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Die «Zugehörigkeit» kann nur für alle Kontakte eines Importvorgangs gesetzt werden. Unter Umständen macht es Sinn, die Kontakte in weitere Importdateien aufzuteilen, damit Sie alle Kontakte einer Importdatei direkt einer «Zugehörigkeit» zuweisen können.
Schritte im Importprozess
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Schritt 1: Importdatei
Eine Datei pro Kontakttyp
Da ein Kontakt je nach Kontakttyp (Privatpersonen / Firmen mit Hauptkontakt / Firmen ohne Hauptkontakt) unterschiedliche Pflichtfelder haben, können Sie die Kontakttypen in einem Importprozess nicht mischen.
Die Pflichtfelder je Kontakttyp:
Privatpersonen: Vorname, Nachname, Anrede, Geschlecht
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Firmen mit Hauptkontakt: Firmenname, Vorname, Nachname, Anrede, Geschlecht
Firmen ohne Hauptkontakt: Firmenname
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Weitere Pflichtfelder sind möglich, je nach Konfiguration Ihres Fairgate-Mandanten. Wenn Sie z.B. mehrere Sprachen eingerichtet haben, muss auch für alle Kontakte eine „Korrespondenzsprache“ definiert werden.
CSV-Typ (Trennzeichen)
| Info |
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Die Importdatei muss eine Liste imDateiformat CSVsein. |
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Die Einstellung «CSV-Typ» definiert das Trennzeichen der CSV-Datei, welche Sie als Importdatei verwenden. Ihr Tabellenkalkulationsprogramm entscheidet, welches Trennzeichen beim Erstellen der CSV-Datei verwendet wird. Beispielsweise verwendet Microsoft Excel standardmässig einen Strichpunkt als Trennzeichen. Um sicher zu stellen, mit welchem Trennzeichen Ihre CSV-Datei aufgebaut ist, öffnen Sie die Datei mit Hilfe eines Texteditors. Wir empfehlen den ; Strichpunkt bzw. Semikolon zu verwenden da Kommas auch sonst in Kontaktfeldern vorkommen können und dies den Import verfälschen würde.
Wie erstelle ich eine Datei mit Format CSV?
Zwei Beispiele:
Mit Windows Betriebssystem: Dazu gehen Sie in Microsoft Excel (oder einem vergleichbaren Programm) auf „Speichern unter“ und wählen als Dateityp zwingend „CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv)“.
Mit Excel auf OS X Bestriebssystem (Mac): Dazu gehen Sie in Microsoft Excel auf „Speichern unter“ und wählen als Dateityp zwingend „Windows-kommagetrennt (.csv)“ (zu finden unter «Spezielle Formate»). Achtung: Trotz der Bezeichnung «kommagetrennt» wird das CSV mit dieser Einstellung mit Semikolon-getrennten Werten gespeichert.
Schritt 2: Datenzuweisung
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In diesem Schritt weisen Sie die Werte der Spalten Ihrer Importdatei den existierenden Fairgate Kontaktfeldern zu. Die Option „Erste Zeile nicht importieren“ sollten Sie dann wählen, wenn es in Ihrer Importdatei Spaltentitel gibt. Beachten Sie zudem die zwingend notwendigen Kontaktfeldzuweisungen (siehe oben ‚Pflichtfelder je Kontakttyp‘).
Schritt 3: Importdateikorrektur
Falls das System in Ihrer Datei Fehler findet, wird Ihnen das in diesem Schritt angezeigt. Sie könne anhand der Korrekturinformationen Ihre Datei berichtigen und im gleichen Schritt nochmals hochladen. Beachten Sie, dass Sie keine Spalten entfernen sollten, da erneut die Datenzuweisungen aus Schritt 2 verwendet werden.
Schritt 4: Duplikatehandhabung
Duplikate werden beim Import erkannt, wenn entweder:
Name und Vorname oder
Name und Geburtsdatum oder
primäre E-Mail-Adresse
doppelt vorhanden sind. Sie können dann wählen, ob Sie die zu importierenden Kontakte verwerfen oder trotzdem importieren möchten.
Da das Kontaktfeld «Primäre E-Mail» ein eindeutiger Identifizierer und zugleich der Login eines Kontaktes ist, kann bei einer Übereinstimmung bei diesem Feld die Kontakt nur entweder nicht oder ohne „Primäre E-Mail“ importiert werden .
Falls zwei Kontakte, zum Beispiel zwei junge Geschwister, nur die Mailadresse ihres Vaters oder ihrer Mutter haben, ist es zu empfehlen das Kontaktfeld „E-Mail Eltern“ zu verwenden.
Schritt 5: Zugehörigkeiten und Mitgliedschaft
Im letzten Schritt können Sie optional ALLEN Kontakten der verwendeten Importdatei gemeinsame Zugehörigkeiten zuweisen. Hier können Sie auch die Mitgliedschaft zuweisen lassen falls Sie diese korrekt und gleich im Excel und Fairgate benannt haben (Spalte und Einträge).
Individuelle Zugehörigkeiten importieren
Wie bereits erwähnt können Sie im letzten Schritt nur gemeinsame Zugehörigkeiten für alle importierten Kontakte definieren. Vielfach werden Sie jedoch unterschiedliche Zugehörigkeiten haben. In diesem Fall müssen Sie sich eines Workarounds mit temporären Hilfskontaktfelder behelfen:
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