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*Was tun, wenn nicht alle Mitglieder per Email angeschrieben werden können und sich online nicht einloggen können oder wollen?
Senden Sie diesen Mitgliedern einen Brief mit allen relevanten Informationen. Hier können Sie z.B. eine Briefabstimmung ermöglichen. So gewährleisten Sie auch auf diesem Wege die Rechtskonformität Ihrer GV.
Woher wissen Sie, welche Ihrer Mitglieder keine hinterlegte Email-Adresse haben? Filtern Sie ganz einfach über Ihre Kontaktverwaltung alle Mitglieder ohne Email-Adresse heraus und schreiben Sie diese per Brief an. Hierfür eignet sich das Fairgate Serienbriefmodul.
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Variante 1: Kontaktfelder im Intranet
Voraussetzungen
Für diese Variante benötigen Sie:
das Modul Intranet
Mitglieder müssen einen Zugang zu Fairgate haben und sich einloggen können
Wann ist diese Variante sinnvoll?
Eine GV mit Hilfe von eigens erstellten Kontaktfeldern ist dann sinnvoll, wenn:
nur stimmberechtigte Mitglieder Stimmen abgeben können, ohne dass Sie eine zusätzliche Kontrollinstanz einrichten müssen (wie z.B. eine Codegenerierung)
Sie eine Auswertung nach abgegebenen, gültigen und ungültigen Stimmen benötigen -
Sie eine namentliche Abstimmung wünschen
Sie eine Liveabstimmung z.B. via zoom durchführen wollen
Sie mittels Filtern eine einfache und jederzeit aktuelle Auswertung wünschen
Vorgehen
Kontaktfelder anlegen
Zunächst benötigen wir die für unsere Abstimmung relevanten Kontaktfelder. Gehen Sie hierzu in der Verwaltung über Kontakte>Kontaktfelder zur Verwaltung der Kontaktfelder.
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Wenn Sie alle Felder eingestellt haben, klicken Sie bitte auf “Änderungen speichern”.
Verfügbarkeit im internen Bereich
Sie können definieren, wann und für wen die Abstimmungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen. Navigieren Sie hierzu über Kontakte>Kontaktfelder zu “Sichtbarkeit im internen Bereich”.
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Wenn nur jeder sein eigenes Ergebnis einsehen können soll, stellen Sie unter (3) auf “Keine”. Wenn Sie hier auf “Alle Kontakte” stellen können die Kontakte jeweils untereinander sehen, was die anderen gewählt haben.
Filterrollen erstellen
Um die Abstimmungsergebnisse anzeigen und auswerten zu können, können Sie sich entsprechende Filterrollen einrichten.
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Wenn Sie einen Überblick über die gesamte Anzahl an abgegebenen Stimmen haben möchten, können Sie auch hier eine Filterrolle anlegen und alle Antwortmöglichkeiten je Abstimmungspunkt als Filterkriterium hinzufügen, z.B. so:
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Gespeicherte Filter nutzen
Wenn Sie eine Filterrolle für die abgegebenen Stimmen abgelegt haben, können Sie diesen für einen gespeicherten Filter benutzen, um sich die Stimmen anzeigen zu lassen, die nicht stimmberechtigt waren (z.B. Passivmitglieder):
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Interne Ansicht für Mitglieder im internen Bereich
Mitglieder mit Zugriff zum internen Bereich finden die Abstimmungsfelder (2), wenn Sie nach dem Login über https://mein.fairgate.ch/VEREINSIDENTIFIER/internal/ auf den Menüreiter “Daten” gehen:
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Sie können auch den Link unter (1) direkt mit Ihren Mitgliedern teilen, dieser leitet direkt zum Menüreiter weiter und die Mitglieder sparen sich einen Klick.
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Variante 2: Formular auf Webseite
Voraussetzungen
Für diese Variante benötigen Sie:
das Modul Webseite
das Modul Intranet
Wann ist diese Variante sinnvoll?
Eine GV mit Hilfe eines eigens erstellten Formulars ist dann sinnvoll, wenn:
wenn die GV bzw. die Traktanden optisch ansprechend auf einer eigenen Seite platziert werden und mit zusätzlichen Erklärungstexten versehen werden soll
der Zugriff auf die Abstimmungsseite möglichst einfach sein soll
Sie unsicher sind, ob Ihre Mitglieder sich ins Intranet einloggen können
kann sowohl öffentlich als auch intern veröffentlicht werden
die Abstimmung im Nachgang und nicht während der GV ausgewertet werden kann
Vorgehen
Einrichten einer Seite auf der Webseite für die GV
Wechseln Sie in den Bereich Webseite und gehen Sie über CMS auf “Navigation & Seiten”. Nun können Sie entweder in der Hauptnavigation, oder der Nebennavigation eine neue Seite für die GV erstellen:
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Sie können zudem entscheiden, ob der Menüpunkt überhaupt aktiv ist oder nicht (2) 
Ist auf “Ein” gestellt, ist der Menüpunkt aktiv. Generell empfehlen wir, den Menüpunkt zunächst zu deaktivieren, bis Sie alle notwendigen Parameter eingestellt haben.
CMS-Formular erstellen
Nachdem Sie einen neuen Menüpunkt hinzugefügt haben, weisen Sie diesem im CMS eine neue Seite zu. Ziehen Sie dann das CMS-Element “Formular” in die leere Box:
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