Bankfile in Fairgate einlesen
Wenn Sie für Rechnungen ein SEPA-File erstellt und in Ihrer Bank eingelesen haben, werden die verknüpften Beträge innerhalb eines definierten Zeitraums eingezogen und als Gutschriften auf Ihrem Konto verbucht.
Sollten Sie die entsprechenden Rechnungen nicht zuvor in den Status “Bezahlt” gesetzt haben, können Sie dies auch mit Import des Camt-Files tun.
Das entsprechende File aus Ihrer Bank können Sie in Fairgate hier importieren:
Wichtig: Beträge, die überwiesen und nicht per Lastschrifteinzug bezahlt werden, können in Fairgate nicht mit einer Rechnungsnummer automatisiert gematched werden!
Tipp: Schliessen Sie diese Buchungen beim Import aus und setzen Sie diese Rechnungen per Hand auf “Bezahlt” um Doppelbuchungen zu vermeiden
Rechtliches
Die Pflicht zur Vorabankündigung bei SEPA-Lastschriften ergibt sich aus den SEPA-Richtlinien der European Payments Council (EPC). Konkret ist die Vorabankündigung (Pre-Notification) in den SEPA Core Direct Debit Scheme Rulebooks festgelegt. Gemäß diesen Regelwerken muss der Zahlungsempfänger den Zahlungspflichtigen mindestens 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstermin über den Einzug informieren, sofern keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde.
In Deutschland wird diese Vorgabe durch das Einführungsgesetz zum Bürgerlichen Gesetzbuche (EGBGB) unterstützt, insbesondere durch Artikel 248 § 13, der Informationspflichten bei Zahlungsvorgängen regelt.
Einstellungen in Fairgate
Bevor sie das SEPA-Lastschriftverfahren nutzen können, müssen Sie in Ihrem Fairgatemandanten bestimmte Einstellungen vornehmen.
Lastschriftmandat des Zahlungspflichtigen
Bei Ihren Kontakten finden Sie unter dem Menüreiter “Finanzen” die folgenden Einstellungsmöglichkeiten:
(1): Tragen Sie hier die IBAN des Mitglieds ein und
(2): die entsprechende BIC sowie
(3): den Namen des/der Kontoinhaber/-in
(4): Sobald Sie hier den Haken setzen, werden die weiteren Felder bearbeitbar
(5): Die Mandatsreferenz wird automatisch generiert, Sie können diese aber auch anpassen. Wenn Sie den Haken bei “Anpassen” setzen, wird das Feld bearbeitbar. Die Mandatsreferenz wird beim Import der Pain.008-Dateien der Bank mitgegeben
(6): Geben Sie hier das Unterschriftsdatum des SEPA-Mandates ein (also, wann hat Ihr Mitglied diesem zugestimmt - das kann z.B. mit Aufnahme in den Verein sein)
(7): Wählen Sie hier den SEPA-Lastschrift-Typ. Bei neuen Mandaten wählen Sie btte “Erstmalig”, danach wird der Wert automatisch auf “Wiederkehrend” gesetzt. Für einmalige Lastschriften wählen Sie “Einmalig”
Einstellungen beim Finanzinstitut
Für das entsprechende hinterlegte Finanzinstitut unter Finanzen>Buchhaltung>Einstellungen müssen Sie SEPA-Lastschrift aktivieren und eine Gläubiger Identifikationsnummer hinterlegen:
Rechnungen erstellen
Haken Sie z.B. einen Kontakt an und erstellen Sie für diesen eine Rechnung, oder erstellen Sie einen neuen Rechnungsentwurf und geben an, welchen Kontakten Sie eine Rechnung schreiben möchten.
Die Rechnungsstammdaten unterscheiden sich nicht von einer gewöhnlichen Rechnungsentwurfserstellung.
Im Prozess des Rechnungsversandes kann nun als 1. Priorität für den Bezahlkanal SEPA-Lastschrift ausgewählt werden. Sollten bzgl. der SEPA Angaben Daten fehlen oder fehlerhaft sein, kann man auch noch einen Bezahlkanal 2. Priorität definieren:
Zudem kann man die Rechnung zusätzlich per E-Mail versenden werden, um die Mitglieder über den Einzug zu informieren (z.B. 2 Wochen im Voraus).
Bitte informieren Sie sich vorab über die in Deutschland geltenden rechtlichen Informationspflichten bzgl. SEPA-Lastschriftverfahren
Im nächsten Schritt können Sie das Einzugsdatum nach Bedarf selbst definieren. Wenn Sie hier keinen Haken setzen, werden die Daten automatisch gesetzt:
Wenn Sie den Rechnungsversand abschliessen, wird im Hintergrund ein SEPA-Lastschriftauftrag erstellt. Diesen können Sie nun als XML herunterladen und in Ihrer Bank hochladen:
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