INHALTSVERZEICHNIS

Funktionsübersicht Pro & Lite Version

Das Kurs- und Eventmodul steht Ihnen in zwei Versionen zur Verfügung. Je nach lizenzierter Version haben Sie verschiedene Funktionen im Zugriff.

Grundeinstellungen

Open

Unter „Einstellungen“ haben Sie die Möglichkeit, die Standard-Einstellungen zu überschreiben, die grundsätzlich bei Ihrer E-Mail-Kommunikation oder Fakturierung benutzt werden. Damit ist es Ihnen möglich, eventbezogene Korrespondenz anzupassen, ohne Ihre Stamm-Daten verändern zu müssen. Einstellungen zur Fakturierung finden Sie hier: Fakturierung von Events

Die Anpassungen im Event-Modul beziehen sich ausschliesslich auf eventbezogene Darstellungen.

Abweichende Daten eintragen

Sie wollen andere Daten als Ihre Standarddaten hinterlegen? Dann nutzen Sie die benutzerdefinierten Felder (immer das zweite von oben). Hier können Sie den Inhalt Ihrer Wahl einfügen. Sie haben mehrere Anpassungs-Optionen zur Verfügung.

Logo

Wenn Sie z. B. Ihr standardmässiges Vereins-Logo gegen ein individuelles Eventlogo ersetzen wollen, nutzen Sie das benutzerdefinierte Feld unter „Logo“. Setzen Sie den Punkt in „Logo für Events“ und laden dann das Logo hoch, mit dem Sie Ihre Veranstaltungen bewerben wollen.

Achtung: Wenn Sie einen Vorlagen-Satz benutzen und dort ein abweichendes Logo eingefügt haben, werden sowohl das Standard-Vereins-Logo als auch das Logo aus den Event-Einstellungen davon überschrieben! Schicken Sie sich im Zweifel zuerst eine Test-E-Mail, um sicherzustellen, dass Ihre Einstellungen wie gewünscht eingetragen sind.

Titel neben dem Logo

Grundsätzlich wird in der Event-Kommunikation Ihr Vereinsname angezeigt, so wie Sie ihn in Ihren Stammdaten hinterlegt haben. Möchten Sie diesen abändern, um z. B. kenntlich zu machen, dass es sich hier um Event-Post handelt, können Sie bei „benutzerdefiniert“ einen eigenen Begriff eingeben.

Signatur

Die Signatur ist Ihre elektronische Unterschrift. Die Signatur haben Sie in Ihren Stammdaten fest hinterlegt. Wollen Sie für die Event-Kommunikation eine andere Signatur einfügen, dann können Sie unter „benutzerdefiniert“ z. B. aus „Mit sportlichen Grüssen“ „Mit weihnachtlichen Grüssen“ machen.

Absender-Name und Absender-Mailadresse

Wenn Sie hier abweichende Daten hinterlegen möchten, setzen Sie den Punkt einfach in „benutzerdefiniert“. Dort können Sie dann eine E-Mail-Adresse nach Wahl eingeben.

Vergessen Sie bitte nicht, dass noreply@fairgate.ch keine E-Mail-Adresse ist, auf die Sie Zugriff haben, weswegen Antworten darauf Sie nicht erreichen werden! Tauschen Sie daher unbedingt die E-Mail-Adresse aus und fügen Sie eine für Sie Zugängliche ein.

Erscheinungsbild in der Korrespondenz

Hier sehen Sie mit Hilfe eines Platzhalters, wo und in welcher Grösse das jeweilige Logo in Ihrer E-Mail-Korrespondenz zu sehen sein wird und an welcher Stelle die Anpassungen aus den Einstellungen auftauchen.

Open

Aktive Events

Über den Menüpunkt „Events“ wählen Sie „Aktive Events“ aus:

Hier finden Sie die Übersichtsseite, die alle von Ihnen angelegten (und nicht archivierten) Events enthält.
Über diese Ansicht können Sie alle bereits erstellten Events verwalten oder auch neue Events erstellen.

Auf der linken Menüseite werden die Events
anschließend eingeteilt unter:

• Favoriten (alle Events)

• Event-Kategorien (Events in verschiedenen Kategorien, Teilevent etc.)

• Veröffentlichungs-Status

• Durchführungs-Status

• Sichtbarkeits-Status

Event-Kategorien

Sie können weitere Kategorien erstellen, indem Sie auf das Drei-Striche-Menü klicken und ”Kategorien bearbeiten” wählen.

