INHALTSVERZEICHNIS

Einleitung

Unter dem Menüpunkt „Kontaktanbindung“ finden die Sie die Funktionen zur Konvertierung und Verknüpfung mit der Kontaktverwaltung in Fairgate.

Zusammenführen

Es kann vorkommen, dass sich Personen mit einer E-Mail-Adresse anmelden möchten, die bereits im System vorhanden ist. Wenn sich Mitglieder über den internen Bereich anmelden, sind die Systemdaten wie die primäre Mailadresse bereits vorausgefüllt.

Es kann aber vorkommen, dass sich aktive Mitglieder z.B. nicht über den internen Bereich, sondern direkt über den Eventlink anmelden, während sie nicht im Intranet eingeloggt sind. Dann geben diese ihre primäre Mailadresse per Hand ein.

In diesem Beispiel hat sich Annika Anders mit derselben Adresse angemeldet, die bereits bei ihrem im System vorhandenen Kontakt hinterlegt ist. Bei der Kontaktanbindung erkennt das System die primäre Mailadresse als Duplikat und bietet an, den Anmeldenden mit dem bestehenden Kontakt zusammen zu führen. Hierbei kann man entscheiden, ob die Daten aus dem Anmeldeformular übernommen werden sollen oder nicht.

Melden sich z.B. Ehepartner, Kinder oder Arbeitskollegen an, die dieselbe Mailadresse nutzen kann man auch hier die Kontaktzusammenführung durchführen

Es gilt zu beachten: In Fairgate ist die hinterlegte Primäre E-Mail-Adresse das einzigartige Merkmal, mit dem sich Kontakte voneinander unterscheiden lassen. Daher kann sie nur ein einziges Mal vergeben werden.

Es ist in diesem Fall allerdings möglich, alle Kontakte zu konvertieren, allerdings wird die primäre Mailadresse nur bei einem der Kontakte abgelegt.

Markieren Sie die zusammenzuführenden Kontakte mit einem Haken, öffnen Sie das Hamburger-Menü (drei Striche) und wählen Sie „Zusammenführen bzw. konvertieren zu Kontakt“.

Die Sicherheitsabfrage bittet Sie um Bestätigung:

Nach einem Klick auf „Zusammenführen/konvertieren“ wird Ihre Entscheidung gespeichert und in der Listen-Ansicht angezeigt:

In der Kontaktverwaltung können Sie jetzt sehen, dass alle drei Angemeldeten erstellt wurden und zusätzlich die E-Mail-Adresse als primäre bei Bill Sitter hinterlegt wurde:

Konvertieren

Sie können Teilnehmende, die noch keine Kontakte in Ihrer Kontaktverwaltung sind, durch „konvertieren zu Kontakt“ in Ihr System übernehmen.

Dazu setzen Sie einen Haken in das Kästchen neben den zu konvertierenden Teilnehmenden und klicken dann auf das Hamburger-Menü (drei Striche) und wählen „Zusammenführen bzw. konvertieren zu Ko ntakt“ aus.

Eine Sicherheitsabfrage bittet Sie darum, Ihre Auswahl abermals zu setzen und mit „Zusammenführen/konvertieren“ zu bestätigen:

Nachdem Sie das getan haben, taucht in Ihrer Kontaktanbindungs-Liste unter der Spalte „Zusammenführen / Konvertieren zu“ ein neuer Eintrag samt Link auf, in diesem Fall „Konvertiert to Aplast, Hans“.

Mit einem Klick darauf landen Sie in dem Datenblatt Ihres konvertierten Kontakts, der jetzt auch in Ihrer Kontaktverwaltung gespeichert wurde.

Zuweisung von Mitgliedschaften, Rollen oder Gruppen bei Kontaktzusammenführung

Wenn Sie Kontakte über die Kontaktanbindung zusammenführen, können Sie diesen gleich entweder eine Mitgliedschaft, eine (Verbands-)Rolle oder einer Gruppe zuordnen. Die jeweiligen Mitgliedschaften, Gruppen oder Rollen sollten Sie vorher in der Verwaltung angelegt haben.

Sie können z.B. die Zuordnung zu einer Rolle vornehmen, um auch nach Archivierung eines Events eine Übersicht zu erhalten, wer an einem Event in welchem Jahr teilgenommen hat. Ordnen Sie bei der Kontaktzusammenführung einfach z.B. die gewünschte Rolle zu:

Nach dem Zusammenführen finden Sie den Kontakt automatisch in den zugeordneten Rollen / Mitgliedschaften in der Verwaltung: