INHALTSVERZEICHNIS

Generalversammlung (GV) mit Fairgate - Einleitung

Open

Wir möchten Ihnen zwei Möglichkeiten vorstellen, wie Sie Ihre GV online durchführen können. In den Videos finden Sie eine kurze Einführung und Anleitung für die jeweilige Option:

• Online-Abstimmung über das Fairgate Intranet

• Online-Abstimmung über das Fairgate Webseiten-Formular

Beide Varianten bieten Ihnen einen hohen Grad an Sicherheit, da Sie mithilfe von Fairgate verschiedene Möglichkeiten haben, die Stimmabgabe nur für stimmberechtige Mitglieder zuzulassen.

Vorbereitung

 Wichtig ist in jedem Fall eine gute Vorbereitung und eine rechtzeitige Information aller Ihrer Mitglieder.

Hierfür bietet es sich an, eine eigene Übersicht über das Vorgehen auf Ihrer Webseite, intern oder öffentlich, zu platzieren und Ihren Mitgliedern im Vorfeld alle benötigten Dokumente und Informationen dort zur Verfügung zu stellen. Auf diese Weise können Sie auch allen Ihren Mitgliedern nahelegen, sich im Fairgate Intranet einzuloggen (Quick-Tip Video „Erster Login“) und die eigenen hinterlegten Daten zu überprüfen.

Was tun, wenn nicht alle Mitglieder per Email angeschrieben werden können und sich online nicht einloggen können oder wollen?
Senden Sie diesen Mitgliedern einen Brief mit allen relevanten Informationen. Hier können Sie z.B. eine Briefabstimmung ermöglichen. So gewährleisten Sie auch auf diesem Wege die Rechtskonformität Ihrer GV.
Woher wissen Sie, welche Ihrer Mitglieder keine hinterlegte Email-Adresse haben? Filtern Sie ganz einfach über Ihre Kontaktverwaltung alle Mitglieder ohne Email-Adresse heraus und schreiben Sie diese per Brief an. Hierfür eignet sich das Fairgate Serienbriefmodul.

Variante 1: Kontaktfelder im Intranet

Voraussetzungen

Für diese Variante benötigen Sie:

• das Modul Intranet

• Mitglieder müssen einen Zugang zu Fairgate haben und sich einloggen können

Wann ist diese Variante sinnvoll?

Eine GV mit Hilfe von eigens erstellten Kontaktfeldern ist dann sinnvoll, wenn:

• nur stimmberechtigte Mitglieder Stimmen abgeben können, ohne dass Sie eine zusätzliche Kontrollinstanz einrichten müssen (wie z.B. eine Codegenerierung)

• Sie eine Auswertung nach abgegebenen, gültigen und ungültigen Stimmen benötigen -

• Sie eine namentliche Abstimmung wünschen

• Sie eine Liveabstimmung z.B. via zoom durchführen wollen

• Sie mittels Filtern eine einfache und jederzeit aktuelle Auswertung wünschen

Vorgehen

Kontaktfelder anlegen

Zunächst benötigen wir die für unsere Abstimmung relevanten Kontaktfelder. Gehen Sie hierzu in der Verwaltung über Kontakte>Kontaktfelder zur Verwaltung der Kontaktfelder.

Erstellen Sie ganz unten auf der Seite eine neue Kategorie z.B. “Abstimmung GV”. Über “Kontaktfeld hinzufügen” erstellen Sie die jeweiligen Abstimmungspunkte:

Open

Klappen Sie dann jeweils pro Kontaktfeld die Optionen auf und wählen Sie den Kontaktfeldtyp “Auswahl (Dropdown)”. Dies garantiert, dass Mitglieder nur eine der Abstimmungsoptionen auswählen können und nicht z.B. 2 gleichzeitig..

Setzen Sie nun die gewünschten Werte, die zur Verfügung stehen sollen, z.B. “Ja”, “Nein”, “Enthaltung”:

Wenn Sie alle Felder eingestellt haben, klicken Sie bitte auf “Änderungen speichern”.

Verfügbarkeit im internen Bereich

Sie können definieren, wann und für wen die Abstimmungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen. Navigieren Sie hierzu über Kontakte>Kontaktfelder zu “Sichtbarkeit im internen Bereich”.

Sobald Sie für Ihre Kontakte auf “Änderbar” stellen (1), haben diese die Möglichkeit abzustimmen. Wenn Sie die GV Live bzw. Online stattfinden lassen, können Sie je nachdem an welchem Tagesordnungspunkt Sie sich befinden, die Felder erst auf Nicht verfügbar stellen und dann nach und nach passen auf “Änderbar” stellen.

Gleiche Einstellungen können Sie für Gruppenadministratoren wie Team- oder Gruppenchefs vornehmen (2).

Wenn nur jeder sein eigenes Ergebnis einsehen können soll, stellen Sie unter (3) auf “Keine”. Wenn Sie hier auf “Alle Kontakte” stellen können die Kontakte jeweils untereinander sehen, was die anderen gewählt haben.

Filterrollen erstellen

Um die Abstimmungsergebnisse anzeigen und auswerten zu können, können Sie sich entsprechende Filterrollen einrichten.

