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Die «Zugehörigkeit» kann nur für alle Kontakte eines Importvorgangs gesetzt werden. Unter Umständen macht es Sinn, die Kontakte in weitere Importdateien aufzuteilen, damit Sie alle Kontakte einer Importdatei direkt einer «Zugehörigkeit» zuweisen können.
Schritte im Importprozess
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Schritt 1: Importdatei
Eine Datei pro Kontakttyp
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Wie bereits erwähnt können Sie im letzten Schritt nur gemeinsame Zugehörigkeiten für alle importierten Kontakte definieren. Vielfach werden Sie jedoch unterschiedliche Zugehörigkeiten haben. In diesem Fall müssen Sie sich eines Workarounds mit temporären Hilfskontaktfelder behelfen:
Während Sie die CSV-Liste für den Import vorbereiten, erstellen Sie für jede gewünschte Zuweisung eine neue Spalte, z.B. eine Spalte mit dem Namen „Teamzuweisung“. Nun schreiben Sie bei jedem Kontakt in die Zeile, zu welcher Mannschaft (z.B. „Junioren A“) dieser gehört. Achten Sie darauf, dass Sie die Gruppierungen immer identisch schreiben.
Vor dem Import erstellen Sie in den Kontaktfeldereinstellungen für jede Spalte im Importdatei ein zusätzliches Kontaktfeld mit dem gleichen Namen. Beim Import stellen Sie diese Felder einander dann gegenüber. Nach abgeschlossenem Import hat jeder Kontakt unter dem erstellten Kontaktfeld die Information, welcher Gruppierung er zugewiesen ist. Somit können Sie die Zuweisung aller Zugehörigen einer Gruppierung vornehmen, indem Sie die Kontakte filtern und dann zuweisen. Bei «Kontakttabelle/Filter» können Sie beispielsweise folgende Auswahl treffen:
| Panel |
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Teamzuweisung enthält Junioren A |
Mit diesem Filter werden Ihnen nun alle Kontakte angezeigt, welche im Junioren A Team sind. Wählen Sie jetzt alle Kontakte aus (auf der linken Seite den Haken in die oberste Checkbox setzen) und ziehen diese nach links auf das entsprechende Team oder klicken auf die Aktion «Zuweisen zu…» und wählen dort das entsprechende Team aus.
| Info |
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Wichtig: Am Schluss das Datenfeld „Teamzuweisung“ löschen, damit es später nicht für Verwirrung sorgt. |
Aktualisierungsimport (Update-Import)
Wollen Sie keine neuen Kontakte importieren, sondern bestehende aktualisieren, müssen Sie den Import «Existierende Kontakte aktualisieren» benutzen. Dazu wählen den gleichlautenden Reiter, an Stelle von «Neue Kontakte importieren».
Alle Informationen dazu finden Sie hier.
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