INHALTSVERZEICHNIS
Generalversammlung (GV) mit Fairgate - Einleitung
Wir möchten Ihnen zwei Möglichkeiten vorstellen, wie Sie Ihre GV online durchführen können. In den Videos finden Sie eine kurze Einführung und Anleitung für die jeweilige Option:
Beide Varianten bieten Ihnen einen hohen Grad an Sicherheit, da Sie mithilfe von Fairgate verschiedene Möglichkeiten haben, die Stimmabgabe nur für stimmberechtige Mitglieder zuzulassen.
Vorbereitung
Wichtig ist in jedem Fall eine gute Vorbereitung und eine rechtzeitige Information aller Ihrer Mitglieder.
Hierfür bietet es sich an, eine eigene Übersicht über das Vorgehen auf Ihrer Webseite, intern oder öffentlich, zu platzieren und Ihren Mitgliedern im Vorfeld alle benötigten Dokumente und Informationen dort zur Verfügung zu stellen. Auf diese Weise können Sie auch allen Ihren Mitgliedern nahelegen, sich im Fairgate Intranet einzuloggen (Quick-Tip Video „Erster Login“) und die eigenen hinterlegten Daten zu überprüfen.
*Was tun, wenn nicht alle Mitglieder per Email angeschrieben werden können und sich online nicht einloggen können oder wollen?
Senden Sie diesen Mitgliedern einen Brief mit allen relevanten Informationen. Hier können Sie z.B. eine Briefabstimmung ermöglichen. So gewährleisten Sie auch auf diesem Wege die Rechtskonformität Ihrer GV.
Woher wissen Sie, welche Ihrer Mitglieder keine hinterlegte Email-Adresse haben? Filtern Sie ganz einfach über Ihre Kontaktverwaltung alle Mitglieder ohne Email-Adresse heraus und schreiben Sie diese per Brief an. Hierfür eignet sich das Fairgate Serienbriefmodul.
Variante 1: Kontaktfelder im Intranet
Voraussetzungen
Für diese Variante benötigen Sie:
das Modul Intranet
Mitglieder müssen einen Zugang zu Fairgate haben und sich einloggen können
Wann ist diese Variante sinnvoll?
Eine GV mit Hilfe von eigens erstellten Kontaktfeldern ist dann sinnvoll, wenn:
nur stimmberechtigte Mitglieder Stimmen abgeben können, ohne dass Sie eine zusätzliche Kontrollinstanz einrichten müssen (wie z.B. eine Codegenerierung)
Sie eine Auswertung nach abgegebenen, gültigen und ungültigen Stimmen benötigen -
Sie eine namentliche Abstimmung wünschen
Sie eine Liveabstimmung z.B. via zoom durchführen wollen
Sie mittels Filtern eine einfache und jederzeit aktuelle Auswertung wünschen
Vorgehen
Kontaktfelder anlegen
Zunächst benötigen wir die für unsere Abstimmung relevanten Kontaktfelder. Gehen Sie hierzu in der Verwaltung über Kontakte>Kontaktfelder zur Verwaltung der Kontaktfelder.
Erstellen Sie ganz unten auf der Seite eine neue Kategorie z.B. “Abstimmung GV”. Über “Kontaktfeld hinzufügen” erstellen Sie die jeweiligen Abstimmungspunkte:
Klappen Sie dann jeweils pro Kontaktfeld die Optionen auf und wählen Sie den Kontaktfeldtyp “Auswahl (Dropdown)”. Dies garantiert, dass Mitglieder nur eine der Abstimmungsoptionen auswählen können und nicht z.B. 2 gleichzeitig..
Setzen Sie nun die gewünschten Werte, die zur Verfügung stehen sollen, z.B. “Ja”, “Nein”, “Enthaltung”:
Wenn Sie alle Felder eingestellt haben, klicken Sie bitte auf “Änderungen speichern”.
Verfügbarkeit im internen Bereich
Sie können definieren, wann und für wen die Abstimmungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen. Navigieren Sie hierzu über Kontakte>Kontaktfelder zu “Sichtbarkeit im internen Bereich”.
Sobald Sie für Ihre Kontakte auf “Änderbar” stellen (1), haben diese die Möglichkeit abzustimmen. Wenn Sie die GV Live bzw. Online stattfinden lassen, können Sie je nachdem an welchem Tagesordnungspunkt Sie sich befinden, die Felder erst auf Nicht verfügbar stellen und dann nach und nach passen auf “Änderbar” stellen.
Gleiche Einstellungen können Sie für Gruppenadministratoren wie Team- oder Gruppenchefs vornehmen (2).
Wenn nur jeder sein eigenes Ergebnis einsehen können soll, stellen Sie unter (3) auf “Keine”. Wenn Sie hier auf “Alle Kontakte” stellen können die Kontakte jeweils untereinander sehen, was die anderen gewählt haben.
Filterrollen erstellen
Gespeicherte Filter nutzen
Variante 2: Formular auf Webseite
Voraussetzungen
Für diese Variante benötigen Sie:
das Modul Webseite
das Modul Intranet
Wann ist diese Variante sinnvoll?
Eine GV mit Hilfe eines eigens erstellten Formulars ist dann sinnvoll, wenn:
wenn die GV bzw. die Traktanden optisch ansprechend auf einer eigenen Seite platziert werden und mit zusätzlichen Erklärungstexten versehen werden soll
der Zugriff auf die Abstimmungsseite möglichst einfach sein soll
Sie unsicher sind, ob Ihre Mitglieder sich ins Intranet einloggen können
kann sowohl öffentlich als auch intern veröffentlicht werden
die Abstimmung im Nachgang und nicht während der GV ausgewertet werden kann
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