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| Table of Contents | ||||||||||||
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Einleitung
Unter dem Menüpunkt „Kontaktanbindung“ finden die Sie die Funktionen zur Konvertierung und Verknüpfung mit der Kontaktverwaltung in Fairgate.
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Insbesondere wenn auch Rechnungen erstellt werden sollen, ist es notwendig, die Teilnehmenden vorher über die Kontaktanbindung zu verarbeiten. Nur Teilnehmende mit Kontakt können eine Rechnung erhalten. |
Hier ein Überblick über die Funktionen beim Zusammenführen/Konvertieren:
Funktion | Weitere Funktionen | Beschreibung |
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Mit existierendem Kontakt zusammenführen | Wenn das System ein Duplikat z.B. anhand einer gleichen primären E-Mailadresse oder anhand desselben Namens erkennt, wird diese Option angeboten. | |
Daten nicht übernehmen | Wird hier der Haken rausgenommen, dann werden bestehende Kontaktfelder Daten mit den Daten aus der Anmeldung überschrieben. Hat ein bestehender Kontakt als Essenspräferenz z.B. vegetarisch angegeben, im Anmeldeformular aber vegan, würde die Information vegan am bestehenden Kontakt hinterlegt werden | |
In neuen Kontakt konvertieren | Legt einen neuen Kontakt im System an mit den Daten aus dem Event-Anmeldeformular. | |
mit oder ohne primäre E-Mail | Wurde zuvor ein Duplikat aufgrund derselben primären Mailadresse erkannt, wird der Kontakt als neuer Kontakt ohne primäre E-Mail-Adresse aufgenommen. Ansonsten wir die primäre E-Mail-Adresse aus den Anmeldedaten des Events genommen | |
Mit anderem Kontakt zusammenführen (Primäre E-Mail-Adresse des Kontaktes beibehalten) | Der Angemeldete wird mit einem aus dem System ausgewählten vorhandenen Kontakt zusammengeführt. Die primäre E-Mail-Adresse des im System bereits vorhandenen Kontaktes wird beibehalten | |
Daten nicht übernehmen | Wird hier der Haken rausgenommen, dann werden bestehende Kontaktfelder Daten mit den Daten aus der Anmeldung überschrieben. Hat ein bestehender Kontakt als Essenspräferenz z.B. vegetarisch angegeben, im Anmeldeformular aber vegan, würde die Information vegan am bestehenden Kontakt hinterlegt werden | |
Nicht zusammenführen/ | Bricht den Vorgang des Zusammenführens/Konvertierens ab |
Zusammenführen
Es kann vorkommen, dass sich Personen mit einer E-Mail-Adresse anmelden möchten, die bereits im System vorhanden ist. Wenn sich Mitglieder über den internen Bereich anmelden, sind die Systemdaten wie die primäre Mailadresse bereits vorausgefüllt.
Es kann aber vorkommen, dass sich aktive Mitglieder z.B. nicht über den internen Bereich, sondern direkt über den Eventlink anmelden, während sie nicht im Intranet eingeloggt sind. Dann geben diese ihre primäre Mailadresse per Hand ein.
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In der Kontaktverwaltung können Sie jetzt sehen, dass alle drei Angemeldeten erstellt wurden und zusätzlich die E-Mail-Adresse als primäre bei Bill Sitter hinterlegt wurde:
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Konvertieren
Sie können Teilnehmende, die noch keine Kontakte in Ihrer Kontakt-Verwaltung Kontaktverwaltung sind, durch „konvertieren zu Kontakt“ in Ihr System übernehmen.
| Info |
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Konvertierte Kontakte zählen als aktive Kontakte und belasten daher Ihr Kontaktlimit. Achten Sie darauf, dass Ihr Kontaktlimit entsprechend ausreichend ist. |
Dazu szen Sie einen Haken in das Kästchen neben den zu konvertierenden Teilnehmenden und klicken dann auf das Hamburger-Menü (drei Striche) und wählen „Zusammenführen bzw. konvertieren zu Kontakt“ Ko ntakt“ aus.
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Eine Sicherheitsabfrage bittet Sie darum, Ihre Auswahl abermals zu setzen und mit „Zusammenführen/konvertieren“ zu bestätigen:
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Nachdem Sie das getan haben, taucht in Ihrer Kontaktanbindungs-Liste unter der Spalte „Zusammenführen / Konvertieren zu“ ein neuer Eintrag samt Link auf, in diesem Fall „Konvertiert to Aplast, Hans“.
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Mit einem Klick darauf landen Sie in dem Datenblatt Ihres konvertierten Kontakts, der jetzt auch in Ihrer Kontaktverwaltung gespeichert wurde.
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Zuweisung von Mitgliedschaften, Rollen oder Gruppen bei Kontaktzusammenführung
Wenn Sie Kontakte über die Kontaktanbindung zusammenführen, können Sie diesen gleich entweder eine Mitgliedschaft, eine (Verbands-)Rolle oder einer Gruppe zuordnen. Die jeweiligen Mitgliedschaften, Gruppen oder Rollen sollten Sie vorher in der Verwaltung angelegt haben.
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