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Generalversammlung (GV) mit Fairgate - Einleitung
Wir möchten Ihnen zwei Möglichkeiten vorstellen, wie Sie Ihre GV online durchführen können. In den Videos finden Sie eine kurze Einführung und Anleitung für die jeweilige Option:
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Hierfür bietet es sich an, eine eigene Übersicht über das Vorgehen auf Ihrer Webseite, intern oder öffentlich, zu platzieren und Ihren Mitgliedern im Vorfeld alle benötigten Dokumente und Informationen dort zur Verfügung zu stellen. Auf diese Weise können Sie auch allen Ihren Mitgliedern nahelegen, sich im Fairgate Intranet einzuloggen (Quick-Tip Video „Erster Login“) und die eigenen hinterlegten Daten zu überprüfen.
*Was tun, wenn nicht alle Mitglieder per Email angeschrieben werden können und sich online nicht einloggen können oder wollen?
Senden Sie diesen Mitgliedern einen Brief mit allen relevanten Informationen. Hier können Sie z.B. eine Briefabstimmung ermöglichen. So gewährleisten Sie auch auf diesem Wege die Rechtskonformität Ihrer GV.
Woher wissen Sie, welche Ihrer Mitglieder keine hinterlegte Email-Adresse haben? Filtern Sie ganz einfach über Ihre Kontaktverwaltung alle Mitglieder ohne Email-Adresse heraus und schreiben Sie diese per Brief an. Hierfür eignet sich das Fairgate Serienbriefmodul.
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Legen Sie für das Formular je Abstimmungspunkt ein neues Formularfeld an (1) und die entsprechenden Abstimmungsoptionen als Auswahl (CheckboxDropdown) (2)
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Sie können nach Bedarf weitere Formularfelder ergänzen. Um sicher zu stellen, dass nur Ihre Mitglieder abstimmen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten:
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(1)
: Fragen Sie Namen und Vornamen des Abstimmenden ab - diese Werte können Sie mit Ihrer Mitgliederdatenbank abgleichen
(2): Lassen Sie sich bestätigen, dass der Abstimmende stimmberechtigt ist
(3): Fragen Sie die Kontakt-ID ab - diesen Wert erhalten Sie, wenn Sie die Mitgliederdaten als Excel exportieren und dabei den Haken setzen “Für Aktualisierungsimport aufbereiten”. Die eingegebene ID können Sie dann mit Ihrer Excel abgleichen
In Schritt Zwei können Sie nach Bedarf eine Bestätigungsmail konfigurieren.
Auf der Webseite sieht das Ergebnis in etwa so aus:
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Wenn die erste Formularanfrage übermittelt wurde, finden Sie unter dem Menüpunkt CMS “Formularanfragen”. Dort können Sie die Ergebnisse einsehen:
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