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Kontakte mittels "Update-Import" aktualisieren
Was ist ein «Update-Import»?
Beim Update-Import werden die Kontaktdaten in einer Exportdatei (also einer CSV-Tabelle) geändert. Danach wird die überarbeitete Liste wieder importiert.
Wie wird ein «Update-Import» durchgeführt?
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Gehen Sie zu einer Kontakttabelle.
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Wählen Sie die benötigten Kontaktfelder über die Spalteneinstellungen.
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Wenn nötig filtern Sie die zu aktualisierenden Kontakte und selektieren diese (Häkchen bei Checkboxen setzen). Falls sowohl Firmenkontakte als auch Einzelpersonen aktualisiert werden sollen, müssen diese separat gefiltert werden, da sie nicht zusammen aktualisiert werden können.
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Auf der folgenden Seite wählen Sie Option «Exportdatei für Aktualisierungsimport optimieren».
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Klicken Sie auf «Exportieren».
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Ändern Sie die entsprechenden Werte in einem Tabellenkalkulationsprogramm.
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Ersetzen Sie bestimmte ausgeschriebene Werte mit den Importwerten (bspw. Geschlecht „weiblich“ ändern in „2“). Weitere Informationen dazu finden Sie hier.
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In der Kontakttabelle klicken Sie über das Aktionsmenü auf «Importieren».
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Auf der folgenden Seite gehen Sie zum Reiter «Existierende Kontakte aktualisieren»
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Führen Sie wie gewohnt die Importschritte durch.
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Kontakte importieren
Wo werden Kontakte importiert?
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Sie können die Importdatei in Microsoft Excel oder einem vergleichbaren Tabellenkalkulationsprogramm vorbereiten. Die Tabelle muss eine Zeile je Kontakt und eine Spalte je Datenfeld aufweisen.
Für Firmen/Organisationen (mit/ohne Hauptkontakt) und für Privatpersonen muss je eine eigene Importdatei erstellt werden. Weitere Informationen zu Zuweisungen mittels Import finden Sie in den nachfolgenden Kapiteln dieser Handbuchseite.
Sie können die folgenden Tabellen benutzen um Ihre Daten für den Import aufzubereiten: Importhilfe-Tabellen
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Überprüfen Sie, ob alle Werte der Tabelle im richtigen Format vorliegen und die offizielle Identifizierung/Benennung haben, insbesondere: |
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Geschlecht | 1 (= männlich), 2 (= weiblich) |
Anredeart | 1 (= Sie-Form), 2 (= Du-Form) |
Haupt E-Mail Adresse (importieren in Kontaktfeld Primäre E-Mail) | Das ist der eindeutige Identifizierer eines Kontaktes (dient u.a. als Loginname). In einer Spalte mit E-Mail-Adressen, welche Sie in das Kontaktfeld „Primäre E-Mail“ importieren wollen, darf deshalb keine E-Mail-Adresse mehrfach vorkommen. Falls Sie bei Kindern die E-Mail-Adresse eines Elternteil erfasst haben und diese bereits im System existiert oder ebenfalls in der Importdatei steht, dann sollten Sie eine weitere Spalte Eltern-E-Mail erstellen und die Adresse entsprechend dorthin verschieben. |
Datum | Kalenderdaten (z.B. Geburtsdatum oder Eintrittsdatum) müssen im Format TT.MM.JJJJ vorliegen, also z.B. 31.12.2000 |
Nationalität | Für die Felder für die Nationalität (Nationalität 1 und Nationalität 2) muss ein Ländercode verwendet werden (z.b. „DE“, „FR“, „IT“, „GB“, etc.). Alle offiziellen Ländercodes. |
Korrespondenzsprache | Falls Ihr Verein Mehrsprachigkeit anbieten will, können Sie mit diesem Feld die Sprache jedes Kontakts festlegen (z.b. „de“, „fr“, „it“, „en“, etc.); alle offiziellen Sprachcodes nach ISO 639.1. |
Zugang interner Bereich | Zugang (-srecht) zum Modul „interner Bereich“ in Fairgate für ein Mitglied: 0 (= Login nicht ermöglichen), 1 (= Login ermöglichen) |
Sichtbarkeit interner Bereich | Unsichtbarkeit (im internen Bereich) in Fairgate für ein Mitglied: 0 (= Unsichtbar), 1 (= Sichtbar) [Ist im Moment nicht verwendbar] |
Versandpräferenz | 1 (= Briefpost), 2 (= E-Mail) |
Newsletter-Abonnement | 1 (= Ja), 0 (= Nein) |
Mitgliedschaft | Spalte mit den Mitgliedschaften Ihrer Organisation. |
Eintrittsdatum / Austrittsdatum | Datum von 01.01.1900 bis heute ist gültig. Austrittsdatum muss jünger als das Eintrittsdatum sein und darf nicht in der Zukunft liegen. |
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Wollen Sie keine neuen Kontakte importieren, sondern bestehende aktualisieren, müssen Sie den Import «Existierende Kontakte aktualisieren» benutzen. Dazu wählen den gleichlautenden Reiter, an Stelle von «Neue Kontakte importieren».
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Kontakte mittels "Update-Import" aktualisieren
Was ist ein «Update-Import»?
Beim Update-Import werden die Kontaktdaten in einer Exportdatei (also einer CSV-Tabelle) geändert. Danach wird die überarbeitete Liste wieder importiert.
Wie wird ein «Update-Import» durchgeführt?
Gehen Sie zu einer Kontakttabelle.
Wählen Sie die benötigten Kontaktfelder über die Spalteneinstellungen.
Wenn nötig filtern Sie die zu aktualisierenden Kontakte und selektieren diese (Häkchen bei Checkboxen setzen). Falls sowohl Firmenkontakte als auch Einzelpersonen aktualisiert werden sollen, müssen diese separat gefiltert werden, da sie nicht zusammen aktualisiert werden können.
Klicken Sie über das Aktionsmenü auf «Exportieren».
Auf der folgenden Seite wählen Sie Option «Exportdatei für Aktualisierungsimport optimieren».
Klicken Sie auf «Exportieren».
Ändern Sie die entsprechenden Werte in einem Tabellenkalkulationsprogramm.
Ersetzen Sie bestimmte ausgeschriebene Werte mit den Importwerten (bspw. Geschlecht „weiblich“ ändern in „2“). Weitere Informationen dazu finden Sie hier.
In der Kontakttabelle klicken Sie über das Aktionsmenü auf «Importieren».
Auf der folgenden Seite gehen Sie zum Reiter «Existierende Kontakte aktualisieren»
Vergessen Sie nicht, anzuhaken, was Ihre Datei enthält → “Privatperson”, “Firmen MIT Hauptkontakt” oder “Firmen OHNE Hauptkontakt”
Führen Sie wie gewohnt die Importschritte durch.
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Kontakte exportieren
Alle Kontakte exportieren
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Sie können dann jeweils über das blaue Plus-Symbol der Tabelle Spalten hinzufügen.
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Wenn Sie für einen Versand nur eine Adresse pro Haushalt benötigen, können Sie diese filtern, indem Sie die Kriterien „Nicht Haushaltskontakt“ oder „Hauptkontakt“ miteinander verbinden.
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Änderungslog exportieren
In der Kontaktverwaltung können Sie den Änderungslog innerhalb eines definierten Zeitraumes für bestimmte Daten exportieren:
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