Archivierte Kontakte (3 Artikel)
- Annelena Witthus
Wie wird ein Kontakt ein archivierter Kontakt?
Wenn im Bereich «Aktive Kontakte» auf Kontakten die Aktion «Archivieren» durchgeführt wird, erscheinen anschliessend die entsprechenden Kontakte im Bereich «Archivierte Kontakte».
Einschränkungen gegenüber aktiven Kontakten
Archivierte Kontakte können zwar noch immer bearbeitet und deren Daten gepflegt werden, jedoch können die Kontakte nicht mehr Gruppen (Rollen, Mannschaften, Arbeitsgruppen, etc.) zugewiesen und für Aktivitäten in anderen Modulen verwendet werden (Dokumente hinterlegen, Newsletter senden, etc.).
Bei Klick auf einen Kontakt, gelangen Sie bekanntlich zu den Kontaktdetails. Dort sehen Sie nun aber, verglichen mit einem aktiven Kontakt, die Reiter Daten, Notizen und Log. Die anderen Reiter (Verbindungen, Zugehörigkeiten, etc.) sind bei archivierten Kontakten nicht verfügbar.
Aktionen auf archivierten Kontakten
Kontakte wiederherstellen
Wenn ein Kontakt wieder zu den aktiven Kontakten verschoben werden soll, muss dieser zuerst wiederhergestellt werden. Dies können Sie entweder direkt aus der Tabelle mit der Aktion «Wiederherstellen» oder auf dem Kontakt mittels Klick auf das entsprechende Symbol erledigen.
Kontakte unwiderruflich löschen
Mittels der Aktion «Löschen» wird ein archivierter Kontakt unwiderruflich gelöscht und kann anschliessend nirgends mehr eingesehen werden.
Kontakte exportieren
Über die Aktion «Exportieren» können Sie Kontakte exportieren, gleich wie bei den aktiven Kontakten.
Der Wiedereintritt
Da E-Mailadressen das wohl „einzigartigste“ personengebundene Datum sind, nutzt Fairgate es auch dafür, Sie darauf aufmerksam zu machen, dass ein Kontakt bereits vorhanden ist – sei es im Archiv oder in den Aktiven Kontakten. Wenn Sie einen Kontakt zumindest im Archiv aufbewahren, gehen wir davon aus, dass Ihnen daran gelegen ist, mitzubekommen, wenn es zu einem Wiedereintritt kommt.
In diesem Fall kann z.B. das Beitrittsgesuchsformular nicht mit dieser primäre E-Mailadresse abgeschickt werden oder ein neuer Kontakt erfasst werden.
Letzteres ist leicht verwaltbar: Brechen Sie die Neuerfassung ab, suchen sich den Kontakt raus, stellen diesen wieder her bzw. ergänzen die neuen/geänderten Daten.
Beim Beitrittsgesuchsformular-Fall können Sie zwei Entscheidungen treffen:
Stellen Sie für Wiedereintritte ein eigenes Formular (kein Beitrittsgesuchsformular) zur Verfügung oder bitten Sie um direkte Kontaktaufnahme.
Alternativ können Sie entscheiden, dass Ihnen das Wissen um Wiedereintritte diesen Verwaltungsaufwand nicht wert ist. Dann gilt es archivierte Kontakte oder zumindest deren primäre E-Mailadresse zu löschen. So werden diese dann nicht mehr bei einem Beitritt abgeglichen.