Veröffentlichungs-Status

Zeigt die veröffentlichten und unveröffentlichten Events an. Veröffentlichte Events erhalten einen öffentlichen Ausschreibungslink.

Sie können 1-n Eventdatensätze markieren und über das Menü mit den drei Strichen den Veröffentlichungs-Status für alle markierten Events auf einmal ändern:

Durchführungs-Status

Zeigt die verschiedenen Stati eines Events:

Sichtbarkeits-Status

Zeigt an, welche Ihrer aktiven Events oder sind.

Interne Events werden nur Ihren Mitgliedern im internen Bereich angezeigt. Öffentliche Events sind sichtbar auf der Webseite (wenn Sie das Modul CMS verwenden) oder können über den öffentlichen Link geteilt werden.

Explorer

Im oberen Bereich sehen Sie Ihre Events in einer Baumstruktur, wenn Sie auf "Explorer" klicken.. Diese dient dazu, Ihre Events in der Hierarchie darzustellen und schnell zwischen Events hin- und her zu springen. Die Hierarchie entsteht, wenn Sie Teil-Events nutzen.

Auswahl von Events / Anzeige in der Tabelle

Wenn über den Baumstruktur-Explorer kein (übergeordnetes) Event ausgewählt ist, werden in der Tabelle unten alle Events angezeigt.

Um nur bestimmte Events in der Tabelle anzuzeigen, klicken Sie auf die "kleine Hand" rechts neben dem Eventnamen im Explorer. Die "kleine Hand" erscheint bei nicht ausgewählten Events erst, wenn Sie mit der Maus darauf zeigen. Standardmässig ist hier „Alle Events“ ausgewählt.

Die Auswahl in der Tabelle können Sie zudem über die Auswahl im linken Menu begrenzen. Hier können Sie die Anzeige nach Event-Kategorie, Veröffentlichungsstatus, Durchführungsstatus und Sichtbarkeitsstatus steuern. Klicken Sie dazu schlicht auf den jeweiligen Menüpunkt.

Detailseite von Events

Über den Klick auf den Namen eines Events in der Tabelle gelangen Sie auf die Detailseite des Events.

Export von Event-Liste

Die in der Tabelle angezeigten Events können in eine XLSX (Excel)-Datei exportiert werden. Klicken Sie dazu neben „Alle Events“ auf das Drei-Striche-Menü und wählen „Als XLSX exportieren“ aus.

Event duplizieren

Wenn Sie ein Event in der Tabelle markieren, können Sie über den Menüpunkt "Gewähltes Event duplizieren" ein neues Event mit den Einstellungen des ausgewählten erstellen. Weitere Detailinformationen zum Duplizieren von Events finden Sie hier: Eventbezogene Einstellungen (3 Artikel) | Ein Event duplizieren

Event absagen

Wenn Sie ein Event in der Tabelle markieren, können Sie über den Menüpunkt "Absagen"  das ausgewählte Event absagen. Weitere Detailinformationen zum Absagen von Events finden Sie hier: Eventbezogene Einstellungen (3 Artikel) | Ein Event absagen oder archivieren

Veröffentlichkeits-Status und Sichtbarkeit ändern

Über die entsprechenden Menüpunkte können Sie auch hier in der Übersicht in der Tabelle markierte Events eine andere Sichtbarkeit zuweisen oder diese veröffentlichen bzw. de-veröffentlichen. 

Weitere Detailinformationen zum Veröffentlichen von Events finden Sie hier: Eventbezogene Einstellungen (3 Artikel) | Event veröffentlichen oder teilen

Archivierte Events

Um ein Event zu archivieren, gehen Sie in die Ansicht „Aktive Events“. Setzen Sie einen Haken in die zu archivierende Veranstaltung. Klicken Sie dann auf das Hamburger-Menü (drei Striche) und wählen Sie „Archivieren“ aus.

Das System bittet Sie jetzt um Bestätigung Ihrer Entscheidung:

Öffnen Sie jetzt das Archiv:

Hier finden Sie alle Veranstaltungen, die Sie archiviert haben. Sie können die Veranstaltungen jetzt mit einem Haken markieren und per Hamburger-Menü „Definitiv löschen“.