Gehen Sie hierzu in Ihrer Kontaktverwaltung links im Menü zu den Filterrollen, klicken Sie auf die drei Striche und wählen “Kategorien verwalten”. Fügen Sie dann eine neue Kategorie, z.B. “Abstimmung GV” hinzu:

Gehen Sie dann auf “Filterrollen verwalten…”. Legen Sie dann je Abstimmungspunkt und je Abstimmungsmöglichkeit eine entsprechende Filterrolle an. Die Kriterien können z.B. so aussehen:

Die Berechnung der Kontakte, die sich jeweils für eine der Option entschieden haben, wird einmal pro Tag nachts aktualisiert. Wenn Sie die aktuellen Daten ad hoc benötigen, können Sie über das Doppelpfeil-Symbol die Daten direkt aktualisieren.

Wenn Sie einen Überblick über die gesamte Anzahl an abgegebenen Stimmen haben möchten, können Sie auch hier eine Filterrolle anlegen und alle Antwortmöglichkeiten je Abstimmungspunkt als Filterkriterium hinzufügen, z.B. so:

Gespeicherte Filter nutzen

Wenn Sie eine Filterrolle für die abgegebenen Stimmen abgelegt haben, können Sie diesen für einen gespeicherten Filter benutzen, um sich die Stimmen anzeigen zu lassen, die nicht stimmberechtigt waren (z.B. Passivmitglieder):

Interne Ansicht für Mitglieder im internen Bereich

Mitglieder mit Zugriff zum internen Bereich finden die Abstimmungsfelder (2), wenn Sie nach dem Login über https://mein.fairgate.ch/VEREINSIDENTIFIER/internal/ auf den Menüreiter “Daten” gehen:

Sie können auch den Link unter (1) direkt mit Ihren Mitgliedern teilen, dieser leitet direkt zum Menüreiter weiter und die Mitglieder sparen sich einen Klick.

Variante 2: Formular auf Webseite

Voraussetzungen

Für diese Variante benötigen Sie:

• das Modul Webseite

• das Modul Intranet

Wann ist diese Variante sinnvoll?

Eine GV mit Hilfe eines eigens erstellten Formulars ist dann sinnvoll, wenn:

• wenn die GV bzw. die Traktanden optisch ansprechend auf einer eigenen Seite platziert werden und mit zusätzlichen Erklärungstexten versehen werden soll

• der Zugriff auf die Abstimmungsseite möglichst einfach sein soll

• Sie unsicher sind, ob Ihre Mitglieder sich ins Intranet einloggen können

• kann sowohl öffentlich als auch intern veröffentlicht werden

• die Abstimmung im Nachgang und nicht während der GV ausgewertet werden kann

Vorgehen

Einrichten einer Seite auf der Webseite für die GV

Wechseln Sie in den Bereich Webseite und gehen Sie über CMS auf “Navigation & Seiten”. Nun können Sie entweder in der Hauptnavigation, oder der Nebennavigation eine neue Seite für die GV erstellen:

In diesem Beispiel wird die Seite im Hauptmenü verknüpft:

Über das Schloss-Symbol (1) können Sie einstellen, ob der Menüpunkt öffentlich oder nur für eingeloggte Mitglieder sichtbar ist. Ist das Symbol grün, ist der Menüpunkt öffentlich sichtbar.

Sie können zudem entscheiden, ob der Menüpunkt überhaupt aktiv ist oder nicht (2) Ist auf “Ein” gestellt, ist der Menüpunkt aktiv. Generell empfehlen wir, den Menüpunkt zunächst zu deaktivieren, bis Sie alle notwendigen Parameter eingestellt haben.

CMS-Formular erstellen

Nachdem Sie einen neuen Menüpunkt hinzugefügt haben, weisen Sie diesem im CMS eine neue Seite zu. Ziehen Sie dann das CMS-Element “Formular” in die leere Box:

Legen Sie für das Formular je Abstimmungspunkt ein neues Formularfeld an (1) und die entsprechenden Abstimmungsoptionen als Auswahl (Dropdown) (2)

Sie können nach Bedarf weitere Formularfelder ergänzen. Um sicher zu stellen, dass nur Ihre Mitglieder abstimmen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

(1): Fragen Sie Namen und Vornamen des Abstimmenden ab - diese Werte können Sie mit Ihrer Mitgliederdatenbank abgleichen

(2): Lassen Sie sich bestätigen, dass der Abstimmende stimmberechtigt ist

(3): Fragen Sie die Kontakt-ID ab - diesen Wert erhalten Sie, wenn Sie die Mitgliederdaten als Excel exportieren und dabei den Haken setzen “Für Aktualisierungsimport aufbereiten”. Die eingegebene ID können Sie dann mit Ihrer Excel abgleichen

In Schritt Zwei können Sie nach Bedarf eine Bestätigungsmail konfigurieren.

Auf der Webseite sieht das Ergebnis in etwa so aus:

Wenn die erste Formularanfrage übermittelt wurde, finden Sie unter dem Menüpunkt CMS “Formularanfragen”. Dort können Sie die Ergebnisse einsehen: