Sie diese auch in Grundlagen (5 Artikel) | Vorlagen und „Einstellungen“ bearbeiten.

Achtung: In „Vorlagen“ oder „Einstellungen“ hinterlegte Daten und / oder Grafiken überschreiben die Einstellungen in „Benachrichtigungen“.

Wenn Sie Ihren Punkt von „Standard“ zu „benutzerdefiniert“ setzen, können Sie Daten hinterlegen, die von den Stamm-Daten Ihres Vereins abweichen.

So ist es möglich, jedem Event völlig eigene Daten in der E-Mail-Korrespondenz zu hinterlegen und z.B. die Signatur so anzupassen, dass jeweils die Haupt-Ansprechperson dort hinterlegt ist.

Anhand der Nummerierung können Sie erkennen, wie und wo sich Änderungen in der Verwaltungs-Ansicht von „Benachrichtigungen“ in der automatisch ausgelösten Anmelde-Bestätigung auswirken.

Achtung: Eine E-Mail kann manchmal länger unterwegs sein als nur ein paar Minuten. Wenn Sie trotz längeren Wartens nicht angezeigt wird, kontrollieren Sie bitte Ihren Spam-Ordner.

Dokumente

Das Eventmodul bietet Ihnen die Möglichkeit, dass Sie für Ihre Veranstaltungen Dokumente hinterlegen können. Sie können die gängigen Arten von Dokumenten Ihrer jeweiligen Veranstaltung zuordnen, also z. B. pdf, docx, xlsx oder auch png und jpg.

Damit können Sie Informationen zur Parkplatz-Situation ebenso hinterlegen, wie Hygienepläne oder Dokumente für Eltern zur Teilnahme von Minderjährigen. Die Dokumente werden dann den Teilnehmenden und Angemeldeten entsprechend der Einstellungen im internen Bereich des Events angezeigt.

Wenn Sie ein Dokument hochladen, wird in „Dateiname“ der Name übernommen, den das Dokument in Ihrem System hat. Sie können ihn allerdings direkt im Feld durch Überschreiben anpassen.

Sie können Freitext als Beschreibung einfügen und die Autorenschaft abändern, falls Sie z. B. ausschliesslich den Upload verantworten.

Wenn Sie „Hinterlegen bei Teilevents“ auf „EIN“ schalten, wird das Dokument automatisch bei allen Events angezeigt, die dem gerade Bearbeiteten untergeordnet sind.

„Link veröffentlichen“ auf „EIN“ zu stellen bedeutet, dass Sie einen Link erhalten, den Sie öffentlich teilen, also z. B. in den sozialen Medien oder in E-Mails einfügen können. So haben auch Aussenstehende Zugriff auf Ihr Dokument.

Der Link wird beim Speichern generiert und in der Listenansicht unter „Öffentliche URL“ angezeigt. Mit einem Rechtsklick darauf erhalten Sie die Option, ihn zu kopieren.

Zertifikate

Für Haupt- oder Teilevents können Sie personalisierte Zertifikate erstellen und diese per Mail oder im internen Bereich für verschiedene Zielgruppen verfügbar machen.

Wenn Sie die Zertifikate ausdrucken oder per Briefpost versenden möchten, können Sie auch ein Serienbrief-PDF mit allen Zertifikaten generieren.

Bevor Sie ein Zertifikat bei einem Event hinterlegen können, sollten Sie im Kommunikationsmodul eine entsprechende Zertifikatsvorlage erstellen: LINK EINFÜGEN

Veröffentlichung

Für die Veröffentlichung des Zertifikates stehen Ihnen verschiedenen Funktionen zur Verfügung:

Verfügbarkeit (1)

Wählen Sie hier aus, für welche Kontakte das Zertifikat zur Verfügung stehen soll:

• Teilnehmende (jegliche): Für alle, die sich zum Event angemeldet haben, unabhängig vom Status

• Anwesende Teilnehmende

• Abwesende Teilnehmende

• Bestandene Teilnehmende

• Nicht bestandene Teilnehmende

Sie können ausserdem Angemeldete der jeweiligen Teilevents einschliessen.

Verfügbarkeitszeitraum (2)

Definiert den Zeitraum von…bis indem das Zertifikat zur Verfügung steht.

Zertifikatsvorlage (3)

Weisen Sie hier ein der vorhandenen Vorlagen dem Event zu

Download-Button (4)

Definiert, wie im internen Bereich der Download-Button für Mitglieder aussieht, damit Sie sich das Zertifikat selbst herunterladen können:

Platzhalter-Werte

Hier können Sie bis zu 5 individuelle Werte als Platzhalter definieren, auf dei Sie bei der Zertifikatserstellung zurückgreifen können.

Dies kann z.B. der Name des Events sein oder ein mit dem Zertifikat vergebener Titel oder auch eine Punktzahl.

Benachrichtigungsmail

Für die Benachrichtigungsmails stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung:

Absender (1)

Hier können Sie den Absendernamen und die Mailadresse frei wählen.

Betreff/Anrede (2)

Definieren Sie den E-Mail-Betreff und die Anrede

Text (3)

Mittels Texteditor können Sie einen individuellen E-Mail-Text hinzufügen

Schaltfläche (4)

In der Mail wird es eine Schaltfläche geben, diese kann man entweder mit der Startseite des internen Bereiches verlinken, sodass sich das Mitglied das Zertifikat selbst herunterladen kann, oder man kann einen direkten Link auf das Zertifikat verknüpfen - somit können sich auch Nicht-Mitglieder das Zertifikat herunterladen.

Automatisierung (5)

Wenn aktiviert, wird einmal pro Nacht eine Benachrichtigung an alle neu zugewiesenen Kontakte versendet.

Mitarbeitende

Die Verwaltung von Events kann zeitintensiv werden. Das Event-Modul bietet Ihnen deswegen mit „Mitarbeitende“ die Möglichkeit, Administratoren für einzelne Events zu bestimmen. Diese haben dann nur in das entsprechende Event Einblick und können Änderungen vornehmen.

Wenn Sie auf „Ein Kontakt dieser Rolle zuweisen“ klicken, erscheint das Eingabefeld mit „Kontakt suchen“ darüber. Sie können jetzt Kontakte suchen, die bereit in Ihrer Kontaktliste vorhanden sind.

Der Schalter „Dieses Event:“ ist standardmässig auf „EIN“ und „Teilevents:“ auf „AUS“ gestellt. „EIN“ bedeutet in diesem Fall, dass der Kontakt die administrativen Rechte bekommt, um z. B. Teilnehmende zu bestätigen oder abzulehnen. Die Einstellung „AUS“ verhindert bzw. entzieht diese Verwaltungsrechte.

Bearbeitung von Eventanmeldungen

Als Vereins- oder Eventsadministrator haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die Anmeldungen für ein Event zu bearbeiten. Die Optionen bei der Anmeldebestätigung finden Sie hier (LINK)

Haken Sie hierfür einen Kontakt aus der Liste der Teilnehmenden an und klicken Sie oben links auf das Menü mit den drei Strichen neben dem Eventnamen:

Wenn sich nach der Anmeldung Änderungen an dieser ergeben, können Sie diese über "Anmeldedaten bearbeiten" oder "Tickets-Details bearbeiten" vornehmen. Natürlich können die Teilnehmenden gemäss Ihren Einstellungen dies auch selbst im internen Bereich tun.

Anmeldedaten bearbeiten

Hier können Sie für den Angemeldeten ganz einfach die Daten aus dem Anmeldeformular einsehen und ggfs. anpassen, z.B. wenn sich die Mailadresse geändert hat, oder die Auswahl bzgl. der Essenspräferenz (wie in diesem Beispiel).

Ticket-Details bearbeiten

Hier sehen Sie, welche Ticketoptionen vom Anmelder gebucht worden sind. Sie können hier ganz einfach die Ticketoptionen anpassen, auch für zusätzlich angemeldete Personen. Klicken Sie dafür auf das Pluszeichen bei „Preise und Ticket Details“:

Benachrichtigungen bei Datenänderungen

Werden die Ticket-Details vom Administrator bearbeitet oder die Buchung durch diesen widerrufen, erhält der Angemeldete eine entsprechende Mailbenachrichtigung.

