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Kontakte mittels "Update-Import" aktualisieren
Was ist ein «Update-Import»?
Beim Update-Import werden die Kontaktdaten in einer Exportdatei (also einer CSV-Tabelle) geändert. Danach wird die überarbeitete Liste wieder importiert.
Wie wird ein «Update-Import» durchgeführt?
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Gehen Sie zu einer Kontakttabelle.
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Wählen Sie die benötigten Kontaktfelder über die Spalteneinstellungen.
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Wenn nötig filtern Sie die zu aktualisierenden Kontakte und selektieren diese (Häkchen bei Checkboxen setzen). Falls sowohl Firmenkontakte als auch Einzelpersonen aktualisiert werden sollen, müssen diese separat gefiltert werden, da sie nicht zusammen aktualisiert werden können.
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Auf der folgenden Seite wählen Sie Option «Exportdatei für Aktualisierungsimport optimieren».
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Klicken Sie auf «Exportieren».
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Ändern Sie die entsprechenden Werte in einem Tabellenkalkulationsprogramm.
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Ersetzen Sie bestimmte ausgeschriebene Werte mit den Importwerten (bspw. Geschlecht „weiblich“ ändern in „2“). Weitere Informationen dazu finden Sie hier.
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In der Kontakttabelle klicken Sie über das Aktionsmenü auf «Importieren».
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Auf der folgenden Seite gehen Sie zum Reiter «Existierende Kontakte aktualisieren»
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Führen Sie wie gewohnt die Importschritte durch.
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Kontakte importieren
Wo werden Kontakte importiert?
In jeder Kontakttabelle über das Aktionsmenü mittels Klick auf «Importieren», sofern kein Kontakt vorgängig selektiert wurde (dadurch ändern sich die Aktionen des Menüs). Nach dem Klick gelangt man zu Schritt 1 des Importprozesses.
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| Note |
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WICHTIG: Bitte überprüfen Sie vor einem Import, ob Ihr gebuchtes Basispaket noch ausreichend zulässige Kontakte zulässt. Sie können nicht mehr Kontakte importieren, als Sie gemäss gebuchten Paket zur Verfügung haben. |
Importdatei vorbereiten
Sie können die Importdatei in Microsoft Excel oder einem vergleichbaren Tabellenkalkulationsprogramm vorbereiten. Die Tabelle muss eine Zeile je Kontakt und eine Spalte je Datenfeld aufweisen.
Für Firmen/Organisationen (mit/ohne Hauptkontakt) und für Privatpersonen muss je eine eigene Importdatei erstellt werden. Weitere Informationen zu Zuweisungen mittels Import finden Sie in den nachfolgenden Kapiteln dieser Handbuchseite.
Sie können die folgenden Tabellen benutzen um Ihre Daten für den Import aufzubereiten: Importhilfe-Tabellen
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Überprüfen Sie, ob alle Werte der Tabelle im richtigen Format vorliegen und die offizielle Identifizierung/Benennung haben, insbesondere: |
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Geschlecht | 1 (= männlich), 2 (= weiblich) |
Anredeart | 1 (= Sie-Form), 2 (= Du-Form) |
Haupt E-Mail Adresse (importieren in Kontaktfeld Primäre E-Mail) | Das ist der eindeutige Identifizierer eines Kontaktes (dient u.a. als Loginname). In einer Spalte mit E-Mail-Adressen, welche Sie in das Kontaktfeld „Primäre E-Mail“ importieren wollen, darf deshalb keine E-Mail-Adresse mehrfach vorkommen. Falls Sie bei Kindern die E-Mail-Adresse eines Elternteil erfasst haben und diese bereits im System existiert oder ebenfalls in der Importdatei steht, dann sollten Sie eine weitere Spalte Eltern-E-Mail erstellen und die Adresse entsprechend dorthin verschieben. |
Datum | Kalenderdaten (z.B. Geburtsdatum oder Eintrittsdatum) müssen im Format TT.MM.JJJJ vorliegen, also z.B. 31.12.2000 |
Nationalität | Für die Felder für die Nationalität (Nationalität 1 und Nationalität 2) muss ein Ländercode verwendet werden (z.b. „DE“, „FR“, „IT“, „GB“, etc.). Alle offiziellen Ländercodes. |
Korrespondenzsprache | Falls Ihr Verein Mehrsprachigkeit anbieten will, können Sie mit diesem Feld die Sprache jedes Kontakts festlegen (z.b. „de“, „fr“, „it“, „en“, etc.); alle offiziellen Sprachcodes nach ISO 639.1. |
Zugang interner Bereich | Zugang (-srecht) zum Modul „interner Bereich“ in Fairgate für ein Mitglied: 0 (= Login nicht ermöglichen), 1 (= Login ermöglichen) |
Sichtbarkeit interner Bereich | Unsichtbarkeit (im internen Bereich) in Fairgate für ein Mitglied: 0 (= Unsichtbar), 1 (= Sichtbar) [Ist im Moment nicht verwendbar] |
Versandpräferenz | 1 (= Briefpost), 2 (= E-Mail) |
Newsletter-Abonnement | 1 (= Ja), 0 (= Nein) |
Mitgliedschaft | Spalte mit den Mitgliedschaften Ihrer Organisation. |
Eintrittsdatum / Austrittsdatum | Datum von 01.01.1900 bis heute ist gültig. Austrittsdatum muss jünger als das Eintrittsdatum sein und darf nicht in der Zukunft liegen. |
Korrespondenzsprachen
Sie können in den Vereinseinstellungen mehrere Korrespondenz- und Systemsprachen festlegen. Dies erfolgt über das Menu, dass den Namen Ihres Vereins trägt. Dort kommen Sie unter „Einstellungen“ direkt auf den Reiter „Sprachen und Formate“.
Wenn Sie dort mehr als eine Sprache einrichten, können Sie Kontakte mit einer dieser festgelegten Sprachen importieren.
Aliasname
Falls die Kommunikation für Korrespondenz- und/oder Rechnungsadresse an eine andere Person gehen, kann ein Aliasname angegeben werden. Mit diesem Feld bzw. dieser Spalte bestimmen Sie dies individuell pro Kontakt. Das Kontaktfeld „Aliasname“ muss vor Verwendung über „Kontakte“ – „Kontaktfelder“ – „Verwaltung“ aktiviert werden.
Mitgliedschaft
Wenn Sie Mitglieder mit unterschiedlichen Mitgliedschaften importieren möchten, müssen Sie im Vorfeld die Mitgliedschaften in Fairgate hinterlegen. Achten Sie bitte auf die zeichengenaue Übereinstimmung zwischen den in Fairgate hinterlegten Mitgliedschaften und den Werten in der Spalte „Mitgliedschaft“.
Zugehörigkeiten beim Import setzen
Die «Zugehörigkeit» kann nur für alle Kontakte eines Importvorgangs gesetzt werden. Unter Umständen macht es Sinn, die Kontakte in weitere Importdateien aufzuteilen, damit Sie alle Kontakte einer Importdatei direkt einer «Zugehörigkeit» zuweisen können.
Schritte im Importprozess
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Schritt 1: Importdatei
Eine Datei pro Kontakttyp
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Mit Windows Betriebssystem: Dazu gehen Sie in Microsoft Excel (oder einem vergleichbaren Programm) auf „Speichern unter“ und wählen als Dateityp zwingend „CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv)“.
Mit Excel auf OS X Bestriebssystem (Mac): Dazu gehen Sie in Microsoft Excel auf „Speichern unter“ und wählen als Dateityp zwingend „Windows-kommagetrennt (.csv)“ (zu finden unter «Spezielle Formate»). Achtung: Trotz der Bezeichnung «kommagetrennt» wird das CSV mit dieser Einstellung mit Semikolon-getrennten Werten gespeichert.
Schritt 2: Datenzuweisung
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In diesem Schritt weisen Sie die Werte der Spalten Ihrer Importdatei den existierenden Fairgate Kontaktfeldern zu. Die Option „Erste Zeile nicht importieren“ sollten Sie dann wählen, wenn es in Ihrer Importdatei Spaltentitel gibt. Beachten Sie zudem die zwingend notwendigen Kontaktfeldzuweisungen (siehe oben ‚Pflichtfelder je Kontakttyp‘).
Schritt 3: Importdateikorrektur
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Falls das System in Ihrer Datei Fehler findet, wird Ihnen das in diesem Schritt angezeigt. Sie könne anhand der Korrekturinformationen Ihre Datei berichtigen und im gleichen Schritt nochmals hochladen. Beachten Sie, dass Sie keine Spalten entfernen sollten, da erneut die Datenzuweisungen aus Schritt 2 verwendet werden.
Schritt 4: Duplikatehandhabung
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Duplikate werden beim Import erkannt, wenn entweder:
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Falls zwei Kontakte, zum Beispiel zwei junge Geschwister, nur die Mailadresse ihres Vaters oder ihrer Mutter haben, ist es zu empfehlen das Kontaktfeld „E-Mail Eltern“ zu verwenden.
Schritt 5: Zugehörigkeiten und Mitgliedschaft
Im letzten Schritt können Sie optional ALLEN Kontakten der verwendeten Importdatei gemeinsame Zugehörigkeiten zuweisen. Hier können Sie auch die Mitgliedschaft zuweisen lassen falls Sie diese korrekt und gleich im Excel und Fairgate benannt haben (Spalte und Einträge).
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Wollen Sie keine neuen Kontakte importieren, sondern bestehende aktualisieren, müssen Sie den Import «Existierende Kontakte aktualisieren» benutzen. Dazu wählen den gleichlautenden Reiter, an Stelle von «Neue Kontakte importieren».
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Kontakte mittels "Update-Import" aktualisieren
Was ist ein «Update-Import»?
Beim Update-Import werden die Kontaktdaten in einer Exportdatei (also einer CSV-Tabelle) geändert. Danach wird die überarbeitete Liste wieder importiert.
Wie wird ein «Update-Import» durchgeführt?
Gehen Sie zu einer Kontakttabelle.
Wählen Sie die benötigten Kontaktfelder über die Spalteneinstellungen.
Wenn nötig filtern Sie die zu aktualisierenden Kontakte und selektieren diese (Häkchen bei Checkboxen setzen). Falls sowohl Firmenkontakte als auch Einzelpersonen aktualisiert werden sollen, müssen diese separat gefiltert werden, da sie nicht zusammen aktualisiert werden können.
Klicken Sie über das Aktionsmenü auf «Exportieren».
Auf der folgenden Seite wählen Sie Option «Exportdatei für Aktualisierungsimport optimieren».
Klicken Sie auf «Exportieren».
Ändern Sie die entsprechenden Werte in einem Tabellenkalkulationsprogramm.
Ersetzen Sie bestimmte ausgeschriebene Werte mit den Importwerten (bspw. Geschlecht „weiblich“ ändern in „2“). Weitere Informationen dazu finden Sie hier.
In der Kontakttabelle klicken Sie über das Aktionsmenü auf «Importieren».
Auf der folgenden Seite gehen Sie zum Reiter «Existierende Kontakte aktualisieren»
Vergessen Sie nicht, anzuhaken, was Ihre Datei enthält → “Privatperson”, “Firmen MIT Hauptkontakt” oder “Firmen OHNE Hauptkontakt”
Führen Sie wie gewohnt die Importschritte durch.
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Kontakte exportieren
Alle Kontakte exportieren
Wenn Sie alle Ihre aktiven Kontakte exportieren möchten, navigieren Sie erst zum Favoriten „Aktive Kontakte“. Dann (ohne einen Kontakt auszuwählen) im Aktionsmenü auf ‚Exportieren‘ klicken.
Alle Kontakte einer Zugehörigkeit exportieren
Wählen Sie die entsprechende Zugehörigkeit über die Sidebar aus und klicken dann (ohne einen Kontakt auszuwählen) im Aktionsmenü auf ‚Exportieren‘.
Selektierte Kontakte exportieren
Möchten Sie aus einer Kontakttabelle nur einzelne Kontakte exportieren, so selektieren Sie diese über die Checkboxen (links in jeder Kontaktzeile). Sie werden bemerken, dass sich nun das Symbol des Aktionsmenüs ändert. Wählen Sie über dieses ebenfalls die Aktion «Exportieren», um eben diese selektierten Kontakte zu exportieren.
Kontaktfelder für den Export wählen
Beim Exportieren werden jeweils die Kontaktfelder exportiert, welche in der Kontakttabelle sichtbar sind. Sie müssen dementsprechend vorgängig über die Spalteneinstellungen die für den Export gewünschten Kontaktfelder auswählen.
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Sie können dann jeweils über das blaue Plus-Symbol der Tabelle Spalten hinzufügen.
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Wenn Sie Spalteneinstellungen vorgängig gespeichert haben, können diese auch bequem beim Export ausgewählt und verwendet werden. Hierfür können Sie bei der Auswahl der Spalten den ausgewählten Spaltenvorrat abspeichern:
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Für Aktualisierungsimport optimieren
Wenn Sie den Export nutzen möchten, um schnell viele Daten zu ändern – also einen Update-Import durchführen möchten – wählen Sie bitte „Exportdatei für Aktualisierungsimport optimieren“ aus. Dann erhalten alle Kontakte eine Kontakt-ID zu diesem Zweck (Diese entspricht dem der Kontakt-ID aus den Spalteneinstellungen!)
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Hier können Sie auch gespeicherte Spalteneinstellungen für den Export anwählen.
TIPP: Export für nur einen Kontakt pro Haushalt
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Wenn Sie für einen Versand nur eine Adresse pro Haushalt benötigen, können Sie diese filtern, indem Sie die Kriterien „Nicht Haushaltskontakt“ oder „Hauptkontakt“ miteinander verbinden.
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Änderungslog exportieren
In der Kontaktverwaltung können Sie den Änderungslog innerhalb eines definierten Zeitraumes für bestimmte Daten exportieren:
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