Es ist auch möglich, Ihre Entscheidung rückgängig zu machen, indem Sie abermals einen Haken in das Event-Kästchen setzen und im Hamburger-Menü „Wieder aktivieren“ auswählen.

Umgekehrt werden übergeordnete Events automatisch wiederhergestellt, wenn eine untergeordnete Veranstaltung de-archiviert wird:

Mit Archivierung eines Top- oder Unterevents bleibt der Teilnahmestatus der Teilnehmenden Kontakte erhalten:

Archivierte Events und Zertifikate

Wenn Sie ein Event archivieren, bei dem Sie Zertifikate hinterlegt haben, werden die Zertifikate mit Archivierung des Events nicht mehr automatisch versendet.

Sie sollten daher entweder das Event entsprechend lange aktiviert lassen, bis alle Zertifikate versendet worden sind, oder Sie versenden diese nachträglich per Serienbrieferstellung und dann per E-Mail.

Vorlagen

Um die Teilnehmenden und potenziellen Teilnehmenden auf den Wartelisten automatisch bei bestimmten Ereignissen und zu bestimmten Zeitpunkten zu informieren, können Sie über die "Vorlagen" ihre automatischen Benachrichtigungen einrichten.

Die Vorlagen sind in Sätzen bzw. Sets gruppiert und können als Satz den Events zugeordnet werden. In einem Satz definieren Sie, wann eine automatische Benachrichtigung versandt werden soll und welchen Inhalt diese haben soll. Da verschiedene Formen von Events häufig unterschiedliche Benachrichtigungen benötigen, können unterschiedliche Sätze definiert werden - z.B. ein Satz für Abendveranstaltungen und ein Satz für Kurse. Zudem können Sie pro Satz definieren, wie die E-Mails aussehen sollen und welchen Absender diese zeigen sollen.

In der Zeile „Standard-Satz“ finden Sie neben „Eigenschaften“ und „E-Mail-Vorlagen“ jeweils ein kleines Plus-Zeichen. Klicken Sie darauf, um sich die Einstellungsmöglichkeiten anzeigen zu lassen.

Eigenschaften des Vorlagensatz

Hier gilt, ebenso wie in Grundlagen (5 Artikel) | Abweichende Daten eintragen Wenn Sie abweichende Daten hinterlegen möchten, setzen Sie den Punkt einfach in das jeweils zweite Feld. Dort können Sie dann Anpassungen nach Wahl eingeben.

Am Ende dieses Textes finden Sie unter „Erscheinungsbild in der Korrespondenz“ einen dazu passend durchnummerierten Screenshot einer Beispiel-Mail zur Verdeutlichung.

Logo

Wenn Sie z. B. Ihr standardmässiges Vereins-Logo ersetzen wollen, setzen Sie den Punkt in „Logo für Events“ und laden dann das Logo hoch, mit dem Sie speziell Ihre Veranstaltungen bewerben wollen.

Achtung: Wenn Sie einen Vorlagen-Satz benutzen und dort ein abweichendes Logo eingefügt haben, werden sowohl das Standard-Vereins-Logo als auch das Logo aus den Event-Einstellungen davon überschrieben! Schicken Sie sich im Zweifel zuerst eine Test-E-Mail, um sicherzustellen, dass Ihre Einstellungen wie gewünscht eingetragen sind.

Titel neben dem Logo

Grundsätzlich wird in der Event-Kommunikation Ihr Vereinsname angezeigt, so wie Sie ihn in Ihren Stamm-Daten hinterlegt haben. Möchten Sie diesen abändern, um z. B. kenntlich zu machen, dass es sich hier um Event-Post handelt, können Sie bei „benutzerdefiniert“ einen eigenen Begriff eingeben.

Absender-Name und Absender-Mailadresse

Wenn Sie hier abweichende Daten hinterlegen möchten, setzen Sie den Punkt einfach in „benutzerdefiniert“. Dort können Sie dann eine E-Mail-Adresse nach Wahl eingeben.

Vergessen Sie bitte nicht, dass noreply@fairgate.ch keine E-Mail-Adresse ist, auf die Sie Zugriff haben, weswegen Antworten darauf Sie nicht erreichen werden!

Signatur

Die Signatur ist Ihre elektronische Unterschrift. Auch diese bedient sich in erster Linie aus Ihren Stamm-Daten. Hier können Sie unter „benutzerdefiniert“ z. B. aus „Mit sportlichen Grüssen“ „Mit weihnachtlichen Grüssen“ machen.

Erscheinungsbild in der Korrespondenz

Hier sehen Sie mit Hilfe eines Platzhalters, wo und in welcher Grösse das jeweilige Logo in Ihrer E-Mail-Korrespondenz zu sehen sein wird und an welcher Stelle die Anpassungen aus den Einstellungen erscheinen:

E-Mail-Vorlagen verwalten

Wenn Sie das Plus neben „E-Mail-Vorlagen anklicken, öffnet sich die Übersicht  mit einer Sammlung von standardisierten Vorlagen:

Die einzelnen Vorlagen des Standard-Sets sind exakt nach ihrer Funktion benannt, so dass Sie immer schnell finden, was Sie suchen. Ausserdem können Sie hier:

Vorlagen ein- und ausschalten

Wenn Sie nicht wünschen, dass eine automatisierte Mail ausgelöst wird, stellen Sie sie einfach in der Listen-Ansicht auf „AUS“.

Die Auslöse-Bedingungen werden weiter unten unter „E-Mail-Vorlagen bearbeiten / erstellen“ nochmals ausführlicher erläutert.

Einen neuen Vorlagen-Satz erstellen

Hier haben Sie die Möglichkeit, von Grund auf eigene Vorlagen zu erstellen. Ihr Vorlagen-Satz darf mit bis zu 25 Zeichen benannt werden. Ein Klick auf „E-Mail-Vorlage erstellen“ führt Sie direkt durch den Erstellungs-Prozess.

Hilfreiche Informationen dazu finden Sie weiter unten unter „E-Mail-Vorlagen bearbeiten / erstellen“.

„Kopie von“ erstellen

Wenn Sie auf das Zeichen klicken, das wie zwei Blatt Papier übereinander aussieht, erstellen Sie eine Kopie der entsprechenden Vorlage.

Der Vorgang entspricht dem Bearbeiten oder Erstellen von E-Mail-Vorlagen. Diese werden weiter unten noch mal ausführlicher erläutert.

E-Mail-Vorlagen bearbeiten / erstellen

Klicken Sie auf den Namen einer bereits bestehen Vorlage oder auf „E-Mail-Vorlage erstellen“ oder auf das Zeichen zum Kopieren. Der folgende Verlauf ist bei allen drei Vorgängen derselbe.

Schritt 1: Allgemein

Name der Vorlage

Hier geben Sie Ihrer Vorlage einen Namen oder ändern den bestehenden.

Wenn Sie ein mehrsprachiges System verwalten, können Sie Ihre Vorlagen z. B. „Anmeldebestätigung DE“, „Anmeldebestätigung EN“ und „Anmeldebestätigung IT“ benennen.

Auslöser

Die Vorlagen reagieren auf den Auslöser „Aktion“ oder „Zeitpunkt“. Sie können diese Bedingung für jede Vorlage einzeln einstellen.

„Zeitpunkt“ lässt Sie als Auslöser einen konkreten Tag samt Uhrzeit im Verhältnis zu den Eventdaten einstellen, während „Aktion“ das Auslösen der E-Mail an eine Handlung knüpft, die vollzogen werden muss. So kann z. B. die Bestätigung einer Anmeldung als Auslöser dienen und Ihre Teilnehmer werden unverzüglich informiert.

Empfänger

Hier können Sie die Gruppe Ihrer potenziellen Empfänger auswählen. Es ist selbstverständlich auch möglich, mehrere oder alle Gruppen gleichzeitig zu adressieren.

Wählen Sie „Fortfahren“, um Ihre Eingaben einmalig zu nutzen oder „Speichern“, um die Inhalte dauerhaft anzupassen.

Achtung: Das gilt auch für Änderungen in „Name der Vorlage“.

Schritt 2: Inhalt

Der Betreff (1) bestimmt den Namen der E-Mail, wie Ihre Nachricht also in der Übersicht der Mail-Postfächer Ihrer Adressaten angezeigt wird.

Die Anrede (2) bestimmt darüber, wie die Adressaten in der ersten Zeile des Inhalts der E-Mail angesprochen werden sollen.

Der Inhalt (3) bestimmt, welchen Text Ihre Benachrichtigung enthalten soll. Hier sind "Platzhalter" möglich, wie z.B. der Name des Events oder auch die Zeit des Events.

Über Anhänge (4) können Sie Dateien der E-Mail hinzufügen.