Änderung der Ticket-Details:

Widerruf der Buchung:

Anwesenheits- und Bestanden-Status setzen

Sie können für Angemeldete den Anwesenheits- und Bestanden-Status setzen. So können Sie beispielsweise anhand der Anwesenheiten kontrollieren, wer eine Rechnung erhalten soll oder für bestandene Teilnehmer entsprechende Teilnahmezertifikate hinterlegen (siehe auch: Eventbezogene Einstellungen (3 Artikel) | Zertifikate )

In der Tabelle der Teilnehmenden können Sie die Status-Label in der Spalte “Anwesenheitsstatus” sehen:

Mit den übergeordneten Filtern können Sie sich die Tabelle auch nach gesetztem Status filtern:

Teilnehmende

Event-/Teilnehmendenlisten exportieren

Die Teilnehmerliste können Sie mit den gewünschten Spalten ganz einfach exportieren. Bitte wählen Sie zuvor über den Spaltenvorrat alle Spalten aus, die Sie exportieren möchten:

Über die Suchmaske können Sie die Tabelle auch vor dem Export filtern (1). Der Filter der Teilnehmerliste wird auch auf den XLSX-Export angewendet. Sie können dann die Daten in der angezeigten Tabelle als XLSX exportieren (2) und in einem Datenprogramm öffnen:

Im Falle von Top-Events mit Teilevents (kombiniertes Anmeldeformular) werden in der Exportdatei die Anmeldungen jedes Teilevents in einer separaten Spalte aufgeführt:

Veranstaltungsteilnahmen und Verlauf

Wenn Sie je Kontakt in der Kontaktverwaltung prüfen möchten, an welchen Veranstaltungen ein Kontakt teilnimmt oder teilgenommen hat, können Sie dies über den Kontaktmenüreiter “Events” am Kontakt sebst einsehen:

In der History sehen Sie entsprechende archivierte bzw. beendete Events.

Log

Das Log zeigt alle an der Veranstaltung vorgenommenen Änderungen mit Datum, Beschreibung, Status danach sowie Bearbeiter*in an:

Mit Klick auf die Beschreibung können weitere Details angezeigt werden:

Kontaktanbindung

Unter dem Menüpunkt „Kontaktanbindung“ finden die Sie die Funktionen zur Konvertierung und Verknüpfung mit der Kontaktverwaltung in Fairgate.

Insbesondere wenn auch Rechnungen erstellt werden sollen, ist es notwendig, die Teilnehmenden vorher über die Kontaktanbindung zu verarbeiten.

Eine detaillierte Beschreibung der Funktionen finden Sie hier: https://fairgate.atlassian.net/wiki/x/BIDuD

Ein Event duplizieren

Das Duplizieren von Events kann Ihnen bei der Kurs- und Eventplanung einiges an Arbeit erleichtern. Wenn Sie ein Event in der Tabelle der aktiven Events anhaken, können Sie dieses duplizieren:

Es können sowohl Haupt- als auch Teilevents dupliziert werden.

Duplizierung von Hauptevents

Beim Duplizieren muss man zunächst für das neue Event die Stammdaten entsprechend abändern.

Nach Bedarf kann man das Hauptevent auch zu einem Teilevent machen, indem man in der Zeile “Übergeordneter Event” eine Zuweisung hinzufügt.

Folgende Daten werden von dem Originalevent übernommen:

Duplizierung von Teilevents

Teilevents können ebenso wie Hauptevents dupliziert werden. Es werden die gleichen Daten übernommen, wie bei der Duplizierung eines Hauptevents.

Die Logik erklärt sich wie folgt: wenn ich zuvor ein Teilevent erstellt habe, bei dem ich definiere, dass es bei dem Teilevent eine separate Anmeldefunktionalität gibt und ich dieses nun dupliziere und ein anderes Hauptevent zuordne, könnte es sein, dass bei dem neu zugeordneten Event auf Haupteventebene bereits eine Anmeldefunktionalität eingestellt ist. Daher ist zunächst in diesem Fall die Anmelde-Funktionalität ausgestellt und kann je nach neu zugeordnetem Hauptevent eingestellt werden mit einem kombinierten Formular oder einem separaten.