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Kontakte mittels "Update-Import" aktualisieren
Was ist ein «Update-Import»?
Beim Update-Import werden die Kontaktdaten in einer Exportdatei (also einer CSV-Tabelle) geändert. Danach wird die überarbeitete Liste wieder importiert.
Wie wird ein «Update-Import» durchgeführt?
Gehen Sie zu einer Kontakttabelle.
Wählen Sie die benötigten Kontaktfelder über die Spalteneinstellungen.
Wenn nötig filtern Sie die zu aktualisierenden Kontakte und selektieren diese (Häkchen bei Checkboxen setzen). Falls sowohl Firmenkontakte als auch Einzelpersonen aktualisiert werden sollen, müssen diese separat gefiltert werden, da sie nicht zusammen aktualisiert werden können.
Klicken Sie über das Aktionsmenü auf «Exportieren».
Auf der folgenden Seite wählen Sie Option «Exportdatei für Aktualisierungsimport optimieren».
Klicken Sie auf «Exportieren».
Ändern Sie die entsprechenden Werte in einem Tabellenkalkulationsprogramm.
Ersetzen Sie bestimmte ausgeschriebene Werte mit den Importwerten (bspw. Geschlecht „weiblich“ ändern in „2“). Weitere Informationen dazu finden Sie hier.
In der Kontakttabelle klicken Sie über das Aktionsmenü auf «Importieren».
Auf der folgenden Seite gehen Sie zum Reiter «Existierende Kontakte aktualisieren»
Führen Sie wie gewohnt die Importschritte durch.
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Kontakte importieren
Wo werden Kontakte importiert?
In jeder Kontakttabelle über das Aktionsmenü mittels Klick auf «Importieren», sofern kein Kontakt vorgängig selektiert wurde (dadurch ändern sich die Aktionen des Menüs). Nach dem Klick gelangt man zu Schritt 1 des Importprozesses.
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WICHTIG: Bitte überprüfen Sie vor einem Import, ob Ihr gebuchtes Basispaket noch ausreichend zulässige Kontakte zulässt. Sie können nicht mehr Kontakte importieren, als Sie gemäss gebuchten Paket zur Verfügung haben. |
Importdatei vorbereiten
Sie können die Importdatei in Microsoft Excel oder einem vergleichbaren Tabellenkalkulationsprogramm vorbereiten. Die Tabelle muss eine Zeile je Kontakt und eine Spalte je Datenfeld aufweisen. Für Firmen/Organisationen (mit/ohne Hauptkontakt) und für Privatpersonen muss je eine eigene Importdatei erstellt werden. Weitere Informationen zu Zuweisungen mittels Import finden Sie in den nachfolgenden Kapiteln dieser Handbuchseite. Sie können die folgenden Tabellen benutzen um Ihre Daten für den Import aufzubereiten: Importhilfe-Tabellen
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Geschlecht | 1 (= männlich), 2 (= weiblich) |
Anredeart | 1 (= Sie-Form), 2 (= Du-Form) |
Haupt E-Mail Adresse (importieren in Kontaktfeld Primäre E-Mail) | Das ist der eindeutige Identifizierer eines Kontaktes (dient u.a. als Loginname). In einer Spalte mit E-Mail-Adressen, welche Sie in das Kontaktfeld „Primäre E-Mail“ importieren wollen, darf deshalb keine E-Mail-Adresse mehrfach vorkommen. Falls Sie bei Kindern die E-Mail-Adresse eines Elternteil erfasst haben und diese bereits im System existiert oder ebenfalls in der Importdatei steht, dann sollten Sie eine weitere Spalte Eltern-E-Mail erstellen und die Adresse entsprechend dorthin verschieben. |
Datum | Kalenderdaten (z.B. Geburtsdatum oder Eintrittsdatum) müssen im Format TT.MM.JJJJ vorliegen, also z.B. 31.12.2000 |
Nationalität | Für die Felder für die Nationalität (Nationalität 1 und Nationalität 2) muss ein Ländercode verwendet werden (z.b. „DE“, „FR“, „IT“, „GB“, etc.). Alle offiziellen Ländercodes. |
Korrespondenzsprache | Falls Ihr Verein Mehrsprachigkeit anbieten will, können Sie mit diesem Feld die Sprache jedes Kontakts festlegen (z.b. „de“, „fr“, „it“, „en“, etc.); alle offiziellen Sprachcodes nach ISO 639.1. |
Zugang interner Bereich | Zugang (-srecht) zum Modul „interner Bereich“ in Fairgate für ein Mitglied: 0 (= Login nicht ermöglichen), 1 (= Login ermöglichen) |
Sichtbarkeit interner Bereich | Unsichtbarkeit (im internen Bereich) in Fairgate für ein Mitglied: 0 (= Unsichtbar), 1 (= Sichtbar) [Ist im Moment nicht verwendbar] |
Versandpräferenz | 1 (= Briefpost), 2 (= E-Mail) |
Newsletter-Abonnement | 1 (= Ja), 0 (= Nein) |
Mitgliedschaft | Spalte mit den Mitgliedschaften Ihrer Organisation. |
Eintrittsdatum / Austrittsdatum | Datum von 01.01.1900 bis heute ist gültig. Austrittsdatum muss jünger als das Eintrittsdatum sein und darf nicht in der Zukunft liegen. |
Korrespondenzsprachen
Sie können in den Vereinseinstellungen mehrere Korrespondenz- und Systemsprachen festlegen. Dies erfolgt über das Menu, dass den Namen Ihres Vereins trägt. Dort kommen Sie unter „Einstellungen“ direkt auf den Reiter „Sprachen und Formate“.
Wenn Sie dort mehr als eine Sprache einrichten, können Sie Kontakte mit einer dieser festgelegten Sprachen importieren.
Aliasname
Falls die Kommunikation für Korrespondenz- und/oder Rechnungsadresse an eine andere Person gehen, kann ein Aliasname angegeben werden. Mit diesem Feld bzw. dieser Spalte bestimmen Sie dies individuell pro Kontakt. Das Kontaktfeld „Aliasname“ muss vor Verwendung über „Kontakte“ – „Kontaktfelder“ – „Verwaltung“ aktiviert werden.
Mitgliedschaft
Wenn Sie Mitglieder mit unterschiedlichen Mitgliedschaften importieren möchten, müssen Sie im Vorfeld die Mitgliedschaften in Fairgate hinterlegen. Achten Sie bitte auf die zeichengenaue Übereinstimmung zwischen den in Fairgate hinterlegten Mitgliedschaften und den Werten in der Spalte „Mitgliedschaft“.
Zugehörigkeiten beim Import setzen
Die «Zugehörigkeit» kann nur für alle Kontakte eines Importvorgangs gesetzt werden. Unter Umständen macht es Sinn, die Kontakte in weitere Importdateien aufzuteilen, damit Sie alle Kontakte einer Importdatei direkt einer «Zugehörigkeit» zuweisen können.
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Sie können dann jeweils über das blaue Plus-Symbol der Tabelle Spalten hinzufügen